לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

הפעלת סמכות

ניתן להגדיר "סמכות" כזכות לפקד ולכפות ציות, הזכות להחליט ולפעול. העבודה חייבת להתבצע בסביבה מבוקרת, וסמכות חייבת להתקיים כדי לשמור על הסדר הנחוץ לפעולה יצרנית על-ידי גיוס שיתוף פעולה וקבלת הוראות, הנחיות והדרכה.

הסמכות אליה פונים העובדים לקבלת מידע ועזרה נתונה למפקחים, מנהלים ומנהלים בכירים המייצגים את החברה. בדרך כלל, הם מקבלים את הכוח הדרוש לביצוע משימות להם הם אחראים. למרות שסמכות היא בסיס הכוח של הארגון. היא מופיעה רק בעת משבר, כמו יד פלדה העטופה בכפפת קטיפה.

כמה מומחים טוענים שסמכות היא הקבלה מצד הכפופים המעניקה להנהלה את כוחה. אולם תאוריה זאת של סמכות מנקודת מבט של הדרג הנמוך הינה יותר "צורת דיבור" מאשר עובדה. ההוכחה לטענה תהיה בדוגמאות בהן קבוצה מתנגדת לנציג ההנהלה לטובת מועמד משלה, ומקרה זה הוא כה נדיר עד שהוא הפך ליוצא מן הכלל המוכיח את הכלל. אולם כדאי שמנהלים ישקלו את גורם הקבלה מצד העובדים בגישת המנהיגות שלהם.

מנהלים יכולים להיות בעלי שלוש רמות סמכות שונות:

מלאה. המנהל יכול לפעול ולהחליט מבלי להתייעץ עם אחרים.

מוגבלת. המנהל עשוי לפעול, אבל מחויב להודיע לבוס לאחר מכן.

ללא סמכות. המנהל חייב ללכת לבוס ולקבל את אישורו לפני שהוא נוקט בפעולה.

הזדמנויות ליישום

כל מנהל חייב להיות בעל ידיעה תמציתית של מגבלות סמכותו. אי-ידיעה כזאת עשויה לסבך ולהזיק למעמדו של המנהל וליחסיו במעלה ובמורד הסולם. הידיעה כיצד, מתי ומתי לא להפעיל סמכות היא מרכיב חיוני של עבודת המנהל.

דוגמה

"אני רוצה שתגיע לכאן ביום ראשון לתחילת העבודה," אומרת המנהלת רות נאמן לגבי שמר אותו קיבלה זה עתה לעבודה.

"יש רק נקודה אחת שאני רוצה להבהיר," אומר גבי. "כמה אנשים ראיינו אותי. למי אני כפוף?"

"לי," משיבה המנהלת. ללא ספק, דבריה מפתיעים את גבי. "האם זה משנה לך?"

"מעולם עוד לא קיבלתי הוראות מאישה."

"חשוב על כך והודע לי עד מחר בצהרים האם אתה מעונין במשרה או לא."

אפילו ב"ארגון ללא נשמה", סמכות יכולה להיות ענין אישי מאד. האדם המפעיל אותה, האופן בו משתמשים בה ואופיו של האדם המגיב לה, הינם כולם גורמים שיקבעו האם הסמכות היא כוח חיובי או מקור לצרות.

איך ליישם

להלן הדברים שאתה צריך לדעת כדי לטפל בסמכות בחוכמה:

1. דע מה הבסיס לסמכותך. כוח נובע מארבעה גורמים המשתנים ממנהל למנהל:

* אתה מייצג את ההנהלה. וההנהלה מכוונת את הארגון כולו ומקבלת החלטות מרכזיות לחיי הארגון.

* יחס הקבוצה למומחיותך. לעתים קרובות מנהלים משמשים כדוגמה לעובדיהם מאחר ויש להם כישורים שהעובדים רואים ומעריכים. בוס שחצן עשוי להתקבל בהכנעה, אולם כוחו מתמעט עקב חוסר-מיומנות בולט. המסר: היה מיומן עד כמה שניתן.

* אהדה אישית מצד העובדים. ללא ספק זה מצער ומאד לא עיסקי, אבל קבוצה עשויה להגיב טוב יותר לבוס פופולרי מאשר לאחד שאינו פופולרי. אולם אבוי למנהל המנסה להחליף מוניטין בכבוד, מאחר וסביר שהאהדה תימס תחת חום המחלוקת. מנהלים חייבים להשתית את עמדתם על יסודות מוצקים.

* איום בענישה. הכוח להעניש הוא גם הכוח לתגמל, ובמצבים מסוימים, העונש הוא המייצג את שיני הסמכות. "קשוח אבל הוגן" אינו שם רע למנהל. הוא מרמז על כבוד וקבלת סמכות.

2. הכר את חמשת המשברים. אלה הם המצבים להם עליך להיות מודע כדי לתפקד באופן קונסטרוקטיבי:

* כאשר יש להשתמש בסמכות ואין משתמשים בה. "מדוע אינך לובש את כפפות המגן שלך?" שואל מנהל העבודה את העובד.

עובד: אני לא חושב שיש בהן צורך.

מנהל עבודה: הן מגנות על עורך מכימיקלים מזיקים.

עובד: אני מעדיף לא ללבוש אותן.

מנהל עבודה: בסדר, אבל תהיה זהיר.

מנהל העבודה מסתכן בשני סוגי בעיות בכך שאינו עומד על דעתו. הסיכון הבריאותי ואובדן הכבוד והצייתנות מצד העובד הכפוף לו.

* כאשר המנהל פועל ללא סמכות. "כן, את יכולה לצאת מוקדם יותר היום כדי לעשות את הקניות לחג," אומר אלי כהן למזכירתו. למחרת היום הבוס שלו מופיע בדלת. "אני מבין שנתת לעופרה רשות לצאת מוקדם יותר מהעבודה אתמול. האם אינך מבין שהדרך היחידה להמשיך ולעבוד בימי החגים היא לעמוד על כך שכל העובדים יגיעו לעבודה כרגיל? כבר קיבלתי עשר תלונות מהעובדים כי כולם רוצים את הפריבילגיה הזאת. אין לך סמכות..."

* כאשר מנהלים אינם יודעים אם יש להם את הכוח לפעול. עובד שואל את הבוס שלו, "האם אני יכול לבוא למשרד ולגמור חלק מהעבודה בשבת?" המנהל יודע שיש בעיות בטחוניות, נושא תשלום שעות נוספות, יצירת תקדים בלתי-רצוי, אבל הוא יודע שכדאי שהעבודה תושלם. עם זאת, עדיף שהוא יבדוק את הנושא עם הבוס שלו לפני שייתן את האישור.

* כאשר פעולתו של המנהל אינה זוכה לגיבוי מהבוס. צעד שגוי כאן עלול לנענע את הספינה. לדוגמה, "משה, אני עומד לבקש ממך לבטל את הקידום שנתת לרחל. אני לא חושב שבחרת את האדם הנכון לקידום".

"אבל יונתן, בדקתי את שלושת המועמדים בקפידה. לדעתי, זוהי הבחירה הטובה ביותר." "חלק מהאנשים למעלה אינם מסכימים. תצטרך להודיע לרחל בדרך הטובה ביותר שתמצא. הבחירה שלנו היא מיכל."

"אינני מסכים. האם אין לי סמכות לקדם?"

"בדרך כלל כן. אולם במקרה זה, אני לא יכול לעמוד מאחוריך."

להבליג או להתפטר? למשה יש בעיה קשה.

* כאשר מערערים על הסמכות. פעם או פעמיים בקריירה של המנהל, עובד אינו מציית. הדברים שתעשה או לא תעשה יכולים להיות מכריעים לגבי תדמיתך, ואפילו לעמדתך בחברה. "אף אחד לא יגיד לי איך לטפל בלקוח הזה." אומר יוסף צוויק הותיק.

"אני אומר לך," משיב הבוס שלו בשלווה. "אני האחרון שיאמר שהלקוח תמיד צודק, אולם במקרה הזה אתה חייב לתת לו להנות מהספק ולומר לו שתלונתו מוצדקת."

"אני מסרב לעשות זאת."


לבוס של יוסף יש שתי אפשרויות: הוא יכול (1) לפטר את יוסף, (2) להיכנע ולתת לו להמשיך בדרכו (ולהסתכן באובדן הלקוח), (3) להסתלק ולקוות ששיחה נוספת במועד מאוחר יותר תביא להסכמה, או (4) ללכת לבוס שלו ולזרוק את הבעיה אליו. הפעולה הראשונה היא המועדפת ונעשית באופן הטוב ביותר על-ידי אמירת, "אני האחראי ליחסינו עם לקוח זה. אמרתי לך מה יש לעשות. סירוב עלול לעלות לך במשרתך." עכשיו ההחלטה נתונה בידיו של יוסף והבוס נשאר בוס.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .