לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

רשת התקשורת הניהולית

מומחי ניהול או מנהלים עצמם, כאשר הם שוקלים את פונקצית התקשורת הניהולית, סבורים שהתייחסות למושג כאל דו-סטרי היא מוצדקת. הם מתכוונים לתקשורת נכנסת ויוצאת. באופן עובדתי, זה נכון, אולם זוהי הפשטה המסווה נקודת-מבט שימושית יותר. ניתוח מקיף יותר חושף שרשת התקשורת הניהולית מורכבת מחמישה ערוצים, כאשר בכל אחד מהם יש תקשורת נכנסת ויוצאת.

אלה הם האנשים והקבוצות הנכללים ברשת התקשורת הניהולית:

1. כלפי מעלה. תקשורת עם הבוס שלך ומנהלים בדרגים בכירים יותר, המנכ"ל, מועצת המנהלים.

2. הדדיים. תקשורת עם עמיתיך, אנשים אחרים בארגון הנמצאים פחות או יותר ברמה שלך.

3. כלפי מטה. תקשורת עם הכפופים לך.

4. הערוץ הארגוני. זוהי התקשורת עם אנשים ומחלקות ברמות ופונקציות שונות ברחבי הארגון. לדוגמה, תזכיר ליוסף כהן, הממונה על תוכנית ההטבות לעובדים, יכול לסייע לך לפתור בעית מדיניות. קשרים כאלה מצדיקים התייחסות נפרדת משום שהם תלויים ומסייעים לך ללמוד את דרכך ברחבי הארגון. במיוחד בחברות גדולות, הכרת האדם הנכון אותו אפשר לשאול על עניני חברה מסוימים, מסייעת בביצוע המשימות. מנהל אחד אומר, "האדם הנכון אינו תמיד האדם הממונה. כאשר אני רוצה בדיקת מלאי מהירה, אני מתקשר עם דויד. אני יודע שזה בסדר בגלל שהבהרתי את המהלך הזה עם הבוס שלו."

5. תקשורת-עצמית. תחום אישי ועצמאי זה של תיפקוד ניהולי מנוצל לעתים קרובות ללא מודעות אובייקטיבית. הוא כרוך בנהלים בהם אתה משתמש בחשיבה, יצירה, איסוף, תיעוד ויכולת להגיע למידע, כל המרכיבים החיוניים לפעולה ניהולית.

הזדמנויות ליישום

פיתוח דפוס תקשורת אפקטיבי למסירת וקבלת אינספור המסרים שעבודתך דורשת הינו המפתח ליכולת מקצועית. כאשר מתייחסים לדפוס התקשורת בצורה חזותית, הרשת שלך הופכת לקו המנחה, וכמו מפת הדרכים לנוסע, מסייעת לך להסתדר במובן התקשורתי. מושג הרשת בעלת חמשת הערוצים יכול לסייע בליטוש ההיבט התקשורתי של עבודתך.

דוגמאות

1. לטלי רותם יש תדמית טובה בחברה. היא ידועה בנכונותה לקבל על עצמה משימות קשות ולבצע אותן היטב. כאשר היתה לה הזדמנות לדבר לפני הצוות הניהולי בכינוס החברה השנתי, היא זכתה לקבלת פנים חמה להרצאה השנונה והנוקבת שלה על "לקצור את מה שזרענו", שכללה ביקורת והצעות לשיפור מדיניות התיגמול של החברה. אולם הבוס שלה אינו נותן לה את הקידום הצפוי. הוא יודע שיש צד אפל לביצועיה: היא מסתבכת בשגרות ללא מוצא. "היא מנהלנית גרועה," הוא מסביר למנכ"ל כדי להצדיק את החלטתו. "יש לה הרגלי עבודה גרועים, ואני חייב להודות שלא הצלחתי להכשיר אותה." ניתוח של קשיי העבודה של טלי רותם היה חושף שמערכת התקשורת העצמית שלה לקויה. היא שכחנית, אין לה שיטה פשוטה לשמירת מידע זמין והיא גרועה בפתרון בעיות עבודה עקב אי-יכולתה להעלות את הרעיונות הרלוונטיים, פונקציה של תקשורת-עצמית.

2. נתן רוזן מתקבל לעבודה בבית-תוכנה גדול ולאחר שנה, כפי שאחד מעמיתיו מנסח זאת, "כל מה שהוא יודע על החברה הוא היכן השירותים והקפטריה." ההתמצאות שלו בחברה נפגמת כתוצאה מאי-היכרות עם המרכיבים הרבים של הערוץ הארגוני. למשל, הוא לא יודע למי צריך לגשת כדי לשאול על תוכנית מחשב מיוחדת או מי אחראי על חישוב המשכורות. אולי בנות יענה אינן טומנות באמת את ראשיהן בחול, אבל בורותו של רוזן בעולם הארגוני הסובב אותו משיגה את אותה תוצאה.

איך ליישם

תן למושג רשת התקשורת בעלת חמשת הערוצים לעבוד עבורך:

1. הכר בשימושיות של הרשת כאמצעי חזותי שיסייע לך להכיר את ההזדמנויות וההתחייבויות הקשורות לעבודתך.

2. נהל סקירה בלתי-רשמית של השימוש שאתה עושה בחמשת הערוצים. רק מעט משרות דורשות שימוש אינטנסיבי בכל החמישה. כל מנהל עושה עבודה שונה, ולפיכך, איש אינו יכול להכתיב נוסחה אידאלית לשימוש ברשת התקשורת. השאלה המעשית אותה יש לחקור היא, "האם אני משתמש בכל אחד מהערוצים באופן משביע רצון המתאים לדרישותי המיוחדות?"

3. אל תזניח את האפשרויות של ערוץ התקשורת-העצמית. בעוד שכמה היבטים מטפלים בנהלים הרגילים כמו רישום הערות, הרעיון יכול לסייע בשיפור התוצאות שלך. מנהל שהתקשה במיוחד בקבלת החלטות פיתח שיטה להקלטת היתרונות והחסרונות של דרך פעולה מסוימת ואז השמיע את הסרט לעצמו. ההקשבה לעצמו יצרה אצלו את האובייקטיביות והפרספקטיבה הדרושות כדי לזרוק אור חדש על בעיה.

4. שקול בדיקה של הערוצים שאתה חושד שאינך מנצל כהלכה. בוא נאמר שהבעיה היא בערוץ הראשון, תקשורת עם הבוס שלך ומנהלים בדרגים בכירים יותר. הכן תרשים המבוסס על המרכיבים הבאים:

* אנשים ו/או משרדים הכוללים את יעדי התקשורת שלי; בוס, מנכ"ל החברה וכו' (פרט).

* תן הערכה (או נהל רישום לתקופת זמן מסוימת) של מספר התזכירים או המכתבים הנשלחים, מספר התזכירים או המכתבים המתקבלים, שיחות הטלפון היוצאות והנכנסות, תדירות הפגישות פנים-אל-פנים.

* הערך את תדירות הבעיות כמו שאלות שלא קיבלו תשובה או עיכובים מוגזמים בחילופי מידע. החלט האם הכמויות שציינת הן מתאימות. אתה יכול להשתמש בסולם ניקוד של אחד עד עשר או בסולם של משביע רצון, בלתי-מספק או אינני יודע.

* בשלב הבא, החלט האם איכות התקשורת משביעת רצון. השתמש בסולם ניקוד כפי שעשית עם מרכיב הכמות.

* לסיום, פתח תוכנית לשינויים אשר לדעתך תשפר את תוצאות התקשורת שלך.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .