לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

בחירת ערוץ תקשורת

רק לעתים רחוקות ננקטת פעולה ניהולית שאינה מחייבת דיווח, הצבת שאלות, בדיקה, הגשת הצעות או תגובות. לשם כך קיימים שמונה ערוצי תקשורת פנימיים, כל אחד עם יתרונותיו וחסרונותיו. הבעיה המעשית: מהו האמצעי המתאים ביותר לאיזו תקשורת?

הזדמנויות ליישום

בדרך כלל הבחירה מתבצעת ללא מאמץ. אם אתה רוצה פגישה דחופה עם הבוס שלך, שיחת טלפון יכולה להסדיר זאת תוך דקות. אם חקרת בעית תקלות במוצר במשלוחי משאיות, דו"ח כתוב ימסור באופן הטוב ביותר את הממצאים המפורטים. אולם במקרים רבים קשה להחליט מהו אמצעי התקשורת הטוב ביותר. לשם כך יש לבחון את האפשרויות ולהחליט על האמצעי הטוב ביותר עבור המסר שיש להעביר.

דוגמאות

שני המקרים הבאים ממחישים את תוצאותיהן של בחירות גרועות:

1. אבי כרמל רוצה שבני אלעד ידע שהוא הזמין מקומות לטיסה שלהם לארה"ב. הוא משרבט פתק ומכניס אותו לדואר הפנימי. חדר הדואר עמוס מאד והפתק אינו מגיע ליעדו באותו ערב אלא רק למחרת בבוקר. אולם לפני שאלעד מקבל את התזכיר, הוא מתקשר לחברת התעופה כדי להזמין כרטיסי טיסה ועובר ליד חדרו של כרמל כדי להודיע לו שהוא הזמין את הכרטיסים. לאחר כמה מלים עוקצניות מתבררת אי-ההבנה, אבל היא לא היתה מתרחשת כלל לו כרמל היה מצלצל לאלעד ומודיע לו שהוא קנה את הכרטיסים.

2. מירה ברקוביץ מכנסת ישיבה של אנשי הצוות שלה כדי להודיע על פרויקט חדש של יחסי ציבור עבור לקוח. הרעיון שלה חדשני, אולם, כפי שמתברר, שנוי במחלוקת. הקבוצה מורכבת מחמישה אנשים ומחמש דיעות שונות על כל נושא. הפרויקט אובד בהמולת הוויכוח. "הייתי צריכה לשוחח עם חברי הצוות באופן אישי," מבינה ברקוביץ, ומסיימת את הישיבה. ישיבות יכולות לחסוך זמן, אבל לא כאשר הן מתבזבזות על נושאים בלתי-רלוונטיים. במידה מסוימת, הן כמו שד היוצא מהבקבוק: ברגע שביקשת ממנו לצאת, עליך להיות בטוח שתוכל לשלוט בו.

איך ליישם

הגורם המכריע בבחירת ערוץ תקשורת הוא ההתאמה: "מהו האמצעי הטוב ביותר למסר מסוים זה?"

בורר אמצעי התקשורת יסייע לך בשקילת היתרונות והחסרונות של בחירתך. חמישה מתוך שמונה אמצעים הם פחות או יותר סטנדרטיים, בעוד ששלושת הנוספים מצריכים הסבר נוסף:

ישיבות בזמן ארוחות. ישיבות כאלו נערכות בזמן ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב. למרות שמשתמשים בהן הרבה, יש להן יתרונות וחסרונות הנבדקים רק לעתים רחוקות. כיום, מנהלים נוטים יותר ויותר לנצל את האוירה המיוחדת השוררת ליד שולחן האוכל.

הקלטה. במקביל להתפתחות הציוד המשרדי, הטכנולוגיה הפיקה מכשירי הקלטה זעירים באיכות טובה המאפשרים הקלטה מיידית. בעזרת ציוד עיבוד התמלילים הקיים, העברת ההקלטה לכתב אינה מהווה עוד בעיה.

הקלטה בוידאו. היתרונות של קול, ראייה וצבע והתפשטותן של מצלמות וציוד הקרנה ממשיכים להגדיל את מספר ומיגוון היישומים של הוידאו.

להלן שמונת ערוצי התקשורת הפנימית העיקריים על יתרונותיו וחסרונותיו של כל אחד:

1. טלפון. יתרונות: מהירות. מאפשר שאלות ותשובות. ניתן לביצוע באופן אישי. ניתן לבצע כמה שיחות ברצף. חסרונות: האדם בצידו השני של הקו עשוי לא להיות במשרד והוא גם נתון להפרעות. כמו כן, ברוב המקרים, אין תיעוד של השיחה.

2. פנים-אל-פנים. יתרונות: קשר אישי. ניתן לקבוע את הלך הרוח על-ידי הפגנת ידידותיות ושלווה. ניתן להציג ולדון בחומר חזותי. השיחה היא דו-סטרית. חסרונות: אחד מהמשתתפים בפגישה עשוי להיות נתון ללחץ של אישיות רבת-עוצמה או מתומרן עקב יכולת דיבור טובה יותר של האדם השני. לא תמיד קל לסיים פגישות של פנים-אל-פנים.

3. מכתב או תזכיר. יתרונות: קצר, תיעוד מוחשי הניתן לתיוק. מאפשר חשיבה מוקדמת על המסר. חסרונות: חד-סטרי. אין שליטה על הנמען בקצה השני. צורה נוקשה המוגבלת במלים הקבועות על הדף.

4. דו"ח רשמי. יתרונות: יכול להיות מקיף. החומר ניתן לארגון בזמנך החופשי. ניתן להפצה מסיבית על-ידי שכפול. מספק לך או לעובד הכפוף לך הזדמנות להציג את הצוות שלו. מפתח נושאים ואמצעי סיכום אחרים מסייעים לקורא להבין את היקף הנושא, לאתר פרקים מסוימים. חסרונות: עשוי להצריך זמן רב לקריאה. הבעיה של עצם הכתיבה עשויה לגרום למנהל עסוק מאד לדחות את הרעיון על הסף.

5. ישיבות. יתרונות: ניתן לפתח זרימה דו-סטרית; כמו כן, מאפשרות שימוש באמצעי עזר חזותיים - תרשימים, סרטים וכו' - שניתן להציג ולהסביר. מאפשרות דיון ומפגש טוב יותר בין מוחות. ניתן להגיע למספר מוחות בו-זמנית. חסרונות: גוזלות זמן, לעתים לא נוחות ולפעמים קשות לניתוב. יכולות לשמש כיום חופש עבור אנשים שאינם אוהבים לעבוד.

6. ישיבות בזמן ארוחות. יתרונות: בלתי-רשמיות, בעלות אוירה רגועה. הלך הרוח והגישות נוטים להתרכך וניתן להגיע למצב של "הסרת אמצעי ההגנה" ולדון בנושאים חסויים יחסית. כאשר הן נערכות מחוץ למשרדי החברה, הן מספקות נקודת-מבט חדשה. התכנסויות בזמן ארוחות הן שיטה מצוינת לסיום מחלוקות ואי-הבנות. חסרונות: יש למצוא מסעדה נוחה המתאימה לשיחה, המגישה אוכל טוב מספיק כדי להוסיף גוון נעים לארוע. רעש, שירות גרוע, מזון גרוע וחשש מציתות לנושאים רגישים מפריעים לישיבות כאלו.

7. הקלטה. יתרונות: ההכתבה ניתנת לביצוע על רשמקול קטן, מחוץ למשרד, בזמן נסיעה וכו'. מעבירה את המיידיות של שיחה אישית. ניתנת להאזנה בשעות שלאחר העבודה. חסרונות: המקליט חייב להיות טוב בהכתבה. חומר שאינו ניתן להחלפה חייב להיות מועתק לפני שיישלח. יש קולות מונוטוניים המקשים על ההאזנה.

8. הקלטה בוידאו. יתרונות: יוצרת תחושה של קשר אנושי. ניתן להציג תרשימים ואמצעי עזר חזותיים אחרים. מצוינת להמחשת נהלים, הכשרה וכו'. חסרונות: יקרה יותר מנייר ודורשת ציוד הקרנה. למרות שההקרנה חלקה מאד, מציאת נקודה מסוימת על הסרט דורשת זמן, בעיה שאינה קיימת בדו"ח מודפס.

אמצעי תקשורת אלה אינם בלעדיים. מנהלים יכולים להשתמש ביותר משיטה אחת כדי להשיג אפקט חזק יותר.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .