לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

פח האשפה ככלי ניהולי

סל האשפה במשרדך הוא מרכיב חיוני בתקשורת הכתובה שלך. החלטתך מה להשליך לפח מושפעת משיקולים פסיכולוגיים ופיזיים כאחד. נסה לדמיין לעצמך את הבעיות של אדם שפשוט אינו מסוגל לזרוק שום דבר, או כזה המתלבט בכל החלטה האם לשמור או להשליך תזכיר או מכתב. אולם אלה היודעים לעולם אינם סובלים ממחלת הניירת המצטברת במגש.

הזדמנויות ליישום

ההזדמנות ממתינה לך על שולחנך.

דוגמה

להלן מקרה הממחיש את חשיבותו הסמלית של סל הניירות. מר א. ירושלמי נושא בשלושת התארים הבכירים ביותר בחברה, והוא יושב במשרד שהריהוט שבו עלה 30,000 ש"ח, שלא להזכיר את הציורים המקוריים התלויים על הקירות. מול שולחנו ניצב סל ניירות עגול אותו טורחת אחת ממזכירותיו למלא עד גדותיו בניירות שאין בהם צורך כאשר באים אליו מבקרים. "אני רוצה שיחשבו שאני עובד הרבה," הוא אומר.

איך ליישם

שליטה טובה באמנות ההשלכה לפח דורשת שלושה מרכיבים חיוניים:

1. פרטים פיזיים. גודלו, צורתו ומיקומו של סל האשפה צריכים לשקף לא רק את הדרישות הפונקציונליות אלא גם העדפות אישיות. ללא ספק, פח האשפה שלך צריך להיות מספיק גדול כדי להכיל את הכמות שאתה משליך לתוכו מדי יום. והוא צריך להיות ממוקם בנוחיות לצידך ולא בנקודה שנקבעה על-ידי המנקה של המשרד. עבור חלק מהמנהלים, פח אשפה קטן עם דפנות שטוחות הוא הטוב ביותר, במיוחד אם ניתן להצמידו לקיר או לדופן השולחן ליד הברך. פחי אשפה ניתנים להשגה במיגוון צורות וגדלים.

2. ההחלטה המכרעת. יש שני סוגי חומר שאינם מהווים כל בעיה:

* חומר מיותר טבעי. בקטגוריה זאת נמצאים מכתבי פרסום למוצרים שאינם מענינים אותך כלל והודעות על נושאים שאתה מכיר כבר.

* חומר חיוני. נתוני הייצור השבועיים שאתה שומר בתיק ומידע שיידרש בשלב מאוחר יותר חייבים להישמר. הרשימה בהמשך תסייע לך להחליט כיצד לטפל בחומר הנופל בין שתי קטגוריות אלו.

3. הימנעות מסכנות-מפתח. ניצול יעיל של פח האשפה מצריך שלושה נהלים שנואים:

* חוכמה קונבנציונלית. "כאשר יש לך ספק, השלך את זה הרחק," הוא משפט הנחייה גרוע לעתים קרובות. תחת זאת, שקול את העצה, "כאשר אתה מהסס, דחה." עדיף להשהות את השיפוט מאשר להיחפז לפעולה בלתי-הפיכה.

* פגיעות למרגלים. עבור חלק זוהי בדיחה ועבור אחרים איום של ממש. סודות, חומר חסוי או מידע אישי אינם צריכים להיות מושלכים ללא גריסה או תהליך השמדה אחר.

* הונאת עמיתים. נוהל פגום ושכיח מסתכם בשאלה, "האם היית משתמש בסל האשפה של עמיתך?" לעתים אתה מקבל חומר שאין בו שימוש ואתה מתפתה לשלוח אותו הלאה. ניתוב חומר כזה לעמית לעבודה עשוי לסייע לו, אולם ללא ספק הוא יעזור לך להיפטר ממנו. לפני שאתה מעביר מכתב, עלון, קטלוג או פרסום שאין לך צורך בו לעמית לעבודה, וודא שמצפונך נקי.

להשליך לפח

1. השתמש וזרוק. תזכיר המודיע על ישיבה, למשל, ניתן להשלכה לאחר שרשמת לעצמך את התאריך ביומנך.

2. העתקים מיותרים. לפעמים שולחים לך כמה העתקים של חומר מודפס. כאשר אתה זקוק רק להעתק אחד לתיוק, השלך את השאר.

3. ניירת מיותרת. חומר רב שממנו יש לך צורך רק בחלק או בסיכום ניתן להשמדה.

4. חומר בלתי-רלוונטי. עלונים, טפסים שיש סיכוי קלוש בלבד שתשתמש בהם אינם צריכים להישאר על השולחן.

5. כבר רשום במקום אחר. נתוני מכירות המתויקים לצמיתות בתיק מרכזי אפשר לציין ולזרוק.

6, 7, ו8-. הוסף משלך.


 לשמור

1. דוחות. דוחו"ת תקופתיים חשובים המשתלבים בסדרה שאתה רוצה לשמור לצרכי השוואה, וכו'.

2. פריטים עם עתיד. שמור תכתובת הכוללת:

א. שאלות המחייבות תשובה.

ב. מידע שתזדקק לו להחלטה שטרם קיבלת.

ג. רעיונות שתרצה לפתח.

3. "עדויות". מכתבים שנשלחו אליך "למען הסדר הטוב" - תנאי הסכמים למשל, הם חומר לתיוק.

4. חומר עזר. מדריכי הפעלה, חוברות הוראות וכו' לציוד או נהלים בתחומך.

5. העתקים של תזכירים ומכתבים שלך, וכו'. אלה מסייעים בהבהרת המצב במקרה של אי- הבנות או יעניקו לך את הקרדיט בעתיד.

6, 7, ו8-. הוסף משלך.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .