לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

המשרד ככלי

רוב המנהלים יסכימו שמשרד חייב להיות פונקציונלי. כמה מהם יוסיפו, "ומושך". אחרים יגיבו לכך, "גם זוהי פונקציה". התייחסות למשרדך כאל כלי מדגישה את תפקידו כאמצעי לזירוז העבודה ויכולה להעלות רעיונות לנהלים וחיסכון בזמן.

מעצבי פנים ויצרני ריהוט וציוד למשרד איחדו כוחות כדי להפוך את המרחב והריהוט שבו לפרודוקטיביים. אולם יכול להיות שכבר התבגרת ויצאת מהחשיבה שהובילה למשרד שיש לך כיום. יתכן שהגיע הזמן לשיפוץ.

הזדמנויות ליישום

משרדים קיימים בכל הגדלים ויש להם פוטנציאל שונה על-פי סביבת העבודה בה הם נמצאים. מעצב פנים אחד אומר, "משרדים קיימים בשני גדלים, גדולים מדי וקטנים מדי." אולם, עבור רבים, הערה זאת אינה ענינית. הסוד הוא להוציא את המקסימום ממה שיש תוך עבודה לקראת משהו טוב יותר. רעיון המשרד ככלי יכול לסייע לכל מנהל לשפר את ניצול המרחב העומד לרשותו.

דוגמה

"אני רוצה קידום," אומר רפי עוזרי לאשתו. "לא רק בגלל הכסף, המעמד והכוח. זאת הדרך היחידה לצאת מהחור בו אני עובד כיום..."

לעוזרי יש אולי הרבה סיבות לתלונות, והרשימה שלו כוללת בודאי נקודות-מפתח שאיתן יכולים הרבה מנהלים להזדהות, החל מחדר צפוף וכלה במיקום של שלוש קומות הרחק מהבוס עימו הוא חייב להיות בקשר מתמיד.

איך ליישם

כאשר חושבים על שיפור אפשרי במשרד כאמצעי לייעול סביבת העבודה, יש כמה קווים מנחים:

1. שני סוגי משרדים. משרדים משתייכים לאחת משתי קטגוריות, כל אחת עם צרכי העיצוב שלה:

* המשרד "הסלוני". הרבה משרדי מנהלים הינם למעשה   חדרי מגורים עם שולחנות, ובצדק. הנימוק הוא שהמנהל נמצא ברמה גבוהה ועבודתו היא חברתית ותקשורתית באופיה.

* חדר העבודה של המנהל. לדיירי המשרדים הנראים כחדרי עבודה יש אחריות הדורשת פעילות מינהלתית רבה ופחות קשרים חברתיים מאלה של בעלי המשרדים "הסלוניים".

2. קישוטי שטח העבודה "הסלוני". מעמדו של המנהל עשוי להצדיק את המונח "סוויטת מנהלים". לסוויטה כזאת יש שירותים ומקלחת. בנוסף לחדר המרכזי יש שני חדרים, אחד לישיבות של מועצת המנהלים ואחד לשיחות פרטיות ובלתי-רשמיות. לסמנכ"ל בכיר של חברה רבלאומית מסויימת שמשרדיה ממוקמים בבנין משרדים יוקרתי בניו יורק, יש נברשת בדולח במשרד, כיסאות צ'יפנדייל בסגנון המאה ה18-, שטיחים פרסיים וכורסאות וספות מעור. עמיתו בחברה קטנה יותר מסתדר היטב עם שטיח מקיר לקיר, שולחן קפה וספה וכיסאות, והדפסים במקום ציורי שמן מקוריים על הקירות. בשני המקרים המשרדים עוצבו כך שלא יראו כמו אזורי עבודה. עצם חסרונם של התיקים, מסוף המחשב וכו', מאותת לכל מי שנכנס שכאן יושב מנהל חשוב המרוחק מדברים יומיומיים כמו ניירת, למרות שלעתים קרובות תיאור זה רחוק מהמציאות.

מרכיב חשוב הוא הסגנון. סוכנות פרסום אחת בפארק אבניו בניו-יורק מתגמלת את הסמנכל"ים שלה באפשרות בחירה של עיצוב משרדיהם. ולפיכך, בקומת המנהלים אפשר למצוא משרד בסגנון חדר אורחים צרפתי בסגנון פרובנס מרוהט בלבן ובזהב ובסמוך לו משרד קודר בסגנון יפאני, ליד חדר אורחים אמריקאי עם שטיחי קיר, מדפים עם חפצי בדיל וספריות מעץ אדר.

3. חדר העבודה של המנהל. חדר זה נועד לעבודה, ובעוד שגם הוא יכול להתפאר בשירותים צמודים, גודלו מוכתב על-ידי הצרכים האמיתיים ועל-ידי המעמד בתרשים הארגוני. למנהל המכירות האזורי של חברת רהיטים יש כוך של מטר על מטר באולם התצוגה המרכזי של החברה. עבודתו מחייבת אותו להיעדר מהמשרד שעות רבות והוא זקוק רק לכמה כלים ופרטיות לעבודתו המשרדית.

במקרה אחר, המעצב השותף במשרד מעצבים ודקורטורים מחזיק משרד כפול. אזור העבודה כולל שולחן שרטוט וארונות לשרטוטים, מיפרטים וציוד משרדי. אזור הישיבות הוא גדול יותר, ומצויד בשולחן עגול, כיסאות וציוד להקרנת שקופיות ועזרים חזותיים. כאשר המנהל, הנמצא הרבה בנסיעות, "מגיע הביתה", כל הסוויטה עומדת לרשותו. כאשר הוא בנסיעות, דלת בנוסח דלתות מוסכים יורדת ואוטמת את אזור העבודה כך שלשאר העובדים יש אזור ישיבות נוסף.

4. סידור. לכך יש צורך לפעמים בייעוץ מקצועי של מומחה שיתווה את תנועותיו של המנהל על השרטוט. באופן עקרוני, העיצוב צריך להיות פונקציונלי. המשרד שנועד לעבודה מותאם למשרתו ולסגנון העבודה של המנהל. "משרד צריך לספק סביבה תומכת וממריצה כדי להשיג ביצועים מירביים," טוען מומחה אחד. במונחים מעשיים משמעות הדבר כל צירוף של הגורמים הבאים:

* שולחן רחב במקום קטן

* שולחן המיועד לעבודה בעמידה

* טלפון אלחוטי שיאפשר למנהל לנוע תוך כדי שיחה

* לוח מודעות, כן-תצוגה, לוחות אחרים

* ציוד הקרנה לחומר חזותי, וכו'

* ציוד אלקטרוני, מטלוויזיה ועד למחשב.

5. קטגוריה מיוחדת. ציוד לצרכי תקשורת:

* ישיבות פנים-אל-פנים? המנהל יזדקק למושבים עבור קבוצות גדולות יותר. למנהל אחד יש שולחן הניתן להגדלה לשולחן ישיבות.

* חיבורים אלקטרוניים? בנוסף לטלפונים מתוחכמים עם יכולת התוועדות ורמקול, הרבה מנהלים מחזיקים ציוד הכתבה, פאקס אישי וכו'.

6. כללים בסיסיים. אין לשכוח את אלה לפני שפונים לעניני טעם אישי:

* תאורה. מספיקה מבלי לסנוור, בכל נקודה בה היא דרושה

* מיזוג אויר. הגנה מחום, קור, מחנק.

* מניעת רעש. בידוד למניעת הסחות דעת עקב רעש מבחוץ.

* צבע. שיתאים למנהל, מהשטיח ועד לציפוי הקירות.

* שולחן העבודה. המיגוון כיום גדול מתמיד.

* כיסאות. "מנהלים שיושבים יפה מחזיקים מעמד יותר זמן." זוהי הברקה של יצרן רהיטים אחד שיודע על מה הוא מדבר. דאג לשבת בנוח.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .