לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

סדר יום סמוי

"סדר היום הסמוי" הוא תופעה שנצפתה בשיחות ובישיבות: השיחה מתנהלת סביב נושא מסוים כאשר באופן פתאומי היא עוברת לנושא בלתי-קשור. לעתים קרובות נושא זה הוא סדר-היום הסמוי, על-פי רוב אמצעי להשגת מטרותיו של האדם המעלה אותו, ועשוי לכלול ענינים שאינם רצויים לאדם השני או לשאר הקבוצה. סדר-היום הסמוי יכול להיות מתוכנן או ספונטני, אולם בכל מקרה, הוא מהווה סטיה מסדר-היום הרשמי.

מעצם טבעו, סדר-היום הסמוי הוא חרב פיפיות. אם ההפרעה נוחה ואפילו רצויה, הוא הופך לטכניקת תקשורת שימושית. אולם, כאשר הנושא אינו רצוי, שלילי או הרסני, הצורה הנפוצה ביותר שלו, הוא הופך לבעיה המחייבת תשומת-לב מיוחדת.

הזדמנויות ליישום

מודעותך לסדר-היום הסמוי יכולה לעזור כאשר:

* אתה מנחה הישיבה ומגלה לפתע שהדיון מתנהל במסלול שונה, בלתי-צפוי ובלתי-רצוי.

* אתה משוחח עם כפוף לך וניצב לפתע בפני נושא שעלה טרם זמנו, אינו הולם או אינו במקום מסיבות אחרות.

דוגמאות

1. מחלקה א' מקיימת את ישיבת ההנהלה הקבועה שלה כדי לדון בביצועי החודש שעבר. ציפי יהלום מבקשת את זכות הדיבור ואומרת באופן בלתי-צפוי, "לאחרונה נזפו בי משום שלא מסרתי את ניתוח התאונות באזור שלי במועד. אני חושבת שאתם צריכים לדעת שהסיבה לאיחור היתה השירות האיטי של הספריה. השירות הזה מנוהל ומאורגן גרוע מאד וזקוק לשיפור דחוף...". יושב הראש מתערב. "ציפי, זה אינו נושא הדיון. יתכן שהמצב בספריה מחייב בדיקה, אולם זה לא המקום ולא הזמן לדון בכך. בבקשה גשי אלי לאחר הישיבה..."

2. המנהל ערן ירדני דן במצב רגיש עם עובד כפוף לו אשר העימותים שלו עם עמית לעבודה גורמים לעיכובים חמורים בעיבוד ההזמנות. יש הפסקה קלה בשיחה, והעובד אומר, "כבר הרבה זמן רציתי לדבר איתך על משהו שמטריד אותי. כבר עברה יותר משנה מאז העלאת השכר האחרונה שלי וכפי שאתה יודע, מדד המחירים עלה בהרבה..." ירדני אומר, "בוא נקבע מועד בשבוע הבא לדון בבעיה זאת," וחוזר לדיון הקודם. הוא אינו מפגין את כעסו על ההפרעה של העובד שהכניס פתאום את נושא המשכורת באופן כל כך בלתי-הולם.

איך ליישם

הכרות עם תופעת סדר-היום הסמוי יכולה להוסיף היבט נוסף לתיחכום התקשורתי שלך. להלן כמה נקודות שיסייעו בהפקת תועלת מהבנה זאת:

1. הכר בסדר-היום הסמוי כאשר הוא עולה. אל תניח שכל סטייה היא מקרה של סדר-יום סמוי. הסבר אפשרי נוסף הוא הגיון גרוע של הדובר או אי-הבנה של הציפיות ממנו, או שהוא איבד את חוט השיחה המתנהלת. אולם אל תבלבל בין סטיה של סדר-יום סמוי לבין קו מחשבה חדש שעלה פתאום בראשו של הדובר ומצדיק דיון.

2. שאל מדוע. יכול להיות שחשוב שתדע את הסיבה מאחורי הצגת סדר-היום הסמוי. לדוגמה, למרות שהתיזמון של נושא המשכורת בשיחה בין ערן ירדני והעובד שלו היה גרוע מאד, הוא עשוי לחשוף כמה אפשרויות מענינות:

* העובד כועס משום שהוא שמע שהמפקח עימו יש לו מחלוקות קיבל לאחרונה העלאה בשכר. למרות שירדני חושב שההעלאה במקרה זה מוצדקת ובמקרה השני לא, הוא יודע שהוא יצטרך לדון בכך עם העובד המתלונן.

* האם הסיבה היא תקשורת גרועה? סדרי-יום סמויים משגשגים כאשר הקשר בין הצדדים אינו טוב. הפרט עשוי להרגיש שהוא נאלץ להעלות נושא שבנסיבות אחרות היו לו סיכויים קטנים לעלות. יכול להיות שיש בעיות בקשר בין ערן ירדני לעובד שלו אשר האחרון מנסה לפתור.

3. האם להסכים לסטיה מהנושא? פריטי סדר-יום סמוי אינם בהכרח בלתי-קבילים או בזבוז זמן. קבל החלטה מהירה האם הנושא מצדיק קדימות ראשונה או שניה. אם האפשרות השניה נכונה, אמור, "בוא נדבר על זה מיד לאחר שנסיים את הנושא הזה."

4. מה בדבר סדר-היום הסמוי שלך? מנהל אחד אומר, "יש לי שניים או שלושה נושאים שאני רוצה ל"השחיל" לשיחה. גיליתי שהעובדה שהנושאים האלה אינם צפויים מעניקה להם תשומת לב מיוחדת." כאשר אתה שוקל את השימושיות של גישה זאת:

* ראשית, שאל את עצמך מדוע נושא זה חייב להיות סמוי? האם זה משום שהוא בלתי- פופולרי או רגיש? ואז תרצה אולי לחשוב מחדש על הכדאיות שבהצגת הנושא באופן זה.

* בשלב הבא, שאל את עצמך, "מדוע לא להוסיף את הנושא הזה מראש לסדר-היום הרשמי?" אחת הסיבות יכולה להיות שיושב-הראש לא יהיה מעונין בדיון בנושא זה. במקרה זה, אתה חייב לקבל את ההחלטה האם לכפות את הדיון בנושא בדרך זאת.

* האם יש דרך לגישור? נושא אשר לדעתך הוא נושא סמוי, יכול להפוך למתאים לשיחה או דיון מתמשך אם אתה יכול לקשר בינו לנושא הנדון. לדוגמה, "אם כבר מדברים על מועדים אחרונים, אני חושב שזה רלוונטי לשוחח על צואר-הבקבוק בזרימת המידע הגורם לי להאט את עבודתי, ובודאי מטריד גם עובדים אחרים, וזהו השירות של הספריה. האם ניתן לנקוט באיזושהי פעולה שתזרז את הטיפול בבקשות המידע שלנו?"

כפי שהבהרנו, סדרי-יום סמויים אינם בהכרח דבר רע. כאשר הם משגשגים, הם עשויים לרמוז על ערוצי תקשורת רגילים חסומים או בלתי-קשובים לצרכים, במיוחד בנושאים בעלי מרכיב רגשי. הופעת סדר-יום סמוי בתחום האחריות שלך עשויה להצדיק ניתוח מסוים. מעבר לכך, אולי תרצה למסור את התרשמויותיך לאנשים אחרים בארגון כאשר נושאים סמויים אלה עולים.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .