לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

ניהול ישיבות

ישנו סרט הכשרה מפורסם בארה"ב ושמו: "הישיבות הארורות הללו". כותרת זו נשמעת מוכרת לכולנו. בהתחשב במספר הוועדות הקיימות בארגון ובישיבות הנערכות בו, לפעמים קשה למצוא מישהו שיכול לומר מלה טובה על הישיבות הללו.

יש אימרה האומרת כי בוועדות חברים מי שאינם מתאימים, אשר מונו על ידי הבלתי-כשירים לבצע דברים מיותרים. אימרה אחרת אומרת כי, גמל הוא סוס שתוכנן על ידי וועדה. אנשים רבים מאוד התנסו בישיבות שאורגנו בצורה גרועה ולא תרמו דבר, עד כי לגביהם הערות ציניות אלו קרובות לאמת.

מה רע בישיבות?

על ישיבות נמתחת ביקורת כיוון שלפעמים הן:

* בזבוז זמן - אנשים רבים מדי מדברים יותר מדי.

* אינן מובילות להחלטות ועלולות להיות איטיות, מייגעות ומתסכלות. הן נותנות הצדקה לסחבת וחוסר החלטיות.

* אנשים מעטים בעלי אישיות חזקה נוטים לפעמים להשתלט על ישיבות.

* ההמלצות המגובשות בישיבה הן בעלות המכנה המשותף הנמוך ביותר.

* ישיבות מעודדות החלטות פוליטיות שבהן האינטרסים המשוריינים עלולים להיות הגורם המכריע, באמצעות שתדלנות ולחץ.

* הן גורמות לפיזור האחריות.

* הן יקרות מבחינת זמן וכסף.

* ישיבות מתרכזות בזוטות במקום בנושאים חשובים שמעבר לתחומן. פרקינסון הביא כדוגמא וועדה שאישרה פרויקט פיתוח בהיקף של מליון דולר (שנבצר ממנה להבין כהלכה) בעשר דקות. לעומת זאת, הקדישה הוועדה שעתיים לדיון ברכישת מוצר שעלה 800 דולר.

מה בסדר עם ישיבות?

ישיבות מעוררות ביקורת כזו כיוון שאינן מאורגנות כהלכה. ביקורת רבה המועלית כלפי ישיבות היא למעשה ביקורת על השימוש לרעה בהן ולא על השימוש הנכון. וועידה מאורגנת היטב, הנערכת בזמן המתאים ומהטעמים הנכונים יכולה להביא תועלת. ישיבה מוצלחת:

* מבטיחה שכל הנוגעים בדבר יקדישו את שימת הלב ההולמת לנושאים חשובים.

* מבהירה את דרך החשיבה של המשתתפים, הנובעת מכך שכל משתתף צריך לנמק את עמדותיו בפני הנוכחים.

* מביאה להשמעת הדעות השונות.

* משמשת כאמצעי לחילופי מידע.

* חוסכת בזמן כתוצאה מזימון מספר אנשים יחדיו.

* מקדמת תיאום.

* כקבוצה, הישיבה יוצרת דבר מה שפרטים אינם מסוגלים להשיג לו עבדו כל אחד בנפרד. זהו תהליך הסינרגטיות שבו המכלול גדול יותר ממרכיביו.

כדי שישיבות יצליחו צריכים להתקיים שלושה דברים:

* יש לארגנן נכון

* יש צורך ביו"ר טוב

* יש לאפשר למשתתפים להשתתף בצורה אפקטיבית.

כללי 'עשה' ו'אל תעשה' ביחס לישיבות

עשה

כנס ישיבה אם המידע או השיפוט 'גדול' מדי על אדם אחד.

כנס ישיבה רק כאשר חיוני לזמן אנשים בעלי דעות שונות, במקום אחד, במועד אחד.

מנה יו"ר שיוכל לשלוט בישיבה ולהפיק ממנה את המיטב.

זמן יחד אנשים בעלי רקע שונה שיוכלו לתרום רעיונות לגבי הוועדה.

אמור לוועדות מה עליהן לעשות ומהי סמכותן.

ציין במפורש מתי על משתתפי הישיבה לדווח לך.

השתמש בישיבות כאשר הן האמצעי הטוב ביותר - לצורך בחינת מדיניות או גיבושה, תיאום החלטות, כדי להבטיח התייעצות עם כל הקשורים בתכנית ועדכונם.

יש לפזר וועדות מיד לאחר שסיימו משימתן.

אל תעשה

אל תכנס ישיבה אם אדם אחד מסוגל לבצע את המלאכה בצורה טובה יותר.

אל תכנס ישיבה אם אתה מחפש סמכות ברורה.

אל תשתמש בישיבה למטרות ניהול נושא מסוים.

אל תשתמש בישיבה או וועדה אם עליך לפעול במהירות.

אל תמנה וועדה גדולה יותר מכפי שדרוש לך - וועדה ובה יותר מעשרה חברים עלולה להיות בלתי-יעילה.

אל תקיים ישיבות מיותרות - יתכן כי ישיבה סדירה בכל יום ו' בתחילת החודש היא רעיון טוב, אולם, טוב יותר להתכנס כאשר נושא מסוים עומד על הפרק.

יושב ראש הישיבה

הצלחת הישיבה או כשלונה תלויה במידה רבה ביושב ראש. אם אתה מכהן כיו"ר ישיבה עליך לעשות את הדברים הבאים:

1. פתח בהגדרה ברורה של מטרת הישיבה. קבע לוח זמנים שאתה מתכונן להיצמד אליו.

2. עבור, לפי הסדר, על כל פריט בסדר היום. זאת כדי להבטיח השגת מסקנה מבוססת בכל עניין ורישומה.

3. פתח את הדיון בכל נושא בתיאור קצר של הרקע. בקש הערות מהנוכחים. בקש תשובות לשאלות מסוימות (שהיה עליך להכין מראש). באפשרותך גם להעביר את הנושא תחילה למשתתף בישיבה, שמסוגל להעיר את ההערה המועילה ביותר לצורך פתיחת הישיבה (האידיאלי הוא לתדרך משתתף זה מראש).

4. בקש הערות ממשתתפים אחרים בישיבה. עליך למנוע השתלטות של אדם אחד על הדיון.

5. אם מישהו סוטה מהנושא, החזר אותו למסלול.

6. אם מדברים יתר על המידה עליך להזכיר למשתתפים כי התכנסו כדי להשיג התקדמות.

7. עודד הבעת דעות שונות. אל 'תרד' על מישהו שהתבטא בצורה לא-נבונה.

8. הנח למשתתפים להביע חילוקי דעות. אולם, עליך להתערב בצורה נבונה אם האווירה מתחממת יתר על המידה.

9. באפשרותך ל'זרוק' הערות קצרות מפעם לפעם או להעלות שאלות, אולם, אל תשתלט על הדיון.

10. ברגעים המתאימים במהלך הישיבה, סכם את הדיון והבע דעה לגבי הכיוון שעל הוועדה ללכת בו. הבע בקצרה דעתך לגבי החלטת הביניים או ההחלטה הסופית שהתקבלה. לאחר מכן בדוק האם משתתפי הישיבה מסכימים להחלטה. במקרה הצורך, תקן את המסקנה וודא כי ההחלטה נרשמת כלשונה.

11. בסוף הישיבה סכם את שהושג בה. ציין מי צריך לעשות מה ועד לאיזה תאריך.

12. אם דרושה ישיבה נוספת, יש להגיע להסכמה בדבר מטרתה ומה הנוכחים צריכים לעשות, לפני כינוסה.

משתתפים

אם אתה משתתף בישיבה, עליך:

1. להתכונן היטב - כל העובדות צריכות להיות אצלך 'בכיס', עם כל הנתונים הדרושים לך להוכחתן.

2. הבהר דבריך בצורה ברורה, תמציתית וחיובית - נסה להתגבר על הפיתוי לדבר יתר על המידה.

3. אם אין לך מה לומר - שתוק.

4. אם אינך מנחה את הדיון או אם מדובר בנושא שאינך בקי בו - שב בעמדת המתנה. הקשב היטב ונצור טיעוניך עד שתוכל להשמיע דברים משמעותיים. אל תצלול לנושא מהר מדי או בצורה מקיפה מדי. יתכן שישנם טיעונים משכנעים אחרים.

5. אם אינך בטוח לחלוטין בעמדתך, אל תשמיע הערות בנוסח, "אני סבור שעלינו לעשות כך וכך." תחת זאת, הצג שאלה ליושב הראש או למשתתף אחר, כגון, "האם אתה סבור שיש טעם לעשות זאת?"


6. היה מוכן להגן על עמדתך, אך אל תתעקש להילחם על עניין אבוד. אל תיכנס למרה שחורה אם לא השגת את שלך; קבל תבוסה בצורה אבירית.

7. אל תשכח, אם הובסת בוועדה, עדיין יש לך סיכוי להיאבק בפעם אחרת, בסיטואציה שונה.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .