לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

תזמון

עבודתו של המנהל מועדת לשינויים בכיוון. משבר בלתי-צפוי או שינוי בקדימויות הופכים את סדר היום לחומר מתאים לפח האשפה. עם זאת, יש לנסות לשמור לפחות על רצף טנטטיבי של משימות. ללא ספק, גישה גמישה היא חיונית. אתה חייב להיות מוכן להסיט משימה אחת הצידה לטובת משימה חשובה יותר, או לעזוב הכול כדי לטפל במקרה חירום. האופן בו אתה מנהל את רצף המשימות שלך הינו המפתח ליעילותך האישית.

הזדמנויות ליישום

מנהלים חייבים לשלוט בזמן ולא להפך. אבל זכור, השימוש המסוים שלך בזמן יהיה ייחודי וישקף את דרכי הסתגלותך וצרכיך האישיים.

דוגמה

רמי שלף מדוכא מההרגשה שהוא אינו משתלט על עבודתו. לפני שהתמנה למנהל, הזמן חלף באותה שגרה, יום אחר יום. אולם יחד עם המעמד הבכיר יותר, המשכורת הגבוהה והאחריות הרחבה, הוא זכה לקבל גם מיגוון פעילויות שגרמו לו לדלג מפה לשם תוך ניסיון לגעת בכל, אבל לעתים קרובות עם תוצאה של קצוות פרומים ומשימות מושלמות למחצה. הבוס שלו, יוחנן כרמון, הבחין בסופו של דבר בבעיה. "רמי," הוא אמר בארוחת צהרים. "יש לי חדשות טובות ורעות בשבילך. החדשות הרעות הן שאתה המנהל העמוס ביותר בצוות שלי. החדשות הטובות הן שאתה לא צריך להיות כזה. אתה חייב ללמוד לשלוט בזמנך. בספריה שלנו יש ספר או שניים על ניהול זמן. קרא ספר בנושא. עצם המחשבה על כך תיצור את השינוי."

איך ליישם

ה"כללים" הבסיסיים של רעיון התזמון הם פשוטים. כאשר תעבור על תשעת הכללים המפורטים להלן, שאל את עצמך שלוש שאלות-מפתח שיסייעו לך לשייך כל כלל למצב המסוים שלך. יעדיך הם הבנה טובה יותר וחיסכון בזמן:

"האם זה מתאים לי?"

"כיצד זה מתאים לי?"

"האם אני יכול להשתמש בזה כדי לשנות את המודעות או הנהלים שלי?"

1. עבודתו של המנהל היא בלתי-שגרתית באופיה. אמנם לכל מנהל יש את המשימות החוזרות על עצמן - למשל, הטיפול בניירת - הרבה תחומים הם חד-פעמיים, בלתי-צפויים או מקרי חירום המחייבים תשומת לב מיידית.

2. התייחס לתיקון בעיות כחלק סטנדרטי של עבודתך. אינך יכול להרשות לעצמך להתרגז בגלל הפרעות או מקרי חירום. בנוסף לכאבי הראש הפרטיים שלך, לעתים קרובות אתה יורש את כאבי הראש של הכפופים לך. סיוע לחברי הצוות שלך להפוך לעצמאיים יכול ליצור חיסכון גדול בזמן.

3. הקדשות זמן בודדות נוטות להיות קצרות. מחקר של זמנם של מנהלים מראה שרק לעתים רחוקות מנהלים מקדישים יותר מעשרים דקות למשימה אחת. עובדה זאת נגרמת בחלקה עקב "שיעורי הבית של המנהל", הפריטים הרבים המונחים במגש המסמכים של המנהל ומחכים לתשומת ליבו הממוקדת. רק לעתים רחוקות יכול המנהל להקדיש פרקי זמן ארוכים למשימה אחת במקום העבודה.

4. הרגלים יכולים לחסוך זמן. אפשר לתזמן משימות חוזרות לאותה שעה של היום כדי שיהפכו להרגל. פסיכולוגים מבחינים בין שני סוגי הרגלים:

* סיגוליים. אלה הם שימושיים. לדוגמה, דבר ראשון בבוקר, אתה עובר על הדואר בגלל שלעתים קרובות הוא מכיל הזמנות או בקשות המשפיעות על רצף הפעילות בהמשך היום.

* בלתי-סיגוליים. אלה הם הרגלים בלתי-הגיוניים ומבזבזי זמן. לדוגמה, מנהל עובר קודם כל על הדואר. אולם המשלוח הזה כולל רק דברים שגרתיים. המשלוח הבא יכיל בודאי דברים שיצריכו מעקב, כלומר שהמנהל יוכל לחסוך זמן אם יניח את הנושאים לטיפול מהמשלוח הראשון שימתינו עד להגעת המשלוח השני. לעתים קרובות הרגלים בלתי-סיגוליים הם הרגלים סיגוליים שאיבדו את שימושיותם. לדוגמה, מנהל מחפש את העיפרון בכיס הז'קט ונזכר כל פעם מחדש שהוא אינו לובש ז'קט. סיגול הרגל החוסך זמן במקום לבזבז זמן משמעותו חיסול הרגלים בלתי-סיגוליים ופיתוח הרגלים סיגוליים.

5. הישמר מבזבזני זמן. פרויקט חביב במיוחד, בעיה מסקרנת אבל בעלת קדימות נמוכה, או יכולת השכנוע של עובד המבקש תשומת לב, כל אלה עלולים לבזבז את זמנך. אתר סטיות אלו והימנע מהן.

6. מצא זמן לפרויקטים לטווח רחוק. עצתו של המנהל האמריקאי הנערץ, תומאס ווטסון למנהליו, "חישבו", מתאימה כאן מאד. חשיבה הפכה לפעילות נדירה בסדר היום הניהולי. ועם זאת, תכנון, פתרון בעיות והפעלת יצירתיות הינם לעתים קרובות חשובים. אלה הם המרכיבים המתגמלים של עבודתך. אם סדר היום שלך אינו כולל נושאים לטווח רחוק, עשה מה שצריך לעשות כדי שיהיו שם כאלה: באמצעות האצלת סמכויות, עוזר במשרה חלקית או מלאה, וכו'.

7. השתמש במועדים אחרונים ויעדי משנה. אלה נועדו לא רק לשמור על תחושת הזמן שלך אלא גם כדי להוסיף אתגר ותחרות עצמית. לעתים המועדים האחרונים מובנים במשימה. למשל, הבוס שלך עשוי לומר, "הודע לי עד 4 אחה"צ מתי תוכל לספק את ההזמנה של ליבוביץ." לפעמים אתה יכול להוסיף משלך: "עכשיו אני אגמור את הדו"ח כדי שייכנס למשלוח הדואר הבא." יעדי-משנה לא רק נותנים לך מטרת זמן אלא גם מסייעים לך לעקוב אחר ההתקדמות.

8. עשה שני דברים ביחד. יש אימרה נפוצה האומרת שאי-אפשר לעשות שני דברים ביחד, ובה בעת, אישיות פוליטית אמריקאית מפורסמת הואשמה שאינה "יכולה לצעוד וללעוס מסטיק באותו זמן." אפשר לצרף פעילויות יותר מורכבות. הדוגמה הבאה אינה רק בדיחה: מנהל, (1) יושב באמבטיה; (2) תחת מנורת שיזוף; (3) קורא ערימת דוחות.

להלן כמה הצעות להשגת תמורה כפולה מזמנך:

* תכנן פעילויות בעלות מטרה כפולה. מנהל הבוחן קורות חיים למשרת מזכירה יכול באותו זמן לחפש אחר מועמדת למשרת המזכירה למנכ"ל.

* קשר פעילויות הניתנות לביצוע בו-זמנית. מנהל מפקח על עובד המכין דו"ח, קורא את הדואר שלו ודן בתוכניות לאותו שבוע עם עוזרו.

* שלב משימות הניתנות לביצוע סימולטני. נוהל נפוץ לחיסכון בזמן הוא לבצע את כל שיחות הטלפון או המכתבים זה אחר זה.

לסיום, הבחן בין כמות ואיכות הזמן. יעילותך אינה נמדדת בשעות שהוקדשו, אלא באופן בו אתה מנצל אותן. זמן המוקדש לעניינים שגרתיים שהיו יכולים להתבצע על-ידי עובדיך, הינו זמן ללא רווח. רעיון אחד מקורי שהתפתח במספר דקות יכול להפוך את החברה שלך לעשירה.

 

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .