לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

הצגת נושא

כמנהל, תידרש לעתים קרובות להציג עמדה לגבי הדברים שיש לבצע, לדעתך. עליך לשכנע אנשים להאמין לדיעותיך ולקבל את המלצותיך. כדי לעשות זאת, עליך לדעת בבירור מה צריך לדעתך לעשות ועליך להוכיח כי אתה מאמין בעצמך. מעל לכל, האפקטיביות של הצגת הנושא על ידך, תלויה במידת הקפדנות שבה הכנת אותה.

הכנה

הכנה יסודית היא חיונית. עליך לחשוב לא רק מה יש לעשות ומדוע, אלא גם כיצד אנשים יגיבו. רק אז תוכל להחליט כיצד להציג את עמדתך; להדגיש את היתרונות מבלי להפחית בחשיבות העלויות, ולצפות להתנגדויות.

עליך לחשוב על השאלות שקהל שומעיך עשוי להעלות ולענות עליהן מראש, או לפחות להכין תשובות. קרוב לוודאי שתיתקל בשאלות הבאות:

שאלות "מה?"

- מהי ההצעה?

- מה יהיה היתרון?

- מה יהיה המחיר?

- מהם העובדות, הנתונים, התחזיות וההנחות עליהן מבוססת ההצעה?

- מהן החלופות?

שאלות "מדוע?"

- מדוע עלינו לשנות מה שאנו עושים כעת?

- האם הצעה או פיתרון זה טובים יותר מהחלופות?

שאלות "כיצד?"

- כיצד יש לבצע את השינוי?

- כיצד להתגבר על המכשולים?

- כיצד נבחנו החלופות?

- כיצד ישפיע עלי השינוי?

שאלות "מי?"

- מי יושפע מהשינוי ומה תהיה תגובתם?

- מי יהיה תומך נלהב בשינוי או מי יתנגד לו באופן נמרץ, ומדוע?

- מי יישם את ההצעה?

שאלות "מתי?"

- מתי יש לבצע זאת?

כדי להציג את עמדתך בצורה משכנעת עליך לבצע שלושה דברים:

1. להראות כי עמדתך מבוססת על ניתוח יסודי של העובדות, כי החלופות הוערכו בצורה נאותה, לפני הסקת המסקנה. אם העלית הנחות, עליך להוכיח כי הן סבירות על בסיס ניסיון רלבנטי ותחזיות הניתנות להנמקות, כאשר דברים בלתי-צפויים נלקחים בחשבון. אל תשכח את מילותיו של רוברט הלר כי "חוזקה של הצעה נמדד על פי ההנחה החלשה ביותר שלה."

2. ציין את היתרונות - לגבי החברה וכן לגבי האנשים בפניהם מוצגת העמדה. כל אימת שהדבר אפשרי, בטא יתרונות במונחים כספיים. קשה 'למכור' יתרונות מופשטים כגון, שביעות רצון הלקוח או מוראל העובדים. אולם, אל תבוא עם 'מספרים מצחיקים' - הנמקות כספיות שלא יעמדו במבחן.

3. חשוף עלויות. אל תנסה להסתירן בדרך כלשהי. היה ריאלי. הצעתך צפויה להיגנז אם מישהו יוכל להוכיח כי הפחתת בחשיבות העלויות.

אל תשכח, אנשי חבר המנהלים רוצים לדעת במושגים מדוייקים מה יקבלו תמורת כספם. מרביתם זהירים. הם אינם מוכנים לקחת סיכון ולעתים קרובות גם אין ביכולתם. מסיבה זו, קשה לשכנעם לבצע נסיונות או תוכניות ניסוייות אלא אם כן חבר המנהלים, הוועדה או הפרט מסוגלים לראות מה יהיו היתרונות האמיתיים ומה יהיה המחיר.

הצגה

לעתים קרובות תציג את הצעתך בשני שלבים: דו"ח בכתב ולאחריו הצגה בעל-פה. פעמים רבות איכות ההצגה בעל-פה תכריע את הכף לטובתך (או נגדך). בפרק אחר נידונה דרך הכנתו של דו"ח כתוב (ע"ע כתיבת דוחות). בשלב זה מן הראוי לציין מספר נקודות מיוחדות שעליך לזכור כאשר אתה מציג עמדה בעל-פה לפני קהל:

1. בעת ההצגה, לא די לחזור על עובדות המוזכרות בדו"ח הכתוב. יש להשתמש בדו"ח זה כדי לסקור את הנקודות העיקריות בטיעון, מבלי להיכנס לפירוט.

2. אל תניח כי הקהל קרא את הדו"ח בכתב או הבינו. בעודך מדבר, נסה להימנע מהתייחסות לדו"ח. כך אתה עלול להסיט את תשומת לב הקהל מהדברים שאתה אומר. השתמש בעזרים חזותיים כדי להדגיש את הנקודות העיקריות. אולם, אל תפריז בשימוש זה - אתה עלול להיראות חלקלק מדי. הקהל ישתכנע ממך, לא מהעזרים החזותיים, אלגנטיים ככל שיהיו.

3. עליך להבטיח כבר בפתיחה כי תשומת הלב של הקהל תוסב אליך. עליהם להתעניין מייד בהצגה שלך. פתח בהתווית תוכניתך, יתרונותיה ועלותה. ספר לקהל כיצד אתה עומד לפתח את עמדתך.

4. ציין גם את החסרונות ודרכי הפעולה החליפיות כך שלא יחשדו בך כי אתה מסתיר או משמיט דברים.

5. הימנע מלהיקלע לפרטים רבים מדי. דבר בקיצור ולעניין.

6. חובה לסכם בצורה משכנעת. הסיכום חייב להבהיר מה אתה מצפה שחבר המנהלים, הוועדה או הפרט, יבצעו.

האפקטיביות של ההצגה שלך תלויה במידה רבה בהכנה טובה מצידך. לא די לסכם על הנייר עובדות, נתונים וטיעונים, בצורה ברורה. עליך להחליט מה תאמר בישיבה וכיצד. ככל שהמקרה חשוב יותר, כך עליך לחזור ולהתכונן לפני ההצגה.

רשימת בדיקה

להלן רשימת בדיקה להצגת נושא בצורה אפקטיבית:

1. האם ידוע לך בדיוק מה אתה רוצה להשיג באמצעות ההצגה?

2. האם אתה באמת מאמין בעמדתך?

3. האם השגת ובדקת את כל העובדות התומכות בעמדתך?

4. מהם הטיעונים החזקים ביותר בעמדתך?

5. מדוע יש לשנות את המצב הקיים?

6. מי עוד יושפע? איגודים מקצועיים, חטיבות או מחלקות אחרות?

7. מהם הטיעונים נגד תוכניתך?

8. מהן החלופות לתוכניתך?

9. למי אתה מציג את עמדתך? האם ביצעת פעולת שתדלנות?

10. האם שוחחת על הצד הכספי עם מומחים?

11. האם ידוע לך מי עשויים להיות בני ברית ומי יהיו יריבים?

12. האם הכנת דפי חלוקה ובהם נתונים מסובכים כלשהם?

13. האם דנת בשאלה מה המועד הטוב ביותר להצגת עמדתך?

14. נתוניך היו טובים כאשר חשבת עליהם לראשונה: האם הם עדיין טובים?

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .