לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים הוא התיכנון, הפיקוח ובקרת היצירה או השינויים הנרחבים במבנה, מפעל או מתקן גדול.

תיחול

יעדים

תיכנון פרויקטים מתחיל בהגדרת יעדי הפרויקט. את אלה משיגים על-ידי תשובה לשתי שאלות בסיסיות:

1. מדוע יש צורך בפרויקט?

2. אילו תועלות צפויות מהפרויקט?

התשובות לשאלות אלו מכומתות עד כמה שניתן. הדרישות לפרויקט מפורטות במונחים כמו: שטח דרוש לייצור או תפוקה נוספים; מתקנים (מחסנים, חנויות קמעונאיות) דרושים ליצירת מכירות נוספות; מפעל דרוש למוצרים חדשים או לשיפור הפריון או האיכות. התועלות מובעות כהכנסות שנוצרו, עלויות שנחסכו, וחשוב מכל - תשואה על ההשקעה.

הערכה

בשלב ההערכה נבדקים יעדי הפרויקט והתועלות הצפויות ממנו כנגד העלויות החזויות.

בטכניקות הערכת השקעה כמו היוון תזרים מזומנים (ע"ע) משתמשים כדי לנתח את התשואה על ההשקעה וכדי להבטיח שהפרויקט יעמוד בקני המידה של החברה בתחום זה. בו בזמן, נערכים מחקרים לגבי אופן גיוס המימון ומתבצע ניתוח תזרים מזומנים מקיף כדי להבטיח שהכסף יהיה זמין למימון כל שלב של הפרויקט.

ניתוח עלות-תועלת (ע"ע) יכול לבוא בחשבון, במיוחד אם חלק מהתועלות אינן מוחשיות. טכניקה זאת דורשת אומדן כספי של סך העלויות וההכנסות מהפרויקט, תוך שימת לב לעלויות ותועלות חברתיות שעל-פי רוב אינן נכללות בחישובי תמחיר רגילים. המטרה היא לזהות כמה שיותר עלויות ותועלות מוחשיות ובלתי-מוחשיות ככל שניתן.

אם ההערכה מראה שהפרויקט מוצדק במונחי עלות-תועלת וניתן למימון, אפשר להתחיל בשלב התיכנון.

תיכנון מכין

מיפרט ביצועים

מיפרט הביצועים הינו מיפרט מסגרת המפרט מה המבנה, המפעל או המתקן אמורים לעשות. הוא מכסה את הפרויקט כולו וכן כל חלק העשוי להיות קריטי להשגת המטרות או היעדים הכוללים. בשלבים מאוחרים יותר, בהערכת המיפרט המפורט, בקרת הפעלת הפרויקט או ההחלטה המסיימת האם לקבל את הפרויקט המושלם, ההתאמה למטרות תהווה את קנה-המידה הבסיסי. אם הדברים שהוצעו או נעשו אינם תואמים את המטרה, כי אז הפרויקט אינו קביל. אם יש צורך ליישב תביעות עם הקבלן עקב שינויים במיפרט המקורי, כי אז יישוב המחלוקת יכול להתבצע ללא ויכוחים מיותרים מאחר וניתן להראות שהשינויים היו חיוניים כדי לעמוד במיפרט הביצועים.

מחקר כדאיות

מחקר הכדאיות מחליט על התצורה הבסיסית של המבנה, המפעל או המתקן, ועל מיקומו. התוכניות ההתחלתיות משורטטות, ונערכים אומדני עלויות וזמני ההתחלה והסיום של הפרויקט.

מחקר הכדאיות הזה ניתן לביצוע על-ידי החברה או יועציה. בשילוב עם מיפרט הביצועים, מחקר הכדאיות יספק את הבסיס למיפרט הסופי ולמשא ומתן עם קבלנים וספקים. הוא ישמש כתיעוד הבסיסי אם העבודה תוצא למכרז.

מיפרט מפורט

המיפרט המפורט מתאר במלואה את תצורת המבנה, המפעל או המתקן ומשלב את מיפרט הביצועים. הוא כולל תוכניות מפורטות וכן מיפרטים ודרישות כמותיות לכל החומרים, הגימורים, מפעלים, ציוד ומתקנים. עלותו של כל פריט נאמדת במחירים הנוכחיים, ואם יש ספק לגבי המחיר, מוקצה גם סכום ארעי. סכום חירום של למשל 10 אחוזים מתווסף לעלויות האמודות כדי לכסות הוצאות נוספות בלתי-נמנעות שיווצרו במשך הפרויקט עקב שינויים של המיפרט המקורי.

המיפרט המפורט יכול להיערך על-ידי החברה בעזרת יועצים. במקרה של פרויקט בנייה, מודד כמויות מכין את אומדני הכמויות והעלויות.

לחילופין, המיפרט ניתן לביצוע על-ידי המפתח או הקבלן, בין אם כחלק מחבילה או כתגובה לבקשה למכרז או במשך הדיונים החוזיים והמשא ומתן. במקרה זה, הלקוח מקבל את המיפרט שנבדק על-ידי עובדיו המקצועיים או על-ידי יועצים עצמאיים, אדריכלים או מודד כמויות לפי המקרה. בכל מקרה, מודד הכמויות חייב לבדוק את הכמויות והעלויות.

ניהול משא ומתן והסכם

במשך שלב זה נערך משא ומתן על החוזה עם הקבלן ו/או הספקים השונים. תיעוד החוזה כולל:

1. מיפרט הביצועים והמיפרט המפורט או תיאור העבודה.

2. המחיר. במידת האפשר, המחיר צריך להיות קבוע. אם ההסכם כולל סעיפי העלאות מחיר (עדיף להימנע מאלה עד כמה שניתן), יש לשייכם לארועים מיוחדים או מדדים ומגבלות מוגדרים.

3. השלמת העבודה ומועדי אספקה. אלה צריכים להיות מפורטים וסעיפי קנס צריכים להיקבע בחוזה כנגד סיום עבודה או אספקה מאוחרים. סעיפים כאלה צריכים לכלול את הדרישה שהקבלן או הספק יספגו עלויות נוספות שיתעוררו כתוצאה מאי-עמידתו במועדים שצוינו.

4. ביצוע. יש לכלול התחייבויות לביצוע כדי לכסות השגה משביעת רצון של רמות ביצוע בעת האספקה ולאחר תקופת הרצה מסוימת. יש לכלול סעיפי קנסות לכיסוי אי-עמידה בביצועים שהובטחו.

5. שינויים. הקבלן או הספק לא יבצע כל שינוי ללא הסכמה מוקדמת מהחברה. שינויים יכולים להיות מוצעים על-ידי החברה אולם להתבצע רק בחתימתו של האדם האחראי לכך מטעם החברה. עלויות נוספות בגין שינויים שלא אושרו ייספגו על-ידי הקבלן או הספק (לרבות עלויות עיכובים). העלויות הקבועות, ועוד עלויות בגין עיכובים, יוסכמו בעת הדיונים על השינויים.

6. התקדמות. החברה תשמור לעצמה את הזכות לבחון ולבדוק את ההתקדמות. בפרויקט בניה, זכות זאת עשויה לכלול הצבה קבועה של עובד מטעם החברה באתר הבניה כדי לפקח על העבודה ולדווח על ההתקדמות שהושגה. החוזה כולל גם את זכות החברה לאשר הצעות שהוגשו על-ידי הקבלנים, קבלני המשנה והספקים, ולהשתתף בישיבות באתר.

7. שירותים. הקבלן מתחייב להבטיח שכל השירותים כמו גז, חשמל או מים יהיו זמינים כמפורט.

8. היבטים משפטיים ותיכנוניים. הקבלן מתחייב להבטיח שההתחייבויות המשפטיות ימולאו ולהשגת הסכמה לתיכנון וכן כל האישורים מן הרשויות.

9. ביטוח. הקבלן או הספק יספגו את כל עלויות הביטוח עד להשלמת החוזה.

10איחסון ואספקה. הקבלן או הספק יאחסנו ויספקו מפעלים וציוד על חשבונם.

11מסירת הפרויקט. הקבלן או הספק מתחייבים להכין או לבחון את המבנה, המפעל או הציוד ולהעבירו במצב שיאפשר שימוש מיידי או לאחר תקופת הרצה שנקבעה מראש.

12תחזוקה ואחריות. הקבלן או הספק מסכימים להסדרי שירות במשך תקופת ההעברה ולאחר קבלת המבנה או המפעל. האחריות לתיקון במשך תקופה מוגדרת של ליקויים הנובעים מאי- עמידה במיפרט הביצועים תחול על הקבלן או הספק כל עוד ליקויים אלה אינם באחריותה של החברה המשתמשת במבנה או במפעל.

תוכנית הפרויקט

תוכנית הפרויקט מכסה את התוכנית, המימון והקצאת המשאבים עבור הפרויקט כולו. היא המפתח לניהול הפרויקט והבסיס לבקרת הפרויקט ועלותו.

תוכנית

הכנת תוכנית הפרויקט מחייבת:

1. רשימה של רצף הפעולות העיקריות.

2. פיצול כל פעולה עיקרית לרצף משימות משנה.

3. ניתוח היחסים והקשרים בין משימות עיקריות ומשימות משנה.

4. אומדן הזמן הנדרש להשלמת כל פעולה.

5. תוכנית רכש להזמנת והשגת אספקה של חומרים, מתקנים, ציוד ומפעל.

6. תוכנית כוח אדם להשגת המספר הדרוש של כישורים בכל שלב של הפרויקט ולאספקת הכשרה במשך תקופת הביצוע.

התוכנית תתואר בכתב אבל תיוצג גם בטבלאות שיציינו מועדי תחילה וסיום ותמחיש את הקשרים בין הפעולות השונות. שתי הצורות העיקריות של טבלאות הן:

1. טבלת גאנט

טבלת גאנט או טבלת עמודות משרטטת בעמודות את משכי הזמן הדרושים לכל פעולה.

2. תיכנון רשת

ניתוח ותיכנון רשת, או ניתוח נתיב קריטי מייצג את החלקים המרכיבים את הפרויקט כרשת של פעילויות קשורות ומדגיש את הפעילויות הקריטיות להתקדמות וסיום הפרויקט ואשר בהם תלויות פעילויות מאוחרות או קשורות. הארועים מיוצגים על-ידי עיגולים, פעילויות על- ידי חצים, ומשך הפעילות על-ידי אורך החץ. לפיכך, הרשת מייצגת את ההגיון של הפרויקט כסדרה מתמשכת של יחסי-גומלין בין חלקיו. שיטת ניתוח הרשת המוכרת ביותר, על-פי רוב ממוחשבת, היא טכניקת פ.ר.ט (ע"ע).

ניתוח הזמן יעריך את משך הפעילות, וממנו יוסק על הנתיב הקריטי. זה מוגדר כרצף הבלתי-מופרע של ארועים ופעילויות דרך הרשת מהארוע ההתחלתי ועד לארוע האחרון המסתכמים במשך הכולל שהינו גדול מכל אחד מחלקיו. הפעילויות והארועים שאינם על הנתיב הקריטי הינם פחות חשובים להשלמה במועד של הפרויקט. עם זאת, כאשר יש מגבלה על הזמן הנוסף הפנוי, ואם מתרחשות סטיות מהתוכנית, הנתיב הקריטי עשוי לעבור לנתיב חדש ולעכב את השלמת הפרויקט.

ניתן גם לעשות ניתוח הזמן הצף הזמין לכל פעילות. זמן "צף" הוא הזמן להשלמת פעילות בנוסף למשך הזמן שתוכנן עבורה. הוא מסווג כ:

* סך כולל של זמן צף - התוספת המירבית במשך הפעילות העשויה להתרחש מבלי להגדיל את משך הפרויקט; או

* זמן צף חופשי - התוספת המירבית של משך הפעילות העשויה להתרחש ללא שינוי בזמנים הצפים המוקצים לפעילויות עוקבות.

ניתוח התוכנית הכולל לכל פעילות יראה לפיכך את משך הפעילות, מועד ההתחלה המוקדם ביותר והמאוחר ביותר שלה, מועד הסיום המוקדם והמאוחר ביותר שלה ואת סך הזמן הצף החופשי.

קו איזון

בטכניקות קו איזון משתמשים לפעמים בתיכנון פרויקטים. הן דורשות פירוט סדר הזמנים של התהליך והשגת התוצאות שבוע לאחר שבוע.

הקצאת משאבים

הקצאת משאבים במונחים של שעות אדם, ולפיכך סוג ומספר העובדים הדרושים בכל שלב של הפרויקט מתבצעת על-ידי התייחסות לאומדנים שהוכנו בשלב התיכנון. עבור כל סוג משאב, מסכמים את המשאבים הדרושים לכל פעילות ומייצגים אותם גרפית לאורך תקופת זמן. בגרף יש שני מספרים לכל פעילות, כאשר הראשון מייצג את משך זמן הפעילות בשבועות והשני מייצג את מספר העובדים הדרושים. הנתונים לכל סוג של כוח-אדם מסוכמים שבוע אחר שבוע, ובמידת הצורך והיכולת, נערכים שינויים בתוכנית להחלקת השימוש בכוח אדם וצמצום הזמן המבוזבז.

תכנון פיננסי

התוכנית הפיננסית מכילה אומדני עלויות לכל שלב וחלק של הפרויקט. העלויות כוללות כוח אדם, חומרים, מקבעים ומתקנים, מפעל וציוד (רכש, חכירה או שכירה) ותעריפים מקצועיים.

האומדנים נערכים על-ידי התייחסות למיפרטים של כל היבטי הפרויקט. אומדנים חלופיים נשקלים כדי לקבוע את הגישות החסכוניות ביותר שיינקטו, תוך עמידה במועדי האספקה ותקני איכות.

תיזמון התשלומים מנותח באמצעות תוכנית הבנייה, ההתקנה והרכש של הפרויקט. ניתן להשתמש בטכניקת פ.ר.ט או טכניקות דומות כדי להכין טבלאות עלות ועקומות עלות שיקבעו לכל פעילות את העלויות הנורמליות, עלויות הבניה אם יש גלישה ממסגרת הזמן שהוקצב, ואת עלויות ה"התמוטטות" העלולות להיווצר בזירוז השלמת הפרויקט או מתוך נסיון להימנע מקנסות.

על סמך הטבלאות האלו מכינים את לוח-הזמנים לתשלום שיהווה את הבסיס לתחזיות תזרים מזומנים.

תוכנית ניהול הפרויקט

תוכנית ניהול הפרויקט כוללת הפרשות לכיוון והתיאום הכלליים של הפרויקט ולזמינות שירותי הפיקוח והמומחיות הדרושים בתחומים כמו בקרת פרויקטים, כספים, מדידת כמויות וניהול כוח אדם. היא כוללת גם הסדרים לתיאום וישיבות באתר והפרשות למידע בקרה.

בקרה

בקרת פרויקטים

בקרת פרויקטים מבוססת על דוחו"ת ההתקדמות המראים מה הושג בהשוואה לתוכנית. מועד ההשלמה המתוכנן, ההישגים בשטח ומועד ההשלמה החזוי מפורטים לכל פריט. כך ניתן לקבוע את הסתברות העיכובים, חריגה מלוח-הזמנים וצוארי-בקבוק ולנקוט בפעולה מתקנת לפני החמרת המצב. תשומת לב מיוחדת ניתנת ליחסי תלות ולנתיב קריטי כך שעיכובים בהשלמת פעילות אחת לא ישפיעו על הפעילויות הבאות.

מידע הבקרה ניתן להפקה בעזרת מחשב כחלק מטכניקת פ.ר.ט או אומדן נתיב קריטי. הוא ניתן גם לייצוג גרפי בטבלת גאנט או קו איזון על-ידי שרטוט ההישגים בפועל, תקופה לאחר תקופה, כנגד הקו המראה את ההישגים שתוכננו לנקודה זאת.

תוכנית בנייה ניתנת להתוויה על גרף תיכנון המראה את ההישגים שנעשו לאורך התקופה לקראת השלמת התוכנית (מובעים במונחי אחוזים). טבלאות כאלו ניתנות להכנה עבור התוכנית ככלל וכן עבור כל פעילות עיקרית בתוכנית.

סקירות זמני הפרויקט ינתחו לכל פעילות בנקודות זמן קבועות האם התוכנית עומדת בזמנים או המידה בה היא מקדימה או מתעכבת. סקירות אלו ניתנות לייצוג גרפי עבור הפרויקט כולו או חלקו.

בקרת עלויות הפרויקט

בקרת עלויות הפרויקט משווה את ההוצאות בפועל עם ההוצאות המתוכננות בנקודות סקירה מתוכננות ומנתחת כל שינוי כדי לקבוע את הגורם ולהחליט על הפעולה המתקנת שתינקט. שינויים לרעה עשויים להתעורר כתוצאה מעליות מחירים או שכר, חריגה מלוח הזמנים, שינויים בתמהיל כוח האדם של הפרויקט, כוח אדם נוסף או שעות נוספות שנוספו כדי להדביק את התוכנית, שינויים בשיטות ושימוש בציוד ומתקנים בפרויקט, וחשוב מכל, שינויים במיפרט או במועד השלמת הפרויקט.

מידע עלות הפרויקט צריך להיות קשור לתקציב וללוחות זמני העלות והעקומות שהוכנו בשלב התיכנון. הוא צריך לכסות:

1. תשלומים שהתבצעו (תזרימי מזומנים דרך חשבונות).

2. ערך העבודה שנתבצעה.

3. מחויבויות להוצאות עתידיות.

4. פרטים על אומדנים חדשים שהתעוררו משינויים במיפרט, בתוכנית או כתוצאה מעליות מחירים, כך שניתן יהיה לעדכן את התקציב ותחזיות תזרים המזומנים.

5. אומדן העלות הסופית.

מסירת העבודה

במועד מתאים לפני תחילת הפרויקט, תוכנית מסירת העבודה מעודכנת וההסדרים הסופיים נעשים להתקנת ציוד, מתקנים וריהוט, גיוס עובדים או הסבתם והכשרה או הכשרה מחדש של כוח אדם, בחינת המפעל והשירותים והכנת מלאי חומרים וחלקים.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .