לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

אחריות/סמכות/דין-וחשבון

שלושה מושגים קשורים מייצגים את בסיס הכוח של המנהל:

אחריות. תחום הפעילות עליו המנהל ממונה.

סמכות. הכוח שמעניקה ההנהלה למנהל לשלוט בצייתנות ובשיתוף הפעולה הדרושים כדי להשיג את היעדים הרצויים.

מתן דין-וחשבון. מחויבותו של המנהל לדווח על פעולות ותוצאות לדרג בכיר יותר.

היחסים בין שלושת המושגים הם: ההנהלה נותנת למנהל אחריות: "אתה ראש מחלקה X." המשרה ניתנת לו עם סמכות מספקת כדי לפקח על משאבי המחלקה. ההנהלה עשויה לדרוש מהמנהל לתת לה דין-וחשבון בצורת דוחו"ת והסברים על מילוי ההתחייבויות.

הזדמנויות ליישום

מנהלים חייבים להבין כל אחד משלושת מרכיבים אלה ואת הקשר ביניהם כדי להעריך את יעדיהם וביצועיהם המקצועיים. זה חיוני לפיתוח פרספקטיבה מעשית על משרותיהם.

דוגמה

יש בעיה בחטיבת הגימור. המנהל דני דישון גילה זה עתה שמנה שלמה של רכיב מסוים נפסלה משום שמנהל העבודה השתמש בגימור הלא נכון. דישון מגיע לאזור העבודה בדיוק כאשר הבוס שלו, הסמנכ"ל לעניני ייצור, נכנס גם הוא. הוא אומר בכעס, "אמרתי להם להשתמש בלכה בשביל התופים הכחולים. איך הם יכלו להיות כל כך טפשים!"

הבוס מניד את ראשו. "בלי תירוצים, דני. האחריות שלך אינה מסתיימת כאשר אתה נותן הוראה. אתה חייב לדאוג שההוראה תבוצע כהלכה. אתה עדיין האחראי, וזה אומר שאתה חייב לתת דין-וחשבון."

המצב של דני דישון ביחס לעובדיו ולבוס שלו ממחיש את משחק הגומלין בין אחריות, סמכות ומתן דין-וחשבון.

איך ליישם

הבנה ברורה של שלושת המושגים יכולה לסייע לך במניעת שגיאות בהפרת מגבלות האחריות שלך, חריגה מסמכות או הבנה שלא חשוב עד כמה המנהל הוא בעל עוצמה, הוא חייב לעמוד לשיפוטם של הממונים עליו. שקול את הקווים המנחים הבאים:

1. המרכיב הבסיסי - אחריות. זהו גורם נתון בו תלויים שני הגורמים האחרים. האחריות שלך קובעת את מחויבותך לחברה, החובות שאתה חייב לבצע, והפעולות שאתה חייב לנקוט או לא לנקוט. בדרך כלל, המשרה מבהירה את זירת הפעילות שלך. אתה ראש מחלקה, חטיבה או חברה X. תיפקוד התחום הנתון לשיפוטך והתוצאות המופקות תלויות בתוכניותיך ובאופן היישום שאושר על-ידך.

האנשים שאתה שוכר לעבודה, וכל רשימת מקבלי השכר שלך, אחראים עבורך בביצועיהם ובהתנהגותם. אולם, בניגוד לעובדים, האחריות של המנהל מכסה תחום רחב יותר.

מנהלים אחראים לא רק ל: (1) ביצועיהם בעבודתם (כלומר, חובותיהם המינהלתיות), אלא גם ל-(2) פעולות מחלקתם; ו-(3) לפעולותיהם כנציגי החברה. אחריות אחרונה זאת תקפה לגבי כל ההיררכיה הניהולית, עד לדרג הנמוך ביותר.

2. הסמכות שלך. זהו הכוח שיש לך במסגרת הארגון, שווה-ערך למעמד המשרה שלך, והוא חיוני לביצועים. הוא הופך אותך למנהיג הקבוצה, למטיל המשימות, לשופט התוצאות, לנותן התמורה ולאחראי למשמעת. בעמדת הכוח שלך יש שלוש נקודות מסוכנות:

* פערי סמכות. בתחום האחריות שלך עלולים להיווצר פערי סמכות. לדוגמה, ראש מחלקה שוכרת עוזר שיעזור לה בניהול התיקים ובענינים פקידותיים אחרים. היא מחליטה על שלושה מועמדים סופיים כאשר לפתע, הבוס שלה מתערב: "גילה, אני רוצה להחליט על המועמד הסופי." ובוחר את המועמד על סמך העדפתו האישית. משמעות הדבר שגילה אחראית לתוצאות של שיפוט של מישהו אחר, הפרה של שרשרת הפיקוד הארגונית ההגיונית. דוגמה שלילית זאת ממחישה את האיום האפשרי וכן את הרציות של התאמה בין אחריות וסמכות.

* היפוך ההחלטה על-ידי דרג בכיר יותר. אפילו כאשר היא מוצדקת, עקיפת סמכות כזאת יכולה להוות מכה נסבלת אבל כזאת שתשאיר צלקת אצל המנהל ביחסיו עם הכפופים לו ועם עמיתיו.

* אי-ציות. משמעות הדבר הטלת ספק בסמכותו של הבוס על-ידי עובד הכפוף לו. לדוגמה, רפי וינר אומר לבוס שלו, "אני לא מתכוון לעבוד שעות נוספות, ולא חשוב מה תגיד לי." אולי למנהל אין את הזכות לתת את ההוראה, אולם אם ההוראה נדחית על הסף, המנהל חייב להפעיל סמכות ואיום או להעניש. אם העובד ממשיך לא לציית, המנהל צריך לחפש גיבוי מסמכות גבוה יותר. במקרה שההוראה הינה באמת מעבר לתחום סמכותו של המנהל, המנהל צריך לקבל את העובדה ולנסות לצאת מהענין בשלום על-ידי התנצלות, הבלגה או דרך אחרת.

* בלבול בחולית הדיווח. כל העובדים אמורים לדווח על ביצועיהם לבוס שלהם. אולם בקבוצת הניהול, הדיווח לפעמים מעורפל. התרשים הארגוני עשוי להראות שמיכאל דקל כפוף ומדווח למנהל X. אולם מנהל Y המפעיל סמכות מעבר למעמד שאמור להיות לו, הינו למעשה הבוס של דקל. במקרה זה, הבעיה טמונה בתרשים. המציאות הארגונית היא זאת המכתיבה את יחסי הדיווח ולא התיאור החזותי שלה על גליון נייר.

הפער בין דיווח רשמי ובלתי-רשמי עשוי להסתנן ליחסים אחרים בין שלושת גורמי הכוח. יחסים אלה שונים מארגון לארגון. אתה חייב להבהיר את "הכללים" הספציפיים התקפים בחברה שלך ובמצב המסוים שלך.

מודעותך תאפשר לך לשלב בין הכללים והאפשרות של שינויים מעשיים המשפיעים על משרתך. לדוגמה, אתה עשוי לרצות להרחיב את האחריות שלך או את סמכותך מעבר למגבלות הנוכחיות.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .