לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

תרשים ארגוני

"התרשים הארגוני הוא הכלי הטוב ביותר שנוצר אי-פעם לתיכנון ופיתוח ארגוני," אומר מומחה אחד. הוא צודק.

מומחה אחר אומר, "התרשים הארגוני הוא אחיזת עיניים, מטעה ומעורר יותר שאלות מאשר תשובות." גם הוא צודק.

למנהלים ולמומחים יש נסיון שונה ודיעות שונות על התרשים הארגוני אשר בדומה למפת דרכים הינו כלי חזותי המיועד לצמצם את מידת המופשטות של מבנה החברה.

"לראות משמעותו להאמין," אומרים הוגי התרשים וזהו פרדוקס מאחר ומה שאנו רואים עשוי לפעמים להיות שקר מוחלט.

עם זאת, יש חברות המאמינות בלהט בתרשים ארגוני ושומרות אותו בהישג יד. אלה החוששים מהמשמעויות הכפולות המופיעות על הנייר שומרים את התרשים במגירה נעולה.

מהצד החיובי, התרשים מצליח בייצוג חזותי של ההיבטים המופשטים של מבנה, היחידות ואלה העומדים בראשן (מהמנכ"ל ומטה), הסמכות, יחסי הכפיפות וההיררכיה.

אולם התרשים עשוי לייצג חוסר דיוק. בואו ניקח למשל עמדה בתרשים המייצגת את "מנהל התקשורת", תואר מעורפל למדי. לפעמים העירפול מכוון. נושא משרה זאת יכול להיות עורך בטאון החברה, ראש מחלקת יחסי ציבור או מנהל מערכת של דוחו"ת פנימיים המופצים בין קובעי המדיניות בחברה. ולמרות שהתרשים מראה בבירור שמנהל זה מדווח ישירות למזכיר החברה, יכול מאד להיות שהוא כפוף לחשב, בעל ההשפעה הסמוי על החברה.

הזדמנויות ליישום

התרשים הארגוני הוא רעיון חשוב שעוות עקב שימוש לא נכון וצרכים מעשיים. עם זאת, כל מנהל יכול להפיק תועלת מהיכרות עם תרשים החברה - להשכלה כללית, להסברת היחסים המחלקתיים ולתיכנון פעולות החברה, וכן למיקוד ניגודים ועריכת ניתוח שיבהיר את המבנה המדיני והסמכותי בחברה.


דוגמה

המנהל איתמר כץ שכר זה עתה לעבודה עוזר מבריק והוא רוצה לתת לו תמונה טובה של הארגון.

כץ יושב עם העובד החדש כשתרשים החברה מונח לפניהם על השולחן, ומתחיל לעבור איתו על התרשים ולתת תיאורים קצרים של כל מחלקה ומנהלה.

בנקודה מסוימת שואל העוזר, "אני מבין שמחקר ופיתוח מטפלים בפרויקטים חשובים של מוצרים חדשים והתרשים מציג אותם כמחלקה נפרדת. אבל אתה אמרת שהמנהל הממונה כפוף לראש מחלקת הייצור ולא למנכ"ל."

"נכון," אומר כץ. "ההנהלה הבכירה סבורה שראש מחלקת מחקר ופיתוח הוא אדם חריף אבל בלתי-מעשי וכי ראש מחלקת הייצור מסייע לו להישאר עם הרגלים עם האדמה."

"אם כך," שואל העוזר, "מה הטעם בהכנת תרשים ארגוני מטעה?" העוזר מרוצה מעצמו. הוא מרגיש שזאת שאלה נוקבת.

כץ משיב, "אי-הבהירות של התרשים יכולה לספר לך על החברה ממש כמו המידע העובדתי. לדוגמה, עכשיו יש לך תמונה מציאותית של אופן התיפקוד של מחלקת מחקר ופיתוח, ובאופן אחר היה לוקח לך חודשים לגלות את המצב הזה."

איך ליישם

יש מנהלים המעלימים עין מכמה שימושים בתרשים החברה. כמה כללי "עשה ואל תעשה" יכולים להוציא אותך מקטגוריה זאת:

1. הבן את הפרדוקס הבסיסי של התרשים הארגוני. פגמי התרשים אינם מולדים אלא משקפים את המציאות של תיפקוד החברה. "למה הוא הולך עם קביים?" שואל הילד בן החמש שרואה את השכן ששבר את רגלו, הרי הם מפריעים לו ללכת." זהו הניגוד שבארגון. בעוד שהחברה לא היתה יכולה לתפקד בלעדיו, הוא מחבל לעתים בפעילות שהחברה מתכוונת לקדם.

2. הבן את השנינות של התרשים. "לא מוכן שיהיה אצלי דבר כזה," טוען בלהט מנהל אחד. כמה מהסיבות לתחושה זאת הן:

*  "אנחנו קטנים מדי ואין לנו מה לטרוח עם תרשימים. האנשים שלנו שומרים את המידע הדרוש במקום הטוב ביותר, בראשם."

*  "זהו מידע חסוי." אולי, אבל במקרים מסוימים סטיות ממה שהתרשים מראה מייצגות נהלים שעדיף שלא יפורסמו.

*  "פעולות החברה אינן מאורגנות ואינן הגיוניות, והאנשים הבכירים מעדיפים שלא יזכירו להם את זה." אולי תבוא הנהלה חדשה שתתקן את המצב, לרבות התרשים.

* סיבה אחת טובה להימנעות היא שהחברה נמצאת בתהליך צמיחה כה מהיר עד שהיה צורך להפיץ את התרשים המעודכן כמו עיתון יומי. האנשים הבכירים יזדקקו לתרשים באופן קבוע הן כדי לבדוק את התנאים הנוכחיים והן לצרכי תיכנון לעתיד.

3. הבן כמה מהדו-משמעויות הסטנדרטיות:

* תיבות בגודל אחיד אינן מייצגות בהכרח חשיבות, מעמד או מטרה זהים.

* תארים כמו "מנהל מחלקת כוח-אדם" עשויים לייצג מיגוון של פונקציות בשטח. ראש מחלקת כוח-אדם עשוי להיות אחר ממקבלי ההחלטות החזקים ביותר בצוות הניהולי, או פקיד שעבודתו העיקרית היא לנהל רישומים ושמירת קשר עם סוכנויות תעסוקה.

4. אל תיתן לתרשימים להפחיד אותך. למרות שהרבה חברות מחביאות את התרשימים שלהן ואחרים אומרים, "איננו מאמינים בתרשימים," יש ארגונים המשתמשים בהם כמקלות וגזרים להמרצת מנהלים למאמץ נוסף להתקדמות. עבורם, התרשים מייצג את הסולם לצמרת. אל תיתן לתרשים בו שימך מופיע באחת התיבות לתת לך יותר "הבנה" ממה שהוא צריך לתת.

נתח את מעמדך בהשוואה למה שהתרשים אומר עליו. הייה עובדתי וביקורתי והשתמש בקני- מידה כמו משכורת, יחסי כפיפות (כלפי מעלה וכלפי מטה), וההיקף והאופי של צוות העובדים שלך ותקציבך.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .