לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

עיצוב מחדש של משרות

עיצוב מחדש של משרות הוא שינוי מבנה ותוכן המשרה כדי להופכה לבעלת משמעות רבה ומספקת יותר. המושג מבוסס על האמונה שסיפוק מהעבודה דורש יותר מאשר תשלום, תנאי עבודה ופיקוח הוגנים. העבודה עצמה חייבת לספק תמריץ לענין ומאמץ. זה עשוי להצריך עיצוב מחדש של משרות באופן שיתאים יותר לכישוריו ויכולותיו של נושא המשרה. כאשר התאמה זאת מוצלחת, הן העובד והן החברה נהנים.

הזדמנויות ליישום

בחברות עם הנהלות מתוחכמות, תיכנון משרה משלב תכונות שנועדו לתת לעובדים ולחברה את התועלות של סיפוק משופר מהעבודה ותפוקה גבוהה יותר. בעיות כמו העדרות מהעבודה, תחלופת עובדים, עצלנות וביצועים גרועים עשויים לדחוף מנהלים לשקול את פתרון עיצוב המשרה מחדש. מקרים שדווחו מראים שבעוד שהתועלת מהתפוקה אינה ודאית, ניתן בדרך כלל להשיג סיפוק משופר מהעבודה.

דוגמה

בשבדיה, בה חדשנות ניהולית היא נוהל מקובל, קבוצה במפעל להרכבת מכוניות ביצעה עבודתה באופן גרוע. לא רק האיכות וכמות התפוקה היו נמוכות, אלא אובחנו גם סימנים אחרים לחוסר סיפוק אצל העובדים בצורת נוכחות בלתי-סדירה ובעיות משמעתיות.

ההנהלה החליטה שהעיקרון שהונהג לפיו חולקה העבודה למשימות היה מאד מוגבל והביא למונוטוניות וחוסר ענין בעבודה. שמונת העובדים אורגנו מחדש כצוות כדי לבצע את כל מלאכת ההרכבה. השיטה החדשה אפשרה ענין משופר בעבודה, סיפוק מהשלמת מטלה והזדמנות לקבוצה לפטפט תוך כדי העבודה. ההתנהגות השלילית, ההיעדרויות וכו' הצטמצמו, והתפוקה עלתה במידה ניכרת.


איך ליישם

עיצוב מחדש של משרות הינו על-פי רוב נוהל המתבצע על-ידי מחלקת כוח-אדם. עם זאת, הוא מיושם בהצלחה ברמה המחלקתית בה יש הנהלה אחידה ואין צורך לחצות קווים פונקציונליים. הקווים המנחים לביצוע הם כדלהלן:

1. טכניקות. הכר את הטכניקות הזמינות למעצב המשרה מחדש:

סבב משרה. החלפת המשרות בין העובדים כדי לחסל את המונוטוניות ולהרחיב כישורים ואופקים.

הגדלת המשרה. זהו שינוי "אופקי" בו העובדים מבצעים פעולה גדולה יותר כמו מטלה מושלמת במקום מטלה מוגבלת, מונוטונית מאד ומעוטת ענין.

העשרת משרה (ע"ע). זהו שינוי "אנכי", בו העובדים מתכננים, משיגים מכשירים וחומרים, ובודקים את תפוקתם. במשרות שאינן מפעליות, המרכיבים יכולים לכלול תיכנון העבודה, החלטות לגבי נהלים, הצבת יעדים וסטנדרטים, או, במקצועות יצירתיים, הזדמנות לחדשנות. ניתן לכלול גם פיקוח עצמי וקשר עם דרגים אחרים.

2. היקף. על-פי רוב, מנהל המחלקה יכול לקחת על עצמו את עריכת הנסיונות בעיצוב מחדש של משרות באישורו של הממונה. אולם התוכנית עשויה לגרום להדים ארגוניים בין מנהלים אחרים, איגוד מקצועי (אם הוא מעורב), ובין העובדים עצמם. את אלה יש לחזות ולטפל בהם כדי שהתוצאה תהיה מוצלחת.

3. גיבוי. הדרך הטובה ביותר למנוע סיבוכים היא שהתוכנית תהיה מקובלת על הקבוצות המעורבות בה, לרבות כל רמות ההנהלה, מהבכירה ועד לזוטרה. אין להמעיט בערכה של אי- הנוחות שתיגרם לדרג המפקח מאחר ושינויים בהרגלים, סמכות ומעמד נראים מאיימים עקב חופש הפעולה המוגבר הניתן לכפיפים.

4. השתתפות. סביר ששינויים יסודיים כמו עיצוב מחדש של משרות יגרמו להתנגדות. עיצוב מוצלח מחדש מצריך בדרך כלל דיונים עם הצדדים המעונינים בנוגע ל:

* הסבר לכל הנוגעים בדבר של הסיבות לתוכנית

* שאלות של העובדים שמשרותיהם ישונו

* רעיונות ליישום התוכנית

5. מגבלות. בעוד שמבחינת ההנהלה ניתן לצפות סיבוכים פוטנציאליים בתוכנית מקיפה של עיצוב מחדש, יש לציין שאפילו תוכנית בהיקף קטן ניצבת בפני מספר סיכונים. לדוגמה, התוכנית צריכה להיות מונהגת למחלקה תחת פיקוח וניהול אחידים. וכפי שנכון לומר לגבי כל חידוש, המוראל חייב להיות מספיק גבוה כדי להבטיח את הרמה הדרושה של שיתוף פעולה. כמו כן, במידת האפשר, העובדים שמשרותיהם יעברו שינויים, אינם צריכים לכלול אנשים עקשנים שסביר שגישותיהם יפגמו במאמץ.

6. הקמה. משרה שעוצבה מחדש יכולה להיות מונהגת בשלבים או בבת-אחת במועד מוסכם. המפקחים צריכים להיות מוכנים ומתודרכים כך שיוכלו לסייע בקידום הפרויקט. שמירה על האיזון הנכון של תמיכה וחופש פעולה לכל עובד תבטיח תוצאות טובות. פיקוח-יתר עלול להפריע לתחושת החופש והאוטונומיה שהמשרה החדשה אמורה להעניק.

7. משוב. מעקב מתמשך להערכת ההתקדמות ואיתור בעיות דורש תקשורת פתוחה מחזית המשרה לאלה המנהלים את התוכנית. מאחר והעובדות עלולות להיות מעוותות, הן עקב אי-הבנה בלתי מכוונת או הצגה שלילית מכוונת של הדברים, תצפית ממקור ראשון היא רצויה. הזרימה חייבת להיות דו-סטרית: העובדים ירצו לדעת כיצד הם מתקדמים או לדון בהיבט זה או אחר של עיצוב המשרה החדש.

8. הערכה. ישיבת הערכה רשמית או בלתי-רשמית תעשה צדק עם התיכנון המקורי, תיתן לך את ההזדמנות להשוות תוצאות עם יעדים, ולהחליט האם ההתקדמות מספקת או שיש צורך בשינויים, פעוטים או גדולים.

9. שיפוט סופי. זה צריך לכלול:

יסודות. למרות שעיצוב משרות מחדש נשמע מבטיח, ההנהלה אינה צריכה לכרסם בקצהו של הקרחון ולחשוב שהגיעה לתחתיתו. עיצוב מחדש לא יצליח כל עוד הוא אינו צומח מפילוסופית חברה המניחה שאנשים מעדיפים לעבוד במשרה המענינת אותם, כי השתתפות עובדים היא דבר רצוי וכי גם העובדים צריכים להנות מרווחים כספיים, אם יש כאלה.

התפכחות. אפילו תוצאות חיוביות עשויות שלא לענות על הציפיות, הן של העובדים והן של ההנהלה הבכירה. תידרוך בשלב מוקדם צריך לשאוף לשמור על תקוות מציאותיות.

מכשולים בלתי-צפויים. לא תמיד ההצלחה מביאה תמורה. במאמר שפורסם בנושא בשבועון ניהול אמריקאי דווח על מפעל למזון לכלבים של חברת ג'נרל פודס ש"חלק מאנשי ההנהלה והעובדים הרגישו שמשרותיהם בסכנה משום שהעובדים שמשרותיהם עברו עיצוב מחדש "הגיעו לביצועים יותר מדי טובים." כפי הנראה, מנהלים צריכים לקבל הסברה והנעה כדי שהתועלת שתופק מעיצוב מחדש של משרות לא תלך לטמיון כתוצאה מהתנגדות.

השתלות. כאשר אחרים מתכוונים להעתיק תוצאות חיוביות, יש לצפות את הקשיים של חזרות מדויקות. בנהלים הכרוכים בבני אדם כמו עיצוב משרות, מספר המשתנים הוא גדול ואנשים, סביבות והנהלות שונות עלולים להציב מכשולים בדרך להעתקה. מצד שני, אין כל סיבה שמנהלים הרגישים לסביבתם שלהם לא יצליחו להשיג תוצאות זהות ואפילו טובות יותר מאלה שהושגו על-ידי אחרים.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .