לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

קביעת מדיניות

מהי מדיניות? כל דבר שמצביע על מה שיש או שאין באפשרותך לעשות במצבים מסוימים הוא מדיניות. המדיניות אינה חייבת להיות כתובה. יתכן שלא הוצהרה גם במפורש. אולם, אם ישנה הבנה ש"זו הדרך בה אנו מבצעים כאן דברים", לפנינו מדיניות.

לדוגמא, בעסק אחד עשויים לקבוע כי "משכורות החברה ידורגו ברבעון העליון של תחום המשכורות המשולמות עבור עבודות ברות-השוואה, במקומות אחרים." זו הגדרה ברורה למדי, על אף שאנשי המינהל העוסקים בשכר עשויים להסתבך בהגדרה של מהו דבר בר-השוואה ומה אינו.

בעסק אחר עשוי להיות מבנה שכר שגובש בדרך מקרית יותר. יתכן שהיתה הסכמה כללית כי החברה מוכנה לשלם מעל התעריף המקובל בשוק ולשמור על העובדים הטובים, אולם, לא הוגדר שיעור מדויק כמו הרבעון העליון ולא נכתב דבר.

לשתי חברות אלו יש מדיניות שכר. למי מהן המדיניות הטובה ביותר? יש תשובה אחת בלבד לשאלה זו והיא - המדיניות שמצליחה היא הטובה ביותר. מדיניות מוגדרת בבירור, כמעט נוקשה, של שימוש ברבעון העליון היא טובה כל עוד אנשים יודעים מהו הרבעון העליון ומנסים לעמוד בו, כמיטב יכולתם. ולוא, אין טעם במדיניות הזו. מדיניות של תשלום מעבר לתעריף הנוכחי היא טובה, כל עוד זה מה שקורה וכל עוד מדיניות זו מיושמת באופן עקבי בין משרות שונות ובין חלקים שונים של החברה.

מובן שחוסר עקביות היא הסכנה של מדיניות שאינה מוגדרת היטב, בדיוק כפי שריסון בלתי- מוצדק של שיפוט ויוזמה הוא הסכנה של מדיניות נוקשה מדי.

מדוע יש צורך במדיניות?

כאשר עומדים מול משבר או החלטה קשה, יש צורך בהדרכה. כאשר מנהלים עסק או מחלקה, חיוני להעביר לאנשים את המסר מה הם יכולים, או אינם יכולים, לעשות.

בעסק של מכירה ישירה ידריכו את הסוכנים בשטח מה באפשרותם לעשות - עליהם למכור ישירות מוצרים לעקרות בית הנמצאות בקבוצה גדולה של הכנסה בינונית. בעסק זה גם יאמרו להם מה אסור להם לעשות. מדיניות החברה איננה למכור תוך הפעלת לחצים רבים.

בחנות קמעונאית יתכן שהבעלים "יודיעו" לקונים מה הם רוצים למכור - באמצעות הנחה על מוצרים שהם רוכשים. הם גם יודיעו לקונים מה לא יעשה, למשל, שהחנות אינה רוצה להקריב את המוניטין שיצאו לה הודות לאיכות מוצריה, כדי למכור מוצרים בזול.

מה הופך מדיניות לטובה?

מדיניות טובה היא מדיניות שמצליחה. אולם, מה גורם לה להצליח? באופן כללי, מדיניות תצליח אם היא נכונה ומתאימה. אם היא אכן מוליכה אותך בכיוון שבו ביקשת ללכת. מדיניות צריכה להיות מובנת. לפיכך, עליה להיות כתובה. מסורת בעל-פה עשויה להיות כוח חזק יותר מאשר ספר כללים מעלה אבק שאיש אינו משתמש בו.

מדיניות צריכה להיות ברורה. קל יותר לומר זאת מאשר לבצע. אם תנסה לנסח את המדיניות באופן חד-משמעי לחלוטין, תזכה רק לשטף של מלים שיסיט אותך ממטרתך. או גרוע מזה, מדיניותך עלולה להפוך לך לבית-כלא במקום לנתיב שבו תלך. יש גבול למה שאתה יכול, או חייב, לומר. להלן דוגמא:

מנהלי החטיבות רשאים לקבוע מחירים עבור המוצרים שבפיקוחם, כל עוד:

א) מחירים אלו יוצרים רווח שולי התואם לתקציבים המוסכמים

ב) הנחות במחיר אינן משפיעות באופן שלילי על המחירים בחטיבות אחרות.

נראה ברור למדי, אך האם זה כך? מה משמעות המלה 'תואם'. באיזו נקודה מתחילה ה'השפעה השלילית'? בהגדרה שלפנינו יש מקום לפרשנויות שונות. אך האם זה ברור דיו? כן. מנהל המחלקה הנוגע בדבר יכול להיעזר בה כקו מנחה שעוזר לו לא לסטות מהפסים. יחד עם זאת, נשאר מעט מקום לשיקול הדעת. ברמה זו, זה מה שהמדיניות צריכה לעשות. אסור שתהפוך למיטת סדום.

למדיניות נדרשת מידה של קביעות, ולא, זו אינה מדיניות במלוא מובן המלה. אם אתה משנה מדיניות בהתמדה, אף אדם, מחוץ לארגון או בתוכו, לא ידע על מה להישען. אולם, אסור שהמדיניות תהיה נוקשה מדי ותעצור את התקדמות החברה.

כיצד לנסח מדיניות?

אינך מתעורר בוקר אחד ואומר: "בוא ננסח מדיניות." מדיניות צריכה להיות תוצאה של סדרת החלטות שנכפו עליך בעקבות אירועים או חלק מתהליך תכנון מכוון הכולל קביעת יעדים והאסטרטגיות הכלליות הנדרשות כדי להשיגם.

יש לנסח מדיניות בתגובה לצרכים: אנשים זקוקים להדרכה בשאלה מה עליהם לעשות ומה אסור להם; ניתן לממש תוכניות רק עם ברור מה הקו שיש לנקוט; בתחומים בלתי-מוכרים של קבלת החלטות, דרושות נקודות התייחסות.

יש הצדקה רבה להגדרת מדיניות בכתב. אולם, אסור שיהיה זה ספר כללים עב-כרס שאיש לא יקרא בו. הצהרת המדיניות צריכה להיות ברורה וקצרה ככל האפשר. עליך להבטיח שתגיע לאלו שצריכים ליישמה ולוודא שהם נוקטים בצעדים הדרושים כדי להבינה וליישמה.

כיצד ליישם מדיניות

אם המדיניות אינה מתאימה או שהיא מעורפלת, אזי היישום יהיה קשה. אם לא, כל שדרוש לך הוא להבטיח שעובדיך יתודרכו בקצרה לגבי הדברים שעליהם לעשות וכיצד מצפים מהם שיעשו זאת. אם ישנם תחומים הנתונים לשיקול דעתם, ציין זאת. עובדים מנוסים פחות יזדקקו להדרכה מפורשת יותר בשלב זה, כיצד לממש את שיקול הדעת שלהם. הבהר להם מהן הנסיבות בהן אתה מצפה שיבואו להתייעץ אתך.

לדוגמא, בחברה המבצעת מדיניות של "קידום מבפנים", הניסוח עשוי להישמע כך:

כל אימת שניתן, יש לאייש משרות באנשים יעילים, המצויים בתוך החברה, החברה תגייס עובדים מבחוץ, רק כאשר בתוך החברה לא נמצא מועמד מתאים.

עובד כוח אדם מנוסה ידע מה לעשות אם לדוגמא, מנהל מחלקה יסרב לשחרר עובד שלו שהגיש מועמדות למשרה פנימית בארגון והתקבל. אותו עובד כוח אדם יפנה את שימת לבו של מנהל המחלקה למדיניות החברה, אך מבלי ל"הלום" בו, ויפעיל את כל כוח השכנוע שלו, המבוסס על נסיון העבר, כדי לשכנע את המנהל לשחרר אותו אדם. לעומת זאת, במקרה של עובד כוח אדם בלתי-מנוסה, יש להזהירו מראש שבעיה זו עלולה לצוץ. יש להורות לו לא להסתמך יתר על המידה על יישום נוקשה של המדיניות. יש להדריכו להפעיל את שיקול דעתו ולהחליט האם יוכל להשפיע על אותו מנהל ולשכנעו בעדינות. אם לא, יהא עליו לפנות למנהל כוח אדם ולקבל ממנו ייעוץ כיצד לטפל במצב.

לאחר שתדרכת את עובדיך, נותר לך רק לנהל מעקב ולוודא שהמדיניות מיושמת בצורה נכונה ומתאימה. כאן ניתנת לך הזדמנות להכשיר את עובדיך, או, אם המדיניות אינה מצליחה, תוכל להמליץ על תיקונים. תוכל לברר אם מדיניות מצליחה רק אם תבדוק כיצד היא פועלת. משמעות הדבר היא שעליך לשוחח עם העובדים שיישמו אותה.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .