לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

ניתוח משרה

ניתוח משרה הוא בחינת המשרה, החלקים המרכיבים אותה והנסיבות בה היא מתבצעת. הוא מוביל לתיאור משרה הקובע את המטרה, ההיקף, החובות ותחומי האחריות של משרה. מניתוח משרה ניתן להפיק מיפרט משרה שהינו הצהרה של הכישורים, הידע ותכונות אישיות אחרות הדרושות לביצוע המשרה.

שימושים

1. גיוס ובחירת עובדים בו הניתוח מספק בסיס למיפרט של הדברים אותם מחפשת החברה.

2. הכשרה בה, באמצעי ניתוח מטלות וכישורים מפיק הניתוח מיפרט הכשרה הקובע את צרכי ההכשרה על-פיהם נערכות תוכניות ההכשרה.

3. הערכת משרה בה ניתן להשוות את תיאור המשרה ולקבל החלטות לגבי המעמד היחסי של המשרה בהיררכיה.

4. הערכת ביצועים בה תיאור המשרה הנובע מניתוח המשרה משמש לקבלת החלטה על היעדים והתקנים אליהם נושא המשרה אמור להגיע ואשר מולם יימדדו ביצועיו.

5. תיכנון ארגוני, כחלק מתהליך ניתוח הפעילות.

טכניקות לאיסוף מידע

המידע על המשרות ניתן לאיסוף על-ידי שאלונים ו/או ראיונות.

שאלונים

שאלונים, הממולאים על-ידי נושאי המשרות ומאושרים על-ידי הממונים על נושא המשרה, הם שימושיים כאשר יש לכסות מספר גדול של משרות. הם יכולים גם לחסוך זמן ראיונות על- ידי רישום מידע עובדתי טהור מראש כדי לכסות תחומים הדורשים חקירה מעמיקה יותר.

שאלונים צריכים לספק את המידע הבסיסי הבא:

* תואר המשרה של נושא המשרה.

* תוארו של הממונה על נושא המשרה.

* תוארי המשרה ומספרם של העובדים המדווחים לנושא המשרה (מומלץ לרשום מידע זה בצורת טבלה ארגונית).

* תיאור קצר (משפט או שניים) לגבי התפקיד הכולל או מטרת המשרה.

* רשימת המטלות או החובות העיקריות שעל נושא המשרה לבצע. על-פי הצורך, יפורטו גם המשאבים, הציוד והקשרים הדרושים לביצוע החובות ותדירות ביצוע המטלות.

ראיונות

כדי לקבל מושג מלא של המשרה, יש בדרך כלל צורך לראיין את נושאי המשרה ולבדוק את הממצאים עם הממונים עליהם. מטרת הראיון היא לקבל את העובדות הרלבנטיות על המשרה, תוך כיסוי של התחומים שהוזכרו למעלה בפסקאות העוסקות בשאלונים.

כדי להשיג מטרה זאת, מנתחי המשרה:

1. עובדים על-פי רצף שאלות הגיוני המסייע למרואיין לסדר את מחשבותיו בנוגע למשרה.

2. ממקדים את השיחה על הדברים שנושאי המשרה עושים בפועל.

3. מבטיחים שנושא המשרה לא יתחמק בתיאורים מעורפלים או מנופחים של עבודתו.

4. משיגים הצהרה ברורה מנושא המשרה לגבי סמכות קבלת ההחלטות שלו ומידת ההנחייה המתקבלת מהממונה עליו.

טכניקות לכתיבת תיאורי משרה

תיאורי משרה מבוססים על ניתוח משרה מפורט וצריכים להיות מתומצתים ועובדתיים ככל שניתן. הכותרות תחתן נכתב תיאור המשרה מפורטות להלן:

תואר המשרה. תואר המשרה הקיים או המוצע מציין באופן ברור ככל שניתן את הפונקציה בה מתבצעת המשרה ואת רמת המשרה בתוך פונקציה זאת.

כפיפות. תואר המשרה של המנהל או הממונה לו נושא המשרה מדווח ישירות.

סמכות. תארי המשרה של כל המשרות המדווחות ישירות לנושא המשרה.

תחומי אחריות כוללים. פרק זה מכסה באופן תמציתי ככל שניתן את המטרה הכוללת של המשרה. המטרה היא למסור בלא יותר משניים או שלושה משפטים את התמונה הרחבה של המשרה אשר תבחין בבירור בינה לבין משרות אחרות ותקבע את תפקידו של נושא המשרה.

מטלות עיקריות

הצעדים הננקטים להגדרת המטלות העיקריות של המשרה הם:

1. זיהוי ופירוט של המטלות האמורות להתבצע. אין צורך לפרט את האופן בו כל מטלה מתבצעת אלא לתת אינדיקציה מסוימת לגבי המטרה או היעד של כל מטלה.

2. ניתוח רשימת המטלות הראשונית, ובמידת האפשר, פישוט הרשימה על-ידי קיבוץ מטלות קשורות יחדיו ליצירת לא יותר מלמשל שבעה או שמונה תחומי פעילות עיקריים.

3. החלטה לגבי הסדר בו צריכות המטלות להיות מתוארות. החלופות כוללות:

* תדירות ביצוע המטלות (באופן מתמיד, מדי שעה, מדי יום, מדי שבוע, מדי חודש, לסירוגין)

* סדר כרונולוגי

* על-פי סדר חשיבותן

* תהליכי הניהול העיקריים המתבצעים, לדוגמה, קביעת יעדים, תיכנון, ארגון, תיאום, הפעלה, הכוונה והנעת עובדים ובקרה.

4. תיאור של כל מטלה עיקרית בנפרד בפיסקאות קצרות וממוספרות. התיאור יימסר במשפט אחד או שניים לכל היותר, אולם, במידת הצורך, מטלות נפרדות בתוך כל מטלה ניתנות לפירוט באופן מסודר (א, ב, ג) תחת תיאור הפעילות הכולל. משפט טיפוסי לתיאור מטלה צריך להיות בנוי כך:

* פתיחה בפועל אקטיבי כדי למנוע מלל מיותר. פעלים מנוצלים כדי להביע את האחריות בפועל כדי להמליץ, לעשות, להבטיח שמישהו אחר יעשה משהו, או לשתף פעולה עם מישהו, לדוגמה, מכין, משלים, ממליץ, מפקח, מבטיח ש-, מתאם עם.

* הצהרה של הדברים המתבצעים באופן מתומצת ככל שניתן.

* הצהרת הסיבות לביצוע: מטרת המשרה ופתיחת הדרך לקביעת מטרות או תקני ביצוע.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .