לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

טכניקת פ.ר.ט

כאשר חיל הים של ארה"ב רצה לזרז את תוכנית טילי הפולאריס, הופנה אור הזרקורים לשיטות הניהול של הפרויקט. רעיון מרכזי בשיפור היעילות היה "Pert", ראשי תיבות של "Program Evaluation and Review Technique". בעברית נהוג לכנות את הטכניקה "פ.ר.ט.", באופן בסיסי, זוהי שיטה לתיכנון ובקרת פעולות או נוהל ייצור. אמנם חיל הים האמריקאי השתמש בה לתוכנית הטילים שלו, אולם הרבה ארגונים עיסקיים מיישמים את הגישה בניהול פרויקטים ובנהלים משרדיים ומפעליים.

בעיקרו של דבר, גישת פ.ר.ט. דומה לעקרת הבית המכינה ארוחה עם הרבה מנות. היא משתמשת בכמה מבערי גז בו-זמנית. התבשילים שמצריכים את הבישול הארוך ביותר מוצבים על הכיריים ראשונים, ובישולם של כל הפריטים מסתיים באותו מועד של הארוחה.

הזדמנויות ליישום

טכניקת פ.ר.ט. יכולה להיות בעלת ערך רב בתיאום לוח-זמנים לייצור או בפרויקט בו כמה קווי פעולה מתנהלים בזמן ובמרחב. היא מסייעת במניעת חפיפות או חוסרים יקרים.

דוגמה

פ.ר.ט. יכול לטפל בפעולות הכרוכות במספרים גדולים של אנשים וכמויות גדולות של ציוד וחומרים. דוגמה פשוטה ממחישה את הנוהל הבסיסי:

המנהל יורם דולב רוצה לארגן מחדש את מתקן האיחסון. שינוי מהותי מחייב העברת הקרטונים מחדר אחד לשני. הוא מכין רשימה של הדברים שצריכים להיות מוכנים ושל הנהלים לפיהם תתבצע ההעברה:

- הכנת מלגזות

- שני עובדים לביצוע ההעברה הפיזית

- בדיקת האזור החדש כדי לוודא שהוא גדול מספיק

- העברת הקרטונים למיקום החדש

- מיון ותיוג הקרטונים

- בדיקת כמות החומר שיש להעביר

- הודעה לממונה והשגת אישור ממנו

- הערמת הקרטונים על-פי השיטה החדשה

לאחר שדולב פירט את המרכיבים הכרוכים בפעולה, הוא יכול ליישם את תוכנית פ.ר.ט.

איך ליישם

בדוגמה של העברת הקרטונים אפשר להשתמש כדי להמחיש את הצעדים הספציפיים של טכניקת פ.ר.ט.:

1. פירוט כל הדברים שיש לעשות. הרשימה בדוגמה הקודמת ממחישה צעד זה.

2. סידור העבודות ברצף. עבור על רשימת הצעדים שהכנת וסדר אותם ברצף בו הם צריכים להתבצע. ברשימה הקודמת למשל, הצעד הראשון יהיה לוודא שיש מקום באזור החדש עבור החומרים שבמחסן.

3. הערכת משך הזמן הדרוש לכל צעד. בטא את הזמן בדקות, שעות, ימים, או, אם אתה מעדיף, ציין את משך הזמן ליד כל צעד ברצף הפעולות. הרשימה החדשה תיראה כך:

א. בדיקת כמות החומרים (8 שעות)

ב. בדיקת הקיבולת באזור החדש (4 שעות)

ג. השגת מלגזה (2 שעות)

ד. זימון העובדים (1 שעות)

ה. העברת החומרים (5 שעות)

ו. מיון ותיוג (2 שעות)

ז. קבלת אישור מהממונה (5 שעות)

ח. הערמת הקרטונים (3 שעות)

4. שרטט דיאגרמת חצים. "תרשים פ.ר.ט."         הינו כלי-מפתח המראה את היחסים בין חלקי העבודה השונים. כדי לשרטט את התרשים, השתמש בחץ כדי לציין כל צעד בפעולה. אורכם של החצים אינו חשוב, אולם הכיוונים שלהם מראים כיצד צעד מסוים מתקשר ליתרת העבודה.

בנה את התרשים על-ידי הצבת שלוש שאלות לכל מרכיב ברצף:

* מה בא בדיוק לפני מרכיב זה?

* מה בא בדיוק לאחר מרכיב זה?

* אילו מרכיבים אחרים ניתנים לביצוע באותו זמן?

שים לב לדברים שהתרשים אומר לך במבט ראשון. ראשית, צעד ה', ההעברה עצמה, אינו יכול להתרחש עד להשלמת צעדים א' עד ד'. שנית, הוא מראה את ההיקף הכללי של הפעולה. שלישית, הוא מסייע לך לקבוע את הנתיב הקריטי (ע"ע).

הנתיב הקריטי הוא הסך הכולל של העבודות הארוכות ביותר. בתרשים שבדוגמה, הנתיב הקריטי מיוצג על-ידי הקו העבה. ברגע שאתה יודע מהו הנתיב הקריטי, אתה יכול לעשות כמה דברים:

להעריך את משך הזמן הכולל הדרוש לעבודה. בדוגמה שלנו, נתון זה יהיה תשע שעות.

לאתר צוארי-בקבוק. כל פעולה בנתיב הקריטי היא באופן תאורטי צואר-בקבוק. פעולות שאינן על הנתיב הקריטי (אלה נקראות נתיבים שקטים) יכולות באופן כללי להתבצע באותו זמן כמו הפעולות שבנתיב הקריטי. מאחר והן נמשכות פחות זמן, הנתיב הקריטי הוא זה המגביל את לוח-הזמנים שלך.

לזרז את לוח-הזמנים. אם אתה רוצה לקצר את משך ההשלמה, יש לך שתי אפשרויות: (1) לבצע את הצעדים בנתיבים השקטים כמה שיותר קרוב לזמן הצעדים שעל הנתיב הקריטי; או (2) לקצר את פעולות הנתיב הקריטי על-ידי הפיכתן לפעולות "דחופות", כלומר על-ידי הצבת יותר ציוד או אנשים לביצוע העבודה, מציאת שיטה יעילה יותר, וכו'.

בשימוש נבון, טכניקת פ.ר.ט. יכולה לסייע לך בקיצוץ עלויות. אתה יכול, למשל, להכין שני תרשימים חלופיים המראים שתי דרכים שונות לביצוע העבודה. השוואת שעות אדם, שעות נוספות אפשריות ומרכיבי עלות אחרים, והשוואת משך ההשלמה על-פי שיטה אחת עם משך הזמן על-פי השיטה השניה, יתנו לך נתון שיאמר לך האם יש צורך בייצור רגיל או בלוח- זמנים מיוחד מנקודת מבט כספית ושל עמידה במועדים.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .