לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

ביקורת ניהול

ביקורת ניהול היא בחינה שיטתית של המערכות, הנהלים ותהליכי הניהול של הארגון כדי לקבוע את המידה בה הם מתפקדים ביעילות בהשגת יעדי הארגון, וכדי להצביע על התחומים הטעונים שיפור. לביקורת ניהול מתייחסים לפעמים כאל ביקורת תפעול והתהליך יכול להיקרא ביקורת ניהול או ביקורת תפעול.

יש להבחין בין ביקורות ניהול לביקורות פיננסיות שהינן בדיקות המתבצעות על-ידי רואי חשבון מקצועיים כדי שיוכלו לדווח לבעלי המניות את דעתם המלאה וההוגנת שהחשבונות מסודרים ומייצגים נאמנה את המצב הכספי של החברה.

יש גם להבחין בין ביקורות ניהול לביקורות פנימיות הבודקות את הדיוק והיעילות של נהלים חשבונאיים, במיוחד אלה הקשורים לגרימת הוצאות.

אחריות לביקורת הניהול

בעוד שההנהלה הבכירה או אפילו מנהלים לא-בכירים יכולים לנהל ביקורת ניהולית, הבחינה עצמה תנוהל באופן הטוב ביותר על-ידי אדם היכול לנקוט נקודת מבט עצמאית, למשל יועץ חיצוני.

תחומי הביקורת

ביקורות ניהוליות יכולות לכסות את כל תחומי הניהול העיקריים והמערכות הביצועיות של הארגון. אולם, לפעמים, הן מתמקדות בתחומי-מפתח של יעילות ההנהלה הבכירה בהכוונת העסק ופיקוח עליו.

התחומים העיקריים שיכוסו הם:

תפיסת תפקידה של ההנהלה הבכירה. המידה בה יש להנהלה הבכירה הבנה ברורה של תפקידה והיא מבצעת אותו ביעילות.

יעדים. האם הם מתאימים או לא, מוגדרים בבירור ומובנים.

תוכניות. המידה בה התוכניות נשקלות, מציאותיות או הרפתקניות והאם הן מבוצעות.

ארגון. המידה בה הארגון תורם להשגת היעדים והמידה בה המבנה הוא הגיוני ומקל על תהליכי התקשורת, התיאום והבקרה.

ניהול. עוצמותיו וחולשותיו של הצוות הניהולי, המידה בה מנהלים מבינים את יעדיהם, יש להם תחושת מטרה והם מחויבים להשגת המטרות והסטנדרטים, איכות האמצעים המוקדשים להמשכיות ופיתוח ההנהלה.

כספים. עוצמתו של בסיס החברה הפיננסי, המידה בה מושגות מטרות פיננסיות, המסקנות המושגות מבחינת מגמות היחסים הכספיים (במיוחד אלה המטפלים בתשואה על ההון, נזילות, מלאי ותקורות), בקרת המזומנים וההון החוזר ויעילות נהלי התיקצוב והבקרה.

חדשנות. מידת החדשנות הקיימת ויעילותה במניעת קיפאון וקידום יעדי החברה.

שיווק. החשיבות המיוחסת לתפיסה שמטרת העסק היא ליצור ולשמור על לקוח, וכי כדי לעשות זאת, העסק חייב לייצר ולספק סחורות ושירותים שאנשים רוצים ומעריכים במחירים המהווים ערך טוב עבורם בהשוואה למה שהם יכולים להשיג במקומות אחרים.

תפעול. היעילות בה פעולות הייצור וההפצה מתוכננות ומבוקרות והמלאי מנוהל, רמות האיכות והשירות ללקוח שהושגו, המידה בה רמות פריון גבוהות יותר מושגות על-ידי מיכון, אוטומציה וניהול יעיל יותר; המידה בה קיימים נהלים בזבזניים וחוסר-יעילות.

מדע הניהול. השימוש בחקר ביצועים ובטכניקות כמותיות אחרות להגברת היעילות בה פעולות החברה מתוכננות ומבוקרות.

טכנולוגית מידע. היעילות והאפקטיביות של מחשבים וטכנולוגיות מידע אחרות בעיבוד מידע ואספקת נתונים הדרושים להנהלה.

ניהול משאבי אנוש. יכולתה של החברה למשוך, לשמור ולהמריץ את איכות וכמות העובדים הדרושים לה.

יחסי עבודה. המידה בה היחסים עם האיגודים המקצועיים מתנהלים למישרין, עם מינימום של עוינות, אבל באופן שאינו גורם לחברה להתפשר יותר ממה שהיא צריכה להתפשר.

אקלים ארגוני. המידה בה יש עדויות לשיתוף פעולה ואמון בין מנהלים ואלה העובדים עבורם.

סגנון הניהול. התאמתו של סגנון הניהול הננקט על-ידי ההנהלה הבכירה, תוך התייחסות ספציפית לאמצעים המוקדשים למנהיגות ברורה ותחושת כיוון מפותחת היטב תוך נכונות לתקשר עם כל הדרגים ולהקשיב למה שיש לאנשים לומר.

בקרה. יעילות נהלי הבקרה במדידת תוצאות כנגד תקציבים ומטרות, זיהוי שונויות והצבעה על התחומים הטעונים שיפור.

טכניקות

הטכניקות העיקריות לביקורת ניהול הן:

1. רשימות ביקורת. אלה הם הכלים העיקריים בהם נעזרים מבקרי ההנהלה. כאשר הן בנויות היטב, רשימות ביקורת מבטיחות גישה שיטתית לזיהוי חולשות. יש רשימות ביקורת סטנדרטיות, אולם עדיף להכין רשימה כזאת על-פי צרכי החברה המסוימת, אם כי גם רשימה כזאת יכולה להתבסס על רשימות אחרות קיימות. להלן תמצית מרשימת ביקורת טיפוסית לביקורת ארגונית:

פעילויות

* האם מתבצעות כל הפעילויות הדרושות להשגת היעדים?

* האם מתבצעות פעילויות בלתי-נחוצות?

* האם יש חפיפה בפעילויות שהיה ניתן למנוע?

* האם הבסיס לפיו סווגו הפעילויות נראה הגיוני במובן שהפונקציות קשורות זו לזו ומקל על התיאום הדרוש?

* האם הבסיס לפיו סווגו הפעילויות יוצר בעיות תחומיות המעכבות תקשורת, מקשות על עיסקאות או מאפשרות הזנחה של פעילויות נחוצות מאחר והן אינן ממוקמות בקבוצה הנכונה?

2. נהלים או תרשימי זרימה. באלה משתמשים כדי לזהות את רצף הארועים כדי להבטיח שהוא הגיוני וכי הפעילויות הנחוצות מטופלות. המצב בפועל נבדק מול תרשים הזרימה התאורטי כדי לחשוף פערים. "מעקב ביקורתי" העוקב לאחור אחר עיסקאות או נוהל אישורים מהנקודה המסיימת כאשר ההוצאה מאושרת ועד לנקודת ההתחלה של התהליך המוביל להוצאה, היא צורה מיוחדת של תרשים זרימה בה משתמשים על-ידי מבקרים פיננסיים או פנימיים.

3. בחינה קריטית. טכניקות אלו, כפי שמשתמשים בהן בחקר שיטות, מבוססות על העיקרון של הטלת ספק בהנחות. הן מתחילות על-ידי הטלת ספק בעצם קיומה של הפעילות: האם הפעילות הזאת צריכה בכלל להתבצע? אם התשובה חיובית, השלב הבא הוא חקירה מעמיקה יותר של דרכים (כלומר, פחות יקרות, מהירות או יעילות יותר) לביצוע הפעילות. השאלות הראשוניות הנשאלות בניהול בחינה קריטית הן:

* מה נעשה? מדוע לעשות זאת?

* כיצד זה נעשה? מדוע לעשות זאת כך?

* היכן זה נעשה? מדוע לעשות זאת כאן?

* מתי זה נעשה? מדוע לעשות זאת במועד זה?

* מי עושה זאת? מדוע דוקא אדם זה?

4. אבטחת איכות. טכניקות אלו משתמשות בצופנים של תקני אבטחת איכות כאמצעי לאימות שהמערכות הניהולית אכן משיגות את רמת הביצועים והאיכות הנדרשת. התקנים מתפרסמים על-ידי גופים ציבוריים.

5. ניתוח יחסים. בטכניקה זאת, (ע"ע ניתוח יחסים), משתמשים כדי לנתח מגמות בביצועים ולהשוות את התוצאות עם המטרות או עם מה שהושג בחברות בנות-השוואה (השוואה בין- חברות).

תועלות

ביקורת ניהולית מנתחת באופן שיטתי את העדויות האוביקטיביות ומציגה חוות-דעת עצמאית על יעילות המערכות הניהוליות של החברה, נהליה ושיטותיה, ועל ביצועיו הכוללים של המפעל. היא תוקפת את השאננות ומספקת להנהלה הבכירה את הפרספקטיבה הדרושה לה כדי לאתר חולשות וליישם שיפורים.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .