לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

משמעת בקרב העובדים

עובדים ממושמעים מרצון עומדים בתקני העבודה וממלאים אחר הכללים במקום העבודה. הם יודעים מה מצפים מהם ומצייתים מרצון. עובדים חשים בנוח כחלק מכוח עבודה ממושמע שבו הציפיות ברורות, ניתן לחזות את ההתנהגות והממונים הם הוגנים ועקביים בהתייחסותם לעובדים. ברור שעובדים נהנים מפיתוח כוח עבודה ממושמע. בארגון כזה ישנן פחות בעיות ביצוע והתנהגות; המורל גבוה וכך גם פריון העבודה; שיעור הפיטורים מצטמצם, עם כל העלויות הכספיות והפסיכולוגיות הקשורות לפיטורין.

בעוד שלמלה משמעת יש משמעות שלילית, כוח עבודה ממושמע הוא נכס ארגוני. בדוק שנית את גישתך ביחס למשמעת העובדים וחתור למשמעת מתקנת ולאו דווקא מענישה. פיתוח משמעת בקרב העובדים משמעה הכשרה, אימון ועיצוב העובדים כדי להציג התנהגות מתאימה במקום העבודה. ואכן, ההנהלה אחראית לפיתוח עובדים ממושמעים. מערכת אפקטיבית וצודקת של משמעת בקרב העובדים צריכה לכלול מערך ערכים ברור, מכלול פעולות מתקדמות למקרה של הפרת הכללים, מנהלי עבודה מיומנים והבנת נהלי התיעוד, אילוצים משפטיים וזכות העובדים לערעור.

העברת כללי העבודה לידיעת העובדים

אם מצפים מעובדים לעמוד בתקנים שהציב הארגון להתנהגות ולביצוע, הם חייבים להכיר את התקנים. אירוני לומר כי בארגונים אחדים עובדים לומדים כי כלל קיים רק כאשר הם מקבלים עונש על הפרת הכלל! לא תוכל להניח שהם מכירים את הכללים. ניתן למנוע בעיות רבות אם מביאים לידיעת העובדים כללים, מדיניות ותקנות, שעל פיהם יש לעבוד.

כל עובד חדש צריך לקבל ספר הדרכה הכולל, בין השאר, את הכללים שעליו למלא. יש להסביר לו את הכללים, את הסיבות לקביעתם ואת התוצאות שיהיו להפרת הכללים. עליך להיות מסוגל להסביר את תקנות מקום העבודה לעובדים חדשים וותיקים יותר. בקיצור, לא צריכות להיות הפתעות בנוגע להתנהגות הנדרשת מהעובד. אם תיתן לעובד הצהרה כתובה של ציפיות בדבר התנהגות, תסביר את הכללים ותענה על שאלות העובדים בנוגע לכללים, תסייע להגשמת ציפיות הארגון. מרבית העובדים מתנהגים בהיגיון ויסכימו ברצון לציית לכללים, אם ידעו מהם. כאשר תבהיר את הכללים לא תאלץ להסכים לבורות כתירוץ להפרת הכלל.

הצהרות מדיניות בנוגע להתנהגות הולמת כוללת לעתים קרובות דרישות מסוימות בנושאי נוכחות, ניצול חופשות, איחורים, עזיבת מקום העבודה ללא התר, היצמדות לשעות העבודה, מבקרים ללא אישור, אי-ציות, צריכת אלכוהול או שימוש בסמים, מריבות, התנהגות מפריעה, תקנות בטיחות, עישון, גניבה או הריסת רכוש, חבלה, אי עמידה בתקני ביצוע תפקידים וזיוף רשומות. יש לכלול את כל הכללים הרלבנטיים וההגיוניים. בכל תחום, צריך להיות הסבר של מה הציפיות, מה מהווה הפרה של כלל ומה תהיה הפעולה המשמעתית שתינקט עם כל הפרה רצופה של הכלל.

לדוגמא, כיצד מגדירים איחור? האם איחור נחשב אחרי דקה, חמש דקות או עשר דקות? איזו פעולה תינקט בפעם הראשונה בה אחר העובד? בפעם השנייה והשלישית? ישנן הצהרות אודות התנהגות העובד שהן מפורטות דין מהבחינות הבאות: הגדרת מהי הפרת כללים וחומרת ההפרה וכן כימות ההפרה מבחינת הפעולה המשמעתית המסוימת שתינקט.

קביעת משמעת הדרגתית

משמעת הדרגתית היא סידרה של פעולות משמעתיות בדרגת חומרה העולה בד בבד עם התדירות או החומרה של הפרת הכלל. שיטה של משמעת הדרגתית נותנת לעובד זמן למכביר וסיוע לתיקון התנהגותו. היא הופכת למערכת ענישה רק לאחר יישום גישות שונות לתיקון וכאשר העובד מסרב עדיין לציית לכלל. מערכת משמעת הדרגתית מרחיבה את התקשורת בינך ובין העובדים ומבטיחה יחס הוגן לעובד. באופן דומה, משמעת הדרגתית מסייעת לך לפתור בעיות, להחזיק בעובדים ולפתח את התיעוד הדרוש כדי להצדיק החלטות בתחום כוח אדם.

בדרך כלל, רצף פעולות המשמעת במערכת משמעת הדרגתית כולל: שיחת ייעוץ, אזהרה בעל-פה, אזהרה בכתב, נזיפה, השעייה ופיטורין. המשמעות היא שבמקרים של עבירות פעוטות או ראשונות, הממונה הישיר מתחיל בייעוץ ומדריך את העובד, כדי לסייע לו בשינוי התנהגותו הבעייתית. במקרים רבים הדבר מצליח והעובד מתאים את התנהגותו לכללי מקום העבודה. אולם, אם הבעיה המסוימת נמשכת, הממונה עובר לשלב הבא ברצף המשמעתי - אזהרה בעל-פה. כאן אתה מציין שהעובד לא תיקן את הבעיה, חוזר על השינוי המסוים הדרוש ומזהיר את העובד שאי-ציות יביא לפעולה משמעתית חמורה יותר. לבסוף, יש לשמור על רישום בכתב של אותה פעולת גומלין.

אם ההתנהגות השלילית ממשיכה או אם ההפרה ההתחלתית היתה חמורה, השלב הבא בתהליך המשמעת ההדרגתי הוא אזהרה בכתב. כאן העובד מקבל הצהרה בכתב בדבר הפרת הכלל, השינוי הרצוי בהתנהגות והפעולה הבאה במקרה של אי-ציות. העובד מקבל עותק, אתה שומר עותק ועותק שלישי מתויק בתיקו של העובד.

נזיפה היא הודעה רשמית מצד דרג ניהולי גבוה יותר, כגון, מנהל מחלקה. כאן, העובד מקבל הודעה בכתב בדבר הבעיה והשינוי הרצוי בהתנהגות וכן אזהרה כי הוא מסתכן בפיטורין אם הבעיה לא תתוקן.

אם הבעיה מתמידה יתכן ותידרש השעייה. כלומר, העובד ישוחרר ממטלות העבודה לתקופה מסוימת, ללא תשלום. העובד מקבל הודעה בכתב על ההשעיה, באישור מנהל המחלקה. גם הממונה הישיר והמנהל מקבלים הודעה זו ועותק ממנה מתויק בתיקו של העובד. בנקודה זו, מודיעים לעובד בכתב כי השלב הבא של אי-ציות יהיה פיטורין.

אם פיטורין אכן ידרשו כשלב הסופי בתהליך המשמעת ההדרגתית, על המנהל להיצמד למספר כללים מנחים בתחום כוח האדם ומבחינה משפטית, כדי לבצע את הפיטורין.

מערכת המשמעת ההדרגתית היא הוגנת מבחינה זו שהיא מעודדת את מנהלי העבודה והמנהלים לעבוד יחד עם העובדים כדי לסייע להם בתיקון בעיותיהם. היא מעניקה לעובדים מספיק הזדמנויות כדי לשנות התנהגות בעייתית ונותנת להם מספיק אזהרות בדבר פעולות המשמעת הצפויות. ואכן, במערכת זו, ישנם לפחות חמישה אירועי תקשורת בהם מתריעים בפני העובד על קיום הבעיה. המעסיק צובר רישומים מקיפים ויכול להראות סיבה הוגנת לפיטורין.

הכשרת מנהלי עבודה בשיטות של משמעת מתקנת

המפתח לפיתוח כוח עבודה ממושמע הוא מנהל העבודה, שמנהל את מרבית המגעים עם העובדים והוא הראשון בקו הסמכות במבנה הארגוני. מנהל העבודה הוא האדם המודע להפרת הכלל והוא מנהל את הצעדים ברצף המשמעת ההדרגתית. הדרך שבה מנהל העבודה מטפל בבעיות משפיעה על רצונו של העובד לתקן את דרכיו. כדי ששיטת המשמעת ההדרגתית תהיה אפקטיבית, יש צורך במנהלי עבודה מיומנים היטב. על ההנהלה מוטלת אחריות לפתח את כישורי מנהלי העבודה בתחום משמעת העובדים.

1. מנהלי עבודה צריכים לעזור. ראה את תפקידך כתפקיד של שיתוף פעולה עם עובדים ולאו דווקא אנטגוניזם כלפיהם. המטרה היא לסייע להם לתקן התנהגות בעייתית. אם תבחין בבעיה מבעוד מועד ותביא זאת מייד לתשומת לבו של העובד, תשפר את הסיכויים לפתור את הבעיה. מנהלי עבודה אפקטיביים נוהגים באופן ישיר ומחזירים משוב. הם מאמנים את העובדים לקראת שיפור. שני הצדדים מפיקים תועלת מתיקון בעיות ביצוע או התנהגות. העובד אינו מאוים יותר. הוא מרגיש בטוח יותר במקום העבודה והוא יותר פרודוקטיבי. אתה כבר לא מטריח עצמך לטפל בבעיה ויכול להקדיש זמנך למשימות אחרות.

2. מנהלי עבודה צריכים להיות אוביקטיביים. חשוב לראות התנהגות של העובד בצורה בלתי- משוחדת. היצמד לעובדות ושקול הסבר שמציע העובד לבעיה. במקרים אחדים, הפרת הכלל נובעת מאי-הבנה, נסיבות שאינן ניתנות לתיקון, או התנהגות ללא כוונה מאחוריה. אל תיחפז להסיק מסקנות ואל תניח לגישתך כלפי העובד להשפיע על ראיית המצב.

3. מנהלי עבודה צריכים להפגין התנהגות עקבית. אותה התנהגות צריכה לזכות לאותה תגובה ואין זה משנה מי הפר את הכלל. הפגנת יחס עדיף היא דרך בטוחה להרוס את מורל העובד ולחשוף עצמך לתביעה משפטית. עובדים הופכים מבולבלים ונוטרים טינה כאשר המשמעת מיושמת בצורה של איפה ואיפה. התוצאה של הפרת כלל מסוים צריכה להיות ברורה וניתנת לחיזוי ברחבי הארגון.

4. מנהלי עבודה צריכים להצטיין בתקשורת. עליך להיות מיומן במתן משוב, בתרגול לשיפור ביצועים, העלאת שאלות והקשבה. עליך להיות מסוגל להישאר שלוו ולהימנע מעמדה מתגוננת כאשר אתה עוסק בהתנהגות רגשית של כפיפים. עבוד בשיתוף פעולה עם עובדים כדי להניעם להשתפר ובו-זמנית, הבהר להם את ההשלכות של אי-ציות לכללי הארגון.

פיתוח תיעוד מתאים

ניהול רישומים בצורה יסודית הוא מרכיב חשוב במערכת אפקטיבית של עידוד משמעת. רישומים בכתב מסייעים לשמירה על האוביקטיביות וכדי להגן על זכויות המעסיקים והעובדים. הם מונעים בעיות של זיכרון ועיוות מידע. כל אימת שאתה משוחח עם עובד אודות בעית ביצוע או התנהגות, תעד את השיחה. מרכיבי הדיון שעליך לתעד, כוללים:

מהות הפרת הכלל או בעית הביצוע. ציין את הכלל המסוים או תקן הביצוע ובמה התנהגות העובד היתה רחוקה מהציפיות. כל אימת שאפשר, השתמש במושגים מכומתים.

תאריך הבעיה, זמנה ומיקומה. מתי והיכן התרחש האירוע הבעייתי?

אופי השיחה עם העובד אודות הבעיה. ציין מה אמרת לעובד אודות בעית הביצוע או ההתנהגות.

אופי תגובת העובד להזכרת הבעיה. האם העובד הסכים שקיימת בעיה? אלו הנמקות ניתנו לקיומה? מה נאמר במהלך השיחה?

תאריך השיחה אודות הבעיה, זמנה ומיקומה. מתי והיכן התרחשה שיחת המשמעת בינך ובין כפיפך?

מהות הסכמה כלשהי שהושגה. מה הבטיח העובד לעשות בעתיד? מה אתה הבטחת לעשות בעתיד? מה ציינת שיהיה השלב הבא בתוצאות אי הציות. האם ציינת מסגרות זמן לשינוי התנהגותי?

טון השיחה. האם אווירת הדיון היא הגיונית, רגשית, מקצועית, עוינת, או מתגוננת? האם הכפיף בכה, צעק או איים?

בנוסף לרישום תכנים אלו, הקפד על תהליך שמירת התיעוד. תעד את המקרה מיד לאחר שארע. ההיזכרות היא המדויקת ביותר בנקודה זו. גם השהייה של מספר שעות עלולה לגרום לאיבוד מידע יקר.

בנהלך רשומות כתובות, עליך להיות אוביקטיבי ככל האפשר. רשום עובדות בלבד והתנהגות שנצפתה בבירור. הימנע מאיזכור מניעים, הנחות או רושם אישי לגבי העובד. אם אינך מחבב את העובד או אם השיחה נערכת באווירה לוהטת, יקשה לשמור על אוביקטיביות. יחד עם זאת, כדי שהתיעוד יהיה מהימן, עליו להיות עובדתי ולא רגשי.

חשוב לתעד את הביצועים וההתנהגות של כל העובדים, חיוביים ושליליים כאחד. רישום בעיות של כפיף אחד והתעלמות מבעיותיו של אחר, כמוה כאפלייה. ניהול רשומות בצורה סלקטיבית נתפסת כ"בניית תיק" נגד עובד מסוים, במקום להניח לעובדות לדבר בעד עצמן. ניהול תיעוד לגבי כל עובדיך (בין אם טוב או רע), דורש אמנם זמן אך הוא מאפשר לך לגבש הערכות אוביקטיביות לגביהם.

אילוצים משפטיים

מעסיקים צריכים להיות מודעים לקובץ החוקים בדבר משמעת של עובדים ולהעסיק מומחים המכירים הנחיות חוק שיצאו לאחרונה, והנוגעות להחלטות בנושא כוח אדם. בנוסף, יש להסתייע ביועץ משפטי לצורך ייעוץ וייצוג בתחומים של ניהול רשומות כוח אדם, משמעת ופיטורין. מקורות של מידע כתוב בנושא עשויים לסייע, אולם, אין הם באים להחליף כוח אדם מומחה או סיוע משפטי.

ישנן שפע הגבלות המשפיעות על פעולות שבאפשרותך לנקוט בנושא משמעת העובדים ופיטורין. אחדות מהן כוללות חוקי מדינה, הסכמים עם איגודים מקצועיים, תקנות השירות הציבורי, חוקים נגד אפלייה, תקדימים משפטיים וכללים בספר ההנחיות לעובד. עליך לוודא שנוהלי משמעת ופעולות בנושא זה, החל מהאירוע הבעייתי הראשון ועד לפעולות פיטורין, יבוצעו בכפוף לתקנות שונות אלו.

זכויות הערעור

במקום שבו קיימת מערכת של משמעת עובדים, חייבת להיות גם מערכת ערעורים כדי להגן על זכויות העובד. באמצעות ערעור יכול עובד המאמין כי ננקטו נגדו צעדים משמעתיים ללא הצדקה, להשמיע את טיעוניו. ישנן דרכים רבות לאפשר לעובדים זכות ערעור. יש ארגונים המקימים צוותי תיווך. בפגישות הצוותים הללו העובדים וההנהלה מקשיבים לעובדות של מקרה משמעת ולאחר מכן שופטים את הגינותו וההיצמדות לנוהלי הארגון. בהסכמים עם האיגודים המקצועיים מצויינים נהלי הקובלנה שיכולים עובדים לנקוט, אם הם סבורים שצעדי המשמעת כלפיהם לא היו מוצדקים. מועצות בשירות הציבורי, נהלי בוררות ושימוע בבית משפט, הם מנגנונים נוספים העומדים לרשות העובד, כדי לערער על צעדים משמעתיים.

בכל תהליך ערעור, עליך להיות מוכן להשיב על השאלות הבאות בנוגע לתהליך המשמעת כלפי העובד:

האם כלל ההעסקה או תקן הביצוע היו הגיוניים? הכלל המקורי יבחן לעומק, כחלק מבדיקת תלונת העובד. עובד אינו יכול להיות אחראי לכללים, תקנים או נהלים, אם אלו בלתי- הגיוניים או מזיקים.

האם העובד היה מודע לכלל או לתקן? עובד אינו יכול להיות אחראי לכלל שלא הכיר. מחובתך לספק לו חומר כתוב אודות כללים ותקני ביצוע, להסביר כללים אלו ולהבטיח שהעובד יבין את ההשלכות של אי-ציות להם.

האם הפרת הכלל הובאה לידיעת העובד במועד ובאופן מפורש? משמעות הדבר שהיית צריך לציין דרכים בהן העובד יכל לפתור את הבעיה, לסייע לעובד בפתרונה ולהקצות לו זמן מספיק לשינוי.

האם ננקטה שיטת המשמעת ההדרגתית? העובד צריך לקבל אזהרות אחדות במהלך הזמן, כאשר בכל פעם הפעולה המשמעתית חריפה יותר.

האם פעולות המשמעת תאמו את העבירה? אופי פעולת המשמעת צריך לעלות בקנה אחד עם חומרת הבעיה או תדירותה.

האם הכלל או התקן יושמו באופן עקבי לגבי כל העובדים? יש להבהיר כי הפעולה המשמעתית לא בוצעה כנגד עובד מסוים זה.

האם קיים תיעוד יסודי, אוביקטיבי ומשכנע, שיוכיח כי העובד ביצע עבירה וכי נהלי המשמעת ננקטו כהלכה?

תיעוד הוא המפתח לתשובה על כל השאלות לעיל.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .