לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

קליטת עובד חדש

יש חברות המשקיעות מאמצים רבים בגיוס עובדים מתאימים למשרות ובחירתם, אך לאחר מכן הן הורסות את כל התכנון הקפדני הזה בכך שאינן מכוונות את העובד בתפקיד החדש. רבים העובדים החדשים שערכו הכרה עם תפקידם רק באמצעות הדרכה קצרה, סיור קצר באתר והערה על כך שעמיתיהם בעבודה יסייעו להם כאשר יתעוררו שאלות בעתיד. בעקבות זאת, הימים הראשונים בתפקיד הם רצופי מתחים, חוסר וודאות, מבוכה, ספקות, טינה ופסימיזם בנוגע להצלחה העתידית במשרה. התחלה גרועה זו עלולה לחלחל ולהשפיע בטווח הארוך על השקפת העובד בנוגע לתפקיד ולחברה.

תחת זאת, תוכנית אפקטיבית של הארגון צריכה להקל על כניסת העובד לארגון, לחגוג את היחסים החדשים בין מעסיק ועובד ולספק מידע החיוני לתפקוד יצרני בארגון. ישיבות אורינטציה נראות אולי כבזבוז זמן כיוון שהעובד אינו עובד למעשה, אולם, מחויבות להכוונת העובד בעבודתו החדשה תשתלם בסופו של דבר. תחלופת העובדים תקטן והדבר תורם להנעה רבה יותר, פריון עבודה גבוה יותר ועובדים נאמנים.

עובדים חדשים צריכים לקבל הכוונה משני סוגים: אורינטציה בארגון וביחידת העבודה והתפקיד. כל אחד משלים את האחר ותורם לתוכנית הכוונה מקיפה לעובד החדש. להלן דיון במטרות ובמרכיבים של כל סוג הכוונה.

הכוונה בארגון

מטרת מידע זה היא לערוך לעובדים חדשים הכרות עם הארגון - מבנהו, משימתו, השקפתו ויעדיו. כמו כן, עובדים חדשים צריכים ללמוד מה אחריותם כלפי הארגון ומה אחריות הארגון כלפיהם. היבט זה של ההכוונה מעניק לעובדים תחושה של זהות ארגונית. הנושאים המסוימים של הכוונה ארגונית יכללו:

1. תולדות החברה. ספר על ייסוד החברה, התקדמותה, הישגיה, דמויות מפתח, והדרך שעברה עד למעמד הנוכחי. הדבר מסייע לעובדים החדשים לראות את התמונה הכוללת ולחוש גאווה על השתייכותם לחברה.

2. אופי הענף או המקצוע. הסבר כיצד הארגון משתלב בתמונה הכוללת של הענף או המקצוע המסוימים. מה היו ההתפתחויות החשובות בתעשייה זו? מהן המגמות השולטות כעת ומשפיעות על חברתך? כך ילמדו העובדים על הכוחות והאילוצים המשפיעים על הארגון ויוכלו לקבל הסבר לדרך פעולתה הנוכחית של החברה.

3. הפילוסופיה הארגונית, משימתה ומבנה. העובדים החדשים ילמדו מהם העקרונות המנחים את הארגון. מהם ערכיו ומהו מייצג. לאחר מכן, יסבירו להם מדוע הארגון קיים. מהי מטרתו העיקרית. יש לתת לעובדים מושג על אודות מבנה הארגון. מהן החטיבות או היחידות בחברה? הבנת התרשים הארגוני תסייע לעובדים חדשים להבין כיצד הם משתלבים במבנה החברה. בשלב זה אין להכביר בפרטים. חשוב שלא להעמיס עודף מידע על עובדים חדשים. לעומת זאת, אל להם להרגיש כאילו הם עובדים בחלל ריק. מבוא על אודות הפילוסופיה של החברה, משימתה ומבנה מעניקים תחושה של זהות, מסייעים להזדהות עם ערכי החברה ויוצרים תחושת גאווה ואמון בארגון.

4. הטבות במקום העבודה. יש להביא לידיעת העובדים את ההטבות השונות שנותן הארגון, כגון ביטוח רפואי, ביטוח מנהלים, חופשת מחלה, חופשות, חגים, תוכניות פרישה, חינוך והכשרה מקצועית וטיפול בילדים. אין צורך להסביר את כל המרכיבים של הטבות אלו כדי שלא להעמיס עודף מידע על העובדים. אולם, על עובדים חדשים לדעת מהן אפשרויות ההטבה שלהם.

5. מדיניות ארגונית ונהלים. אלו הם כללים כלליים בנוגע לתפקודי החברה. לדוגמא, יש לנסח הצהרות בנוגע לנושאים הבאים: היעדר אפלייה במקום עבודה והזדמנויות תעסוקה שווה, תקני ביצוע ותהליכי הערכה, נהלי בטחון ובטיחות וכל תקן שהוא הנוגע להעלאות שכר וקידום. אל תשכח שישיבת ההכוונה היא רק מבוא. בנקודה זו בלתי-אפשרי להסביר את כל הכללים והתקנות. אולם, עובדים חדשים צריכים לקבל מושג לגבי מה נחשב להתנהגות מקובלת במקום העבודה.

6. סיור במתקני הארגון והכרת אנשי מפתח. חשוב שעובדים חדשים יראו כיצד פועל הארגון, ילמדו להתמצא במתקניו ויוכלו לקשר שמות עם פניהם של אנשי מפתח. יש ללוותם לכל המחלקות ולתת הסבר קצר בנוגע לתפקיד כל מחלקה והקשרים ביניהן. בסיור יש להראות לעובד מקומות כגון: חדרי שירותים, חדר אוכל, מזנון, מכונות למכירת כריכים ומשקאות ואזורים אחרים הנוגעים לו, כגון, חדר התעמלות, תאים אישיים או מתקני בריאות וטיפול בילדים. חשוב שמנהלי מחלקות שונות יקדמו בברכה עובדים חדשים.

משך ההכוונה והיקפה תלוי בגודל הארגון ובמורכבותו. בחברה קטנה ניתן להעביר את כל המידע במספר שעות. בחברה גדולה, הכרת הארגון עשויה להימשך אפילו שבוע שלם. למידע זה יש לצרף חומר כתוב, כל אימת שניתן. בדרך כלל, מדריכים לעובד כוללים מידע על תולדות החברה, השקפתה, משימתה, מבנה, מדיניות, מנהלים והטבות. מחלקת כוח אדם צריכה לספק חוברות אודות ההטבות השונות ולהפיץ חומר הסברי על מדיניות החברה, מפות להתמצאות במתקניה ומדריכים ארגוניים.

יש לזכור, כמות המידע המועמס על עובדים בישיבות ההכרות עם הארגון עלולות להכביד עליהם. חומר כתוב לקריאה בבית או לעיון בשלב מאוחר יותר עשוי להקל על תחושת עומס המידע. לא כל המידע הארגוני נוגע לעובד החדש ביומו הראשון בעבודה. הוא מעוניין יותר לדעת מהן המטלות השגרתיות של התפקיד. יחד עם זאת, מידע כללי על הארגון יוצר מסגרת לביצוע העבודה ויעניין יותר את העובדים, אחרי מספר ימים בארגון. לפיכך, חשוב שהעובד יקבל חומר כתוב לעיון ויתאפשר לו להעלות שאלות במהלך ישיבת ההכוונה הרשמית ואחריה.

הכרות עם המחלקה ועם התפקיד

לאחר שערכו הכרות עם הארגון, הגיע העת לערוך לעובדים הכרות עם יחידת העבודה המסוימת ומטלות התפקיד. ישיבה זו תיערך ביחידת העבודה עצמה ותנוהל על ידי עובד במחלקה. הנושאים בהם ידונו בישיבת ההכוונה המחלקתית כוללים:

1. משימת המחלקה ויחסה לארגון. מהם תחומי האחריות של המחלקה? מה תפקידה ומה היחס בין תפקיד זה ובין המשימה הכוללת של הארגון? העובד החדש צריך ללמוד מהן פעולות היחידה לטווח קצר ולטווח ארוך וכיצד העבודה זורמת ליחידת עבודה זו וממנה. חשוב להסביר כיצד העבודה ביחידה זו מושפעת מזו המבוצעת ביחידות אחרות ומשפיעה עליה.

2. מבנה המחלקה. מי אחראי על מחלקה זו? מי ממונה על מי? יש להבהיר לעובדים חדשים למי הם כפופים. אם מדובר בעובדים ממונים עליהם לדעת מי כפיפיהם.

3. ציוד וחומרים הדרושים לעבודה. האדם העורך את ההכרות עם המחלקה יסביר לעובד החדש היכן תחנת עבודתו או משרדו. הוא ידריכו היכן להשיג חומרים, כלים או ציוד הדרושים לביצוע התפקיד; מערכת הטלפונים; ומדיניות בנוגע לשימוש בציוד משרדי או כיצד להיעזר בעובדי המזכירות בארגון.

4. תאור התפקיד ותקני ביצוע. עובדים צריכים לדעת בדיוק למה הם אחראיים. מה מצפים מהם שיבצעו בתפקיד החדש? כיצד יבצעו את מטלות התפקיד? מהם תקני הביצוע המקובלים? על פי אלו אמות מידה יבחנו את ביצועיהם בתפקיד? במהלך ההכוונה במחלקה, יש להראות להם כיצד העבודה מתבצעת בשטח. יתכן שיש לאפשר להם לצפות בעובדים אחרים במהלך עבודתם או לבצע את העבודה, תוך הדרכה ומעקב. יש לספק לעובדים מידע על קדימויות במקום העבודה. יש לעודד עובדים לשאול שאלות והממונים צריכים לתת להם משוב מספק. אחת השיטות להדריך עובד חדש בתפקידו היא להצמיד אליו חבר לעבודה או מתרגל. אלו יכשירו אותו באתר העבודה, לתקופה מוגבלת. יש להתייחס לתפקיד זה ברצינות והיקפו רחב בהרבה מסידרת שאלות ותשובות המתנהלת לעתים קרובות בין עובדים וותיקים ובין חדשים. מובן שעמית זה יהיה אדם בעל ביצועים מעולים בעבודה וכישורים כמורה או מדריך.

5. שעות העבודה. בישיבות ההכוונה של המחלקה עובדים חדשים צריכים ללמוד מהן הציפיות לגבי שעות העבודה: מתי מתחילה העבודה ומתי היא מסתיימת. הפסקות צהריים וקפה, שעות נוספות וכן ימי מחלה וחופשות.

6. מדיניות המחלקה. עובדים חדשים צריכים להכיר את הכללים הנהוגים ביחידת העבודה לגבי לבוש, עישון, שיחות אישיות, מבקרים ונהלי משמעת וקובלנה. יש להדריכם בנוגע לנורמות ההתנהגות המקובלות והבלתי-מקובלות ביחידת העבודה.

ההכוונה במחלקה אינה פעילות כה מובחנת כמו ההכוונה הארגונית. יתכן כי הימים הראשונים ביחידת העבודה יוקדשו להתמצאות במחלקה ובתפקיד, או, יתכן שתהליך זה יתפרס על פני שבועות אחדים. לא תמיד ברור היכן מסתיים תהליך ההתמצאות והיכן מתחיל התרגול המתמשך בביצוע העבודה.

בתוך מידע ההכוונה יש לשלב נסיונות לקליטת העובדים החדשים ויצירת קשרים עמם. שיחות בענייני חולין, על דברים שאינם קשורים לעבודה, עשויות להפיג את המתח בימים הראשונים לעבודה. במהלך תקופת הקליטה, יש להזמין עובדים חדשים לארוחות צהריים. בקיצור, במהלך הימים הראשונים בתפקיד עליהם לחוש כי הם במעמד מיוחד ומתקבלים בברכה. ככל שעובדים וותיקים ירבו לפרוש חסותם על עובדים חדשים, כך תגדל מידת ההצלחה של תוכנית ההכוונה הרשמית של הארגון.

כללי "עשה" ו"אל תעשה" בהכוונת עובדים חדשים

1. אל תזניח את נושא ההכוונה של עובדים חדשים. אל תניח לעובדים החדשים לשקוע או להיות עצמאים בשטח. אינך מודע לכל תחומי חוסר הוודאות בהם נתקל העובד החדש. אל תערוך לו הכוונה מקרית או מזורזת. הקדש זמן מספיק להכרות עם החברה ועם התפקיד. הדבר יצמצם מידע שגוי ושגיאות בתפקיד ויתרום לסיפוק רב יותר של העובד ופריון גבוה יותר.

2. המשך במעקב אחרי ההכוונה. אל לך לחשוב כי עובד חדש מתאקלם במקום אחרי מספר ימים או שבועות. בשלב מאוחר יותר, ספק לו מידע מפורט אודות מדיניות החברה, נהליה וההטבות לעובד. קבע מועד למספר ישיבות משוב בנוגע לביצועי העובד. תן לעובד שפע הזדמנויות להעלות שאלות, גם אחרי מספר חודשים בתפקיד.

3. הפוך את ההכוונה למשהו מלהיב. כיוון שכך העובד עורך הכרות עם החברה והתפקיד, הרושם הראשון צריך להיות חיובי. אל תערוך הכרות זאת באמצעות זרם בלתי פוסק של מידע עובדתי. ישיבות הכוונה קבוצתיות לכל העובדים החדשים ברחבי הארגון יכולות להשרות על התהליך אווירה של התלהבות. אירועים חברתיים, משולבים עם אופנים שונים של מסירת מידע, ישאירו רושם חיובי שיישאר חרות בזכרונו של העובד. עליך לדאוג לדברים הבאים: נואמים דינמיים, דיונים עירניים, סיורים פרודוקטיביים ומנחים מסייעים וידידותיים. בעקבות ההכוונה העובד החדש צריך להיות מרוצה מכך שהצטרף לארגון ולצפות בהתלהבות לתחילת העבודה בפועל.

4. אל תדכדך עובדים חדשים. לכל ארגון יש בעיות, חסרונות ועובדים בעייתיים. הכוונה אינה הזמן המתאים לחשוף את העובדים החדשים לבעיות או להעיר הערות מזלזלות בנוגע לחברה או מישהו מאנשיה. לא רחוק היום בו יתוודעו העובדים החדשים למציאות. לעובד החדש יש מספיק מידע ל"עכל" גם מבלי לשמוע רכילות.

5. ערוך ישיבות הכוונה לעובדים לפי נושאי העניין. מידע על תולדות החברה, השקפתה ושליחותה נוגעים לכל הדרגים. אולם, חלק נכבד מהמידע וכן טון ישיבות ההכוונה ישתנה בהתאם למעמד העובד. מנהלי עבודה ומנהלים בכירים יתעניינו יותר במבנה הארגון, הזדמנויות להכשרה מקצועית ונושאים של קידום קריירה. מידע על מדיניות, כללים ונהלי משמעת עשוי להשתנות בהתאם לקבוצות העובדים. מובן שגם ההטבות שונות. במקום להדריך עובדים שונים יחד, מוטב להתאים את ההדרכה לצרכים המסוימים של כל קבוצה.

6. עודד עובדים למשוב בשאלת אפקטיביות ההכוונה. עובדים חדשים יספקו למנחי ההכוונה משוב על אפקטיביות ישיבות ההכוונה, הארגוניות והמחלקתיות. המשתתפים יציינו באיזו מידה מולאו צורכיהם והם קיבלו תשובה על שאלות, במהלך תקופת ההכוונה. מידע זה שיתקבל מהעובדים ישמש לצורך שינויים עתידיים בהכוונה.

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .