לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

עוזר למנהל

מושג "העוזר למנהל" נוצר בעולם הניהול האמריקאי בשנות ה50- וה60-, התיחכום הגובר של ההנהלות הביא ליצירת מושג ה"עוזר" כדי למלא את החלל בין האחריות הניהולית ליכולת הביצועית. משרת העוזר שונה מזאת של המזכירה הבכירה בדגש. למרות שלעתים קרובות עבודתה של המזכירה כרוכה באחריות רבה, עיקר העבודה הינו עדיין משימות מזכירותיות ופקידותיות. עבודתו של העוזר היא רחבה ומגוונת יותר.

האימרה של מומחה הניהול האמריקאי, פיטר דרוקר, שמנהלים הם טובים רק במידה שמזכירותיהם מסייעות להם להיות כאלו, היא נכונה עוד יותר במקרה של העוזר. במאמר על עוזרים, אומר דרוקר שעוזרים אינם רק תוספת לבוס אלא גם הכפלה של האפקטיביות של הבוס. הציר עליו תלויות התועלות הוא יכולתו של המנהל לתאם את יחסי העבודה.

הזדמנויות ליישום

אנו יוצאים מתוך הנחה שעדיין אין לך עוזר אישי. אם כן, פרק זה יוכל לסייע לך בבדיקת הנהלים הקיימים. מנהלים ללא עוזרים, בעלי עומס עבודה גדול ותקציב אישי נדיב יחסית צריכים לשקול את היתרונות של צירוף עוזר לצוות העובדים. וכל עובד השואף למשרה ניהולית ויכול להפיק תועלת מתקופת התמחות, צריך לשקול את התועלות של עבודה במשרת עוזר אישי.

דוגמה

בואו נראה מה יכול להשתבש ביחסים בין מנהל ועוזרו. הדוגמה תסייע בהמחשת גמישות היחסים.

עבודתו של המנהל בנימין מור מופרעת על-ידי עוזרו האישי, מיכאל שרף: "האם אתה רוצה שארד למשרדו של הגזבר ואבדוק את הנתונים של השבוע האחרון?" מור מדכא את כעסו ואומר, "כן" ותוהה מדוע חשב אי-פעם ששרף יהיה עוזר טוב. לא ברור לו בדיוק באיזו נקודה היחסים נכשלו, אבל הוא מודע היטב לתוצאות. שרף לא הסתגל לתפקידו. חודשיים לאחר שהתחיל הוא עדיין שואל שאלות לגבי נהלים שהיה צריך ללמוד כבר לפני שבועות, מתקשה בעבודה עם מחלקות אחרות, אינו מקובל על שאר העובדים, ומוסיף לעומס העבודה של מור במקום להפחית ממנו.

איך ליישם

עבודת צוות של בוס ועוזרו היא המפתח לתועלות. להלן הצעדים שיסייעו לך לגייס ולהכשיר עוזר אישי לשביעות רצון שניכם:

1. חשוב על עבודתו של העוזר. למד את עבודתך שלך, תוכנה והשלכותיה. ואז, על נייר או באופן מופשט, פרט את תחומי האחריות האפשריים של העוזר ומצה מהם את המשימות המסוימות שיוטלו עליו.

2. המחש לעצמך את הצוות בפעולה. שקול את כל הפרטים, החל ממיקומו הפיזי של העוזר במונחי משרד וציוד וכלה במשימות שאתה רוצה שהוא יבצע.

3. בנה פרופיל משרה. אין דבר כזה כמו עוזר "אידאלי". אתה חייב לפרט לעצמך את התכונות האישיות שיענו על צרכיך. לדוגמה, אם העוזר שלך יידרש לקבל על עצמו חובות שאתה ביצעת בעבר ולסייע לך בישיבות וארועים, האדם שתבחר חייב להיות בעל טאקט, גינונים חברתיים ומסוגל ליצור תקשורת יעילה עם אחרים. מצד שני, אם אתה מחפש פותר בעיות, חוקר ומחבר דוחו"ת, התכונות החשובות יהיו אינטליגנציה, יצירתיות וכשרון כתיבה.

4. גייס ובדוק. לאחר שפרטת את הכישורים ועברת על נהלי גיוס העובדים. עליך למצוא מועמד שישביע את רצונך. במובן מסוים אתה מחפש אדם לשתי משרות; ביצוע מטלות שקבעת ואדם שיוכל להסתדר איתך. התכונה האחרונה קשה מאד לחיזוי מאחר והיא תלויה ב"כימיה", המילה המרגיזה הזאת המגדירה את אותו משהו שיוצר זיקה. במידת האפשר, נסה לקבל עוזר לתקופת נסיון. תקופת מבחן של שלושה עד שישה חודשים תסייע לך להעריך את העוזר ותאפשר לו או לה לשקול את סיכויי הקביעות.

אם יש תקופת נסיון, גש למשימה בכל ליבך. אם לא תהיה אופטימי ותסתמך על בטחונו העצמי של העוזר, אתה תפגום ביכולתו לבצע.

5. כמה סמכות? זוהי שאלת-מפתח. מנהל בכיר אחד אומר, "יש מנהלים שרוצים עוזרים "שיודעים למלא הוראות". זה טוב, אולם פעולת "המערכת" דורשת מהבוס להיות כל הזמן ליד ההגה. אני מעדיף מישהו בעל יכולת ויוזמה שיוכל להחליף אותי במגבלות סבירות ולשחרר אותי לענינים חשובים יותר."

6. תקשורת פתוחה. הנהגה חופשית ויחסי קח ותן מסייעים ביצירת יחסים טובים. זכור, הכשרתו של העוזר אינה מסתיימת לעולם מאחר והן המנהל והן עוזרו ממשיכים לצמוח ולהשתנות. זה מחייב זרם דו-סטרי של שאלות ותשובות.

7. סגנון עבודה. מנהל אחר, בעל נסיון בעבודה עם "עוזרים", אומר, "חייבת להיות התאמה בין שיטות-הפעולה של שני האנשים. אין זה אומר שהעוזר יפתח את אותם ערכים והתנהגות כמו הבוס. גם זה עשוי להתרחש, אבל העוזר צריך להשלים את הבוס, ולמעשה למלא את החלל ביכולתו של השני".

8. יחסים אישיים. וולטר מונדייל, בכהונתו כסגן-נשיא ארה"ב בתקופת ג'ימי קרטר, ראה את תפקידו כמקביל למשרת "עוזר". בנאום שנשא באוניברסיטת מינסוטה, דן מונדייל במהות של תפקיד סגן הנשיא, ובמיוחד בקרבה המיוחדת בין הבוס ועוזרו:

"היחסים אישיים מאד. הם מבוססים על צורך מקצועי אבל משגשגים בהיבט האישי. כל סגן נשיא השואף למלא תפקיד פעיל ומועיל חייב לזכות בבטחון ובאמון מצד הנשיא."

9. נאמנות. שוחח עם מנהלים על עוזריהם, ובמוקדם או במאוחר תעלה המילה "נאמנות". ההשקפה הרווחת היא שנאמנות למנהל היא חיונית. מנהל אחד אומר, "ללא ספק, אם יש לך עוזר שאינו מחוייב לך ולמשרה, ההסדר לא יעבוד. והוא גם עלול להפריע."

10גורלו של העוזר האישי. יש אוניברסיטאות בארה"ב הנוהגות להחליף את עוזרו של נשיא האוניברסיטה מדי שנה. זוהי תקופת זמן מספקת להכשרה לעוזר ולעזרה לנשיא. בסוף השנה, העוזר, בעל כישורים משופרים ואופקים רחבים יותר, יכול להגיש את מועמדותו למשרה גבוהה יותר במבנה הארגוני. על-פי רוב הוא גם זוכה בה.