לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה 

צוות מנהל-מזכירה

יעילותו של כל מנהל מושפעת במידה רבה מיעילותה של המזכירה שלו. בחירה נכונה של מזכירה יעילה ובניית צוות יעיל של מנהל/מזכירה הינם מרכיבים חשובים בתיפקודו של המנהל.

יחסי המנהל-מזכירה הם ייחודיים מאחר והם כרוכים בשני אנשים ייחודיים. עם זאת, קיימים מספר כללים בסיסיים:

1. שכור לפי ההתאמה. כאשר אתה עומד לשכור או לבחור את המזכירה שלך, אתה ניצב בפני בעית הערכה. אתה שופט את המועמדת על סמך מספר נקודות חשובות: כישורי העבודה, הופעה, אינטליגנציה, נסיון, השכלה, ידע בתחום הפעילות המסוים שלך, וכן הלאה.

גורם שאינו מופיע בדרך כלל תחת הכותרת התאמה הוא איך יצליח השילוב בין שניכם. שילוב כזה הוא חיוני לעבודת צוות טובה. בעיקרון עדיף למנהל הממוצע לשכור אדם בעל כישורים קצת פחות טובים אבל אחד שאיתו יוכל להסתדר היטב.

האם הכוונה היא שאתה נותן עדיפות לנטיות האישיות שלך? ללא ספק!

אל תבין זאת לא נכון. גישה זו אינה מומלצת לקבלת עובדים בדרך כלל. אם אתה הוא מנהל החברה המחפש מנהל שיווק, העדפה אישית משוחדת אינה צריכה להוות גורם בבחירה שלך.

מזכירה היא משהו מיוחד. באופן רגיל, המנהל נמצא יותר זמן עם מזכירתו מאשר עם אישתו - ואנחנו מדברים על יחסי עבודה נורמליים.

במחזמר הידוע "איך להצליח בעסקים מבלי להתאמץ", אומרים השחקנים לקהל בשלב מסוים ש"מזכירה אינה צעצוע". אמנם כך. אבל המזכירה היא סמל מעמד חיוני. אתה נשפט על פי היעילות של המזכירה שלך, הופעתה והתנהגותה. טיפוס מגונדר מדי היושב לפני דלתו של המנהל מעניק אוירה של קלות דעת. מצד שני, מזכירה בעלת הופעה נאה, מכובדת ויעילה מסמלת אדם בעל עמדה וראוי לשבח.

לאמיתו של דבר, אתה חי עם מזכירתך באזור מצומצם. "אם אתה רוצה להכיר אדם, עבוד איתו" אומר הפתגם העתיק. כאשר מדברים על מזכירה, המשפט הזה מקבל עוצמה כפולה. רק מעט אנשים הם גיבורים בכל מצב. אם עקיבא הוא האדם הנחמד ביותר בעולם עם מזכירתו, רוב הסיכויים הם שזה בגלל שהיא יודעת עליו הכול ומחבבת אותו כמו שהוא.

2. נסה להבין. זהו סיפור ישן, אבל למרבה הפליאה הוא קורה שוב, ושוב ושוב: המנהל הצעיר, בטוח ודינמי, נכנס למשרדו בסערה. "בוקר טוב, אביגיל," הוא אומר ומתיישב לעבוד. ככל שחולפות השעות הוא שם לב שמשהו לא בסדר עם המזכירה שלו. הוא מצלצל אליה כדי לתת לה כמה הוראות של הרגע האחרון לפני שייצא לארוחת צהריים. אין תשובה. בתחושה לא נוחה הוא יוצא ממשרדו לחדר המזכירה. הוא מוצא את אביגיל בוכה ומתייפחת על שולחנה.

הוא ממהר אליה. "מה קרה, אביגיל?" הוא שואל.

היא מגמגמת מבין הדמעות " כולם שלחו לי כרטיס ברכה או אמרו לי מזל טוב ליום הולדתי, וממך לא שמעתי אפילו מילה אחת..."

לא תוכל להימנע מכך: עליך להקדיש מחשבה למזכירה העובדת איתך. עליך לגלות איזה סוג של אדם היא. מהם הדברים המענינים אותה, איזה חיים היא מנהלת מחוץ למשרד, מיהם החברים שלה בעבודה.

ועליך לגלות את כל הדברים האלה בפשטות ובטקט, מבלי לחטט או להיות אישי מדי. במידת הצורך, רשום לך את תאריך יום ההולדת של המזכירה (תוכל להשיג זאת במחלקת כוח אדם); את התאריך בו התחילה לעבוד אצלך (יש חברות בהן חוגגים את יום הכניסה לחברה ולא את יום ההולדת); זכור את שמות בני משפחתה - בן זוג, הורים, אחים, אחיות. רשום את הנתונים החשובים האלה בלוח השנה החדש שקיבלת בתחילת השנה כדי שלא יהיה לך אותו נסיון עגום כמו לבוס של אביגיל. מה המטרה של כל זה? כדי לשלוח כרטיס ברכה או לצאת לארוחת צהרים לכבוד המאורע. מה שחשוב הוא המחווה, לא ההוצאה.

3. תן למזכירתך "זכות הצבעה". יש תחומים בהם אתה צריך לנהוג באופן אוטוקרטי. אתה נותן הוראות ישירות; אינך מוכן לשמוע שום שאלה בנוגע לדברים שאתה רוצה שייעשו או לדרך בה ייעשו. אולם תחומים אלה מוגבלים יחסית. נסה לשלב את מזכירתך בתמונה ככל האפשר. עודד אותה להעלות הצעות ורעיונות הקשורים לתחום פעילותה וכישוריה; לדוגמה, תיכנון שיטת התיוק של מכתביך או רישום ההוצאות המחלקתיות - אם לעסק אין שיטת רישום אחידה. אחרי הכול, המזכירה שלך היא זאת שתשתמש בחומר. יותר מכך: במקרים בהם ברור שזה התחום שלך אבל אתה מעונין לשמוע דעה נוספת, נסה את מזכירתך.

מקרה לדוגמה: אשר יעקובי הוא ראש מחלקת הגבייה בחנות כל בו גדולה. מעת לעת הוא צריך לשלוח מכתבים ללקוחות שלא פרעו חוב גדל והולך. המכתבים שהוא מקבל מהם כתשובה לבקשת התשלום שלו קשים לעתים לפיענוח. הוא קורא למזכירה שלו:

חנה, תקראי את המכתב הזה ותגידי לי למה לדעתך גב' x באמת מתכוונת כשהיא אומרת שהיא תשלם בזמן הקרוב. האם היא סתם מנסה לדחות אותנו?"

שני הקצוות. ההחלטה עד כמה להסתמך על דעה נוספת תלויה בשני גורמים - אתה והמזכירה שלך. אם אתה יכול להתייעץ מבלי לוותר על עמדתך, אם ההתייעצות אינה מובילה לתפיסה מעוותת של חשיבות עצמית, כי אז ככל שתתייעץ יותר כך ייטב, בגדר ההגיוני.

יש להישמר מפני שני דברים:

תלות יתר. אל תפגום ביעילות שלך על ידי שימוש בעוזר שלך כמשענת. מנהל אחד תיאר את מצוקתו:

"המזכירה הקודמת שלי היתה אישה מבריקה ורבת יכולת עם צורך בכוח. היא התחילה להעלות הצעות, ואחר כך המלצות, ולאחר זמן מה היא התחילה לתפוס את מקומי במרבית ההחלטות השגרתיות שלי. בסופו של דבר הבנתי שהכנסתי את עצמי למצב בו לא עשיתי שום צעד מבלי להתייעץ עם גברת זאבי. כל זה היה באשמתי, אבל אני הגעתי להתמוטטות עצבים ונאלצתי להעביר אותה למחלקה אחרת."

חוסר עיקביות. לא מומלץ בדרך כלל להציב גבולות מוגדרים וקשיחים לגבי פעילות העבודה. מצד שני, עוד יותר גרוע ל"טרטר" את המזכירה בהתנהגות בלתי עיקבית. "לפני כמה רגעים היתה פה אישה", מסביר מנהל כוח אדם, "והיא היתה מאד מבולבלת. הבוס שלה כל הזמן שינה את ההתנהגות שלו איתה. שבוע אחד הוא נתן לה יד חופשית כמעט לגמרי ובשבוע השני הוא השאיר את כל העבודה לעצמו. היא כבר פשוט לא ידעה מה הולך."

אולי אין צורך לרשום זאת בכתב, אבל בהחלט כדאי לגבש דעה החלטית לגבי הנהלים שאתה מציב בידי מזכירתך, אלה שאתה שומר לעצמך, ואלה שבאמצע לגביהם אתה מתייעץ עם מזכירתך לפני שאתה נוקט בפעולה.

4. השאר את הרגשות מחוץ לתחום. אנחנו לא מדברים על רומן או פרשת אהבים. אולם נטיה להיות ידידותי מדי או להפוך את היחסים לחברתיים תחבל ביעילות של מזכירתך עבורך.

בספרו "לשרוד בעולם הניהול", מציין צ'סטר בורגר: "כל מה שצריך הוא צליל קולך או המבט שבעיניך כדי להתוות את הקו שאותו אין לחצות ביחסים בינך לבין מזכירתך... המזכירה שלך צריכה תמיד לדעת שהיא העובדת שלך ולא אחת ממכרותיך, ולא חשוב עד כמה אתה ידידותי."

5. גשר, לא מחסום. מרילין פרנץ' מציינת בספרה "עסקים בארה"ב", שמזכירה עשויה לעזור או לחבל בתקשורת של הבוס שלה עם גורמים מחוץ לחברה ובתוכה.

ללא ספק, אחד מתפקידיה החשובים של המזכירה הוא לסנן את השיחות והפונים. מאחר והיא קרובה יותר ממך לקבוצת העבודה, היא זו השומרת על קשר עם התפתחויות שבמקרה אחר לא היו מגיעות אליך.

אולם כדי שמזכירתך תשמש ככלי עזר לתקשורת קונסטרוקטיבית, עליך לספק הוראות והנחיות לגבי האנשים שאתה מעונין לראות או לאו. שים לב שמזכירתך לא תקבל על עצמה תפקיד של "מלשין". קיים גבול דק החוצץ בין הדברים שמזכירתך מספרת לך "מהשטח" לבין שאיבת מידע יותר ממה שהיא מוכנה לספר.

6. הזנת האגו. אתה רוצה לשבח ולעודד את העוזר שלך מבלי לנפח יותר מדי את תחושת החשיבות העצמית.

כאשר מזכירתך פועלת עבורך, אתה תרצה לתת לה גיבוי. משמעותו של דבר היא גם לא להעביר את הכדור אליה. אל תטיל את האשמה לכשלונותיך על העוזרת שלך. מכתב ששכחת להכתיב לא מתרצים ב"המזכירה שלי שכחה לשלוח אותו". יותר מכך, אם נעשתה טעות, נקוט בתגובה סבירה. כאשר אתה חייב למתוח ביקורת, וודא שאתה פועל לפי הכלל "ביקורת על ההתנהגות ולא על האדם" והקפד שהביקורת שלך תהיה מתונה ככל שהמצב מאפשר.

הסרת מכשולים בדרך ליחסים טובים

ההתנהגות העלולה לפגום יותר מכל ביחסים בין המנהל למזכירתו היא הזנחה: אי אמירת "בוקר טוב" או "שלום", אי הבחנה במחוות קטנים. הזנחה כזאת עלולה לגרום למידה רבה של אי-שביעות רצון בעבודה. ישנם שלושה הסברים להצטברות מקרים כאלה של שיפוט לקוי מצידו של המנהל:

1. חוסר מחשבה. תחת הלחץ הכבד של חיי המנהל, קל לשכוח מחוות קטנים. כאשר המנהל טרוד במחשבות על מסע הפרסום החדש, הוא עשוי לחשוב על מזכירתו כעל מכונת עבודה שמצפים ממנה לספק שירות ולא לקבל שירות.

2. קשיחות. יש מנהלים אשר כאשר הם ממורמרים או ציניים, נוקטים בעמדה ש"אנשים אלה מקבלים משכורת כדי לעשות את העבודה שלהם. הם צריכים לעשות את העבודה ואם זה לא מוצא חן בעיניהם הם יכולים לעזוב. ממני הם לא יקבלו חיבוקים וליטופים." על פי רוב המזכירה שנפגעה כבר מהעדר תשומת לב והתייחסות מספקת היא זו שתיראה קרירות כפגיעה אישית.

3. העדר תקשורת. "אני לא מפחדת מעבודה קשה", אומרת מזכירתו של מנהל בבנק. "אבל מה שאני לא סובלת היא תחושה של העדר קשר מוחלט עם הבוס שלי."

יש מזכירות האומרות שחוסר קשר עם הבוס שלהן מפריע להן יותר מגסות או יחס תקיף במיוחד. חוסר קשר נובע מהעדר היכולת או הרצון מצידו של המנהל ליצור את הקשר. זהו סיכון ניהולי ופסיכולוגי גם יחד.

"הבוס שלי פשוט מסרב לעדכן אותי בנוגע לתוכניות שלו" מתלוננת עוזרת מנהל מותשת במשרד פרסום. "המצב כבר החמיר כל כך עד שאיני יודעת היום אם מחר הוא יהיה במשרד. יכול להיות שהוא נסע לירושלים להיפגש עם לקוח. מה אני אמורה לעשות? אין פלא שבסוף היום אני ממש מתמוטטת."

ההיבט החיובי של "הסרת מכשולים" קשור בכל המרכיבים של יחסי עבודה טובים: תחושת חברות, כבוד הדדי, תקשורת פתוחה, ותשומת לב נעימה לאדם המתבטאת אפילו בכרטיס ברכה לראש השנה או בהזמנה לארוחה ביום ההולדת - דברים הממחישים את הערכתך.


 כיצד יכולה המזכירה שלך לעזור

לורד מאנקרופט, ההומוריסט הבריטי אמר פעם, "מאושר האדם שיש לו אישה שאומרת לו מה לעשות ומזכירה שתעשה זאת."

אתה אולי דוקא לא מבצע את עבודתך על פי הקוים המנחים של רעייתך, אבל אין ספק שהמזכירה שלך היא גורם חשוב בביצוע המשימות השוטפות. הדרך בה תכשיר אותה יכולה ליצור הבדל משמעותי בהקלת הלחצים והמתחים של האחריות המוטלת עליך.

להלן מספר קוים מנחים לניצול המירבי של עבודת המזכירות בהתבסס על נסיונו של מנהל בכיר שהתפרסם בחברה בזכות הנאמנות והיעילות של מזכירותיו:

1. שתף אותה בדאגות שלך - וגם בתקוות. כאשר המזכירה שלך מודעת לדאגות שלך, היא יכולה לקזז חלק מהחרדה שלך. איננו מדברים על מתן ניחומים למנהל המוטרד אלא על עוזר המכיר את הבעיה והגורמים לה. אתה זוכה בתחושת בטחון מסוימת כאשר אתה יודע שיש אדם עימו אתה יכול לדון בבעיות ולזרוק רעיונות ופתרונות. עם זאת, עליך לשמור על איזון בין שיתוף המזכירה בצרות שלך לבין תקוות נעימות שיש לך מעבודת המחלקה, צמיחתה ועתידה.

2. תן למזכירתך לטפל במשימות שאינך אוהב ואשר היא יכולה לבצע. הכוונה אינה להטלת כל "העבודה המלוכלכת" על המזכירה. לדוגמה, אם עליך לפטר את אחת העובדות במחלקה, איש לא יעשה זאת במקומך. אבל קיימות גם הרבה בעיות מרגיזות בהן יכולה המזכירה לטפל ביתר טקט מאשר הבוס. לדוגמה, אחת מהעובדות במחלקה עומדת להתחתן. איזו מתנת נישואין תקנה לה? המזכירה יכולה לא רק לדון בנושא בחשאיות עם העובדת או ידידיה הקרובים, אלא גם לצאת ולקנות את המתנה המתאימה.

או נאמר שיש לך בעיה עם שיתוף הפעולה מצידו של אחד העובדים הכפוף למנהל אחר. אינך רוצה להגיש תלונה רשמית על אותו עובד. אם למזכירה שלך יש יחסים טובים עם אותו עובד, היא תוכל לשמש כשליח של רצון טוב ולפעול לשיפור היחסים ביניכם.

3. תן למזכירתך לסנן מטרידים ומבזבזי זמן. לכל מנהל יש רגעים מטרידים. אנשים נחמדים ופטפטנים הנכנסים למשרד רק כדי לשאול מה הענינים ונשארים שעה תמימה. עובדים שפיתחו תלות יתר בך ומחפשים כתף לבכות עליה ומאמצים אותך כאב ריגשי שלהם. לפעמים העומס עובר למזכירתך המהווה מעין תחליף שלך. ואז צריכה המזכירה להקשיב ולדון בנושאים אישיים במיוחד - החל מחיי הנישואין וכלה בחמות הרגזנית. יש גם אנשי מכירות, אוספי תרומות, נציגים של ארגונים קהילתיים שונים, ולכולם יש לתת מידה מסוימת של תשומת לב וזמן. סינון הפונים הוא תפקיד חיוני של המזכירה שלך. אבל עליך לוודא שתפקיד עדין זה מתבצע ביעילות וברגישות.

יחסי הציבור שלך וגם היעילות שלך עומדים למבחן בנקודה זאת. לעולם אין לשכוח לכבד את האדם הניצב בפתח דלת המשרד שלך ויש לחזור ולשנן זאת גם למזכירה. כמעט בכל המקרים, המנהל הוא זה הנותן את הרמז. מזכירה יהירה ורגזנית הפורשת "שטיח אדום" לפני האנשים החשובים ומפנה את גבה לאלה שאינם אמורים להביא תועלת, לוקחת למעשה את השליטה מהבוס.

אפילו יותר מהוראות, הגישה שלך היא שתקבע את סגנון הסינון בו תנקוט המזכירה. אם אתה מראה בהתנהגותך שאיש מכירות הוא בעל מקצוע הראוי להערכה, אפילו הוא מנסה למכור לך משהו שאינך זקוק לו בכלל, גם המזכירה שלך תהיה אדיבה כאשר היא תאמר לו שאינך פנוי.

למה עליך לצפות ולמה אינך צריך לצפות מהמזכירה

"זה היה מראה נורא," מספר מנהל אחד. "נכנסתי למשרדו של המנהל הזה וראיתי את המזכירה שלו מעסה את גבו וכתפיו, "כאילו" כדי להרפות אותו..."

מנהל המתנהג כמו שליט רב עוצמה אינו נראה טוב בעיני עמיתיו. עם זאת, יש שירותים נוספים חוץ ממסז' שהמזכירה יכולה להעניק בהתאם לרצונה.

הקפה של הבוקר הוא סוג מקובל של שירות כזה. כאשר גם יש לך אורח - משפט כמו "תשתה משהו, אדון כהן?" תורם לאוירת עבודה רגועה. גם ארוחת צהרים קלה במשרד מתאימה במקרה כזה.

קניות אישיות - מתנה לאישה, לילדים, לחבר לעסקים, יכולים להעשות בטוב טעם גדול יותר מזה של המנהל וגם להוריד משימה נוספת מסדר היום שלו. יש לשמור על טעם טוב גם בסוג זה של שירות.

שירותים אישיים קטנים נוספים תלויים באופי המדויק של היחסים ובאופיו של האדם. באופן כללי, לא כדאי לבקש שירותים שהמזכירה לא תרצה להעניק. לדוגמה, מנהל אחד כמעט וגרם למשבר כאשר ביקש ממזכירתו להחזיר לחנות חפץ שנרכש על ידי אישתו. אותה מזכירה שנאה "להחזיר דברים" ולמרות שבאופן כללי לא היה אכפת לה "לעשות טובה לבוס", היא התנגדה לרעיון של ניצול שירותיה האישיים באופן זה.

 

 

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .