לדף הראשי

אומנות הניהול

 

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

האצלת סמכויות ומשימות

לא תוכל לעשות הכול בכוחות עצמך. לכן עליך להאציל תפקידים. במבט ראשון האצלה נראית דבר פשוט. עליך רק לומר למישהו מה עליו לעשות ולאחר מכן תן לו לבצע זאת. אך זה לא הכול.

יתכן שברצונך להעביר לכפיף הכול, מלבד מה שאינו מסוגל לבצע. אולם, לאחר מכן לא תוכל לסגת. העברת למי שהוא אחר את ביצוע את העבודה, אולם לא העברת לו את האחריות לכך. מבחינת הממונים עליך אתה תמיד אחראי על מעשי הכפופים לך. לפיכך, כפי שנאמר לעתים קרובות, אין באפשרותך להאציל אחריות.

האצלת תפקידים היא דבר קשה, ואולי אף הקשה ביותר שמנהל חייב לעשות. הבעיה היא להגיע לאיזון בין מידה רבה מדי של האצלה ובין מידה מעטה מדי וכן איזון בין יתר פיקוח או חסר בפיקוח. כאשר אתה מטיל משימה על מישהו עליך להבטיח שהיא אכן תבוצע. עליך לעשות זאת מבלי שתעמוד לו על הראש, תבזבז את זמנו ותפריע. מלבד הנחיה ופיקוח דרוש גם אמון.

 

 

יתרונות ההאצלה

* אתה משתחרר ממשימות שגרתיות ופחות קריטיות

* אתה מתפנה לבצע עבודה חשובה יותר - תכנון, ארגון, הנעה ובקרה

* יכולת הניהול שלך משתפרת

* האצלה מצמצמת עיכובים בקבלת החלטות - כל עוד מאצילים סמכות קרוב לנקודת הפעולה

* היא מאפשרת קבלת החלטות ברמה בה מכירים את הפרטים

* היא מפתחת את יכולת העובדים לקבל החלטות, לבצע דברים וליטול אחריות.

מתי להאציל

עליך להאציל כאשר:

* יש לך יותר עבודה מכפי שאתה מסוגל לבצע בעצמך, בצורה יעילה.

* אין באפשרותך להקדיש מספיק זמן למשימות העומדות אצלך בדרגת עדיפות

* ברצונך לפתח את הכפיף שלך

* הכפיף שלך מסוגל לבצע את העבודה בצורה נאותה.

כיצד להאציל

כאשר אתה מאציל עליך להחליט:

* מה להאציל

* למי ברצונך להאציל - בחר מי יבצע את העבודה

* כיצד לדווח לכפיף שלך או לתדרכו - בעת מסירת העבודה

* כיצד תנחה את הכפיף ותפתחו

* כיצד תעקוב אחר ביצועיו.

מה להאציל

אתה מאציל משימות שאינך חייב לבצע בעצמך. אין זאת אומרת שאתה רק נפטר ממשימות קשות, מעייפות או בלתי-מתגמלות. גם אינך מנסה לעשות לעצמך חיים קלים. למעשה, האצלה תקשה עליך, אך הגמול יהיה גדול יותר.

ברור שתאציל משימות שגרתיות החוזרות על עצמן שאיש אינו מצפה שתבצע בעצמך - כל עוד תשתמש בצורה יעילה בזמן שהרווחת.

תוכל גם להאציל עבודות הדורשות מומחיות לבעלי הכישורים והידע לבצען. לא תוכל לבצע הכול בעצמך. כמו כן אין מצפים ממך שתדע הכול. עליך לדעת כיצד לבחור מומחים ולנצלם. לא תהיה כל בעיה כל עוד תבהיר מה אתה מצפה מהמומחים ותבקש מהם - ואולי אף תאלצם במקרה הצורך - להציג זאת בפניך בדרך שתוכל לשרת אותך. כמנהל עליך לדעת מה מומחים מסוגלים לעשות למענך ועליך להכיר מספיק את הנושא כדי להבין האם כדאי להעסיק מומחים אלו.


 בחירת האדם שיבצע את העבודה

באופן אידיאלי, האדם שתבחר לבצע את העבודה יהיה בעל הידע, הכישורים, ההנעה והזמן הדרושים כדי לבצע, לשביעות רצונך המלאה. יחד עם זאת, לעתים קרובות יהיה עליך לבחור באדם שנסיונו, הידע שלו וכישוריו, פחותים מהרמה האידיאלית. במקרים אלו, עליך לנסות ולבחור באדם בעל תבונה, התאמה טבעית ומעל הכול, נכונות לבצע את העבודה, באמצעות סיוע והנחייה. כך אנשים מתפתחים ופיתוח עובדים היא מטרה שעליך לשאוף אליה בצורה מודעת, כל אימת שאתה מאציל סמכויות.

אתה מחפש מישהו שבאפשרותך לתת בו אמון. אינך רוצה לפקח בצורה מופרזת. לכן, עליך להאמין כי האדם שבחרת בו יבצע את המלאכה ויהיה נבון מספיק לבוא אליך אם "יתקע" או ישגה משגה חמור.

כיצד תדע במי לתת אמון? הדרך הטובה ביותר היא לנסות תחילה אנשים במשימות קטנות יותר ופחות חשובות. עליך להרחיב בהדרגה את תחום משימותיהם, ללמוד מהי יכולתם ולעקוב כיצד הם מבצעים זאת. אם הם "מסתדרים", תחושת האחריות וכושר השיפוט שלהם ישתפרו. אתה תוכל לסמוך עליהם ולהטיל עליהם משימות תובעניות ואחראיות יותר.

מסירת העבודה

כאשר אתה מאציל עליך להבטיח כי הכפיף שלך מבין:

* מדוע יש לבצע את העבודה

* מה מצפים ממנו לעשות

* תאריך היעד להשלמת ביצוע משימתו

* הסמכות שמוענקת לו כדי לקבל החלטות

* בעיות שעליו להפנות לממונים עליו

* כיצד אתה מציע להדריכו ולעקוב אחריו

* המשאבים והסיוע שיהיה עליו לקבל כדי לבצע את העבודה.

יתכן כי הכפיף שלך יזדקק להדרכה כיצד לבצע את העבודה. מידת הבהירות שבה תסביר לו את המשימה תלויה בידע שכבר יש לו בנוגע לביצוע העבודה. אין בכוונתך להיכנס לפירוט רב מדי שיחניק את היוזמה של הכפיף. כל עוד אתה בטוח שהוא יבצע את העבודה מבלי להפר את החוק, יחרוג מתקציבו, יביך אותך או יכעיס אנשים בצורה חמורה, הנח לו לבצע את המשימה. פעל על פי כלל הזהב של רוברט הלר: "אם אינך מסוגל לבצע דבר בעצמך, מצא מישהו שמסוגל - ותן לו לעשות זאת בדרכו שלו."

באפשרותך להבחין בין האצלה "רכה" ובין האצלה "קשה". האצלה קשה היא כאשר אתה מורה לאחר בדיוק מה עליו לעשות, כיצד לעשות זאת ומה אתה מצפה כתוצאות. אתה מנסח זאת, מאשר בכתב ומציין ביומנך את התאריך שבו אתה מצפה לסיום העבודה. לאחר מכן אתה עוקב בצורה סדירה. האצלה רכה מתרחשת כאשר אתה מסכים באופן כללי מה יש להשיג ומתיר לכפיפיך ל"הסתדר" עם המשימה. עדיין עליך להסכים על תחומי סמכות, להגדיר מהן הבעיות שיש להפנות אליך, לציין מהם הדו"חות החריגים שברצונך לקבל ולציין מתי תבדוק את ההתקדמות וכיצד. לאחר מכן שב והמתן עד לתאריך שבו צפויות התוצאות והשקף מרחוק. עליך להתקרב רק לצורך ישיבות התקדמות תקופתיות, כאשר מתברר מדו"ח החריגים שיש צורך לעיין בנושא מסוים, או כאשר מפנים אליך בעיה או החלטה.

עליך תמיד להאציל תפקידים וסמכויות, בהתאם לתוצאות להן אתה מצפה. גם אם אינך צריך להגדיר במדויק כיצד יש להשיג את התוצאות, כאשר אתה מאציל בעיה לכפיפיך, אולי מוטב שתאמר לו מה הפיתרון שאתה מציע. בשלב זה יש לך אפשרות להנחותו כבר בהתחלה; הנחייה בשלב מסוים יותר עלולה להתפרש כהתערבות.

הנחייה ופיתוח

האצלה מסייעת לך בביצוע עבודתך. אולם, בנוסף, תוכל לנצלה כדי לשפר את ביצועי כפיפיך. כך תגביר את אמונך ביכולתו לבצע עבודה אחראית יותר. הדרכה, הכשרה ופיתוח הם חלק מתהליך ההאצלה.

מעקב אחר ביצועים

תחילה יהיה עליך לעקוב בקפדנות אחר ביצועי הכפיף. אולם, ככל שתקדים להירגע ולעקוב אחרי ההתקדמות בצורה פחות רשמית, כך ייטב.

יהיה עליך לקבוע תאריכי יעד. עליך לציינם ביומנך כך שתוכל להבטיח את השגתם. אל תניח לכפיפיך לזלזל בעמידה בתאריכי יעד. מבלי להכביד על האנשים, עליך להבטיח כי דו"חות התקדמות יבוצעו בעת הצורך ואז תדון בסטיות מהתוכנית המקורית, מבעוד מועד. וודאי הבהרת לכפיף שלך מהי מידת סמכותו לפעול, מבלי לפנות אליך. לפיכך, עליו לדעת שיינזף כל אימת שיחרוג מהתדרוך שלו או לא ידווח לך. אינך רוצה הפתעות ועל הכפיף שלך להבין שאסור להסתיר ממך דברים.

נסה לרסן עצמך ולא להתערב שלא לצורך בדרך ביצוע העבודה. ככלות הכול, התוצאות הן שחשובות. מובן שאם קיימת סכנה של השתבשות העניינים, עליך להתערב. יש למנוע החלטות פזיזות, בזבוז יתר והתעלמות מאילוצים מוגדרים והגיוניים.

עליך להגיע לאיזון העדין בין הצבת מגבלות כל העת על דרכו של אדם, דבר שיציג אותך כקטנוני ובין לתת לו יד חופשית לעשות כל מה שעולה על דעתו. עליך להסתמך על ההיכרות שלך עם הכפיף ועל הנסיבות, כדי להחליט מהי נקודת האיזון. ה"מאצילים" הטובים ביותר הם אלו שמבינים היטב את נקודות החוזק והתורפה של עובדיהם והמצב שבו הם עובדים.

מעל הכול, הימנע מ"ישיבה על גדות הנהר". כך קורה כאשר ה"בוס" מטיל על כפיפו משימה כמעט בלתי אפשרית. כאשר הכפיף שלו חותר בפעם השלישית במורד הנהר, ה"בוס" ניצב במקום מרוחק ובטוח על גדות הנהר ואומר: "זה ממש קל, אתה רק צריך לנסות חזק יותר."

מהגיגיהם של מאצילים מצליחים

ג'והן ג'ונסון, מנהל אמריקאי רב מוניטין, סיפר על טכניקות ההאצלה שלו: "אני רוצה להיות גדול ואני רוצה לגדול יותר ואיני יכול לעשות זאת רק בכוחות עצמי. לכן, אני מנסה לעשות רק אותם דברים שאחרים אינם מסוגלים לעשות." פרנקלין רוזוולט, נשיא ארה"ב בעבר, הפעיל טכניקה אכזרית במיוחד, המבוססת על תחרות, כאשר ביקש מעוזריו לגלות מידע מסוים. וכך סיפר אחד מעוזריו: "הוא היה מסוגל לזמן אותך ולבקש ממך להשיג מידע על עסק מסובך מסוים. אתה היית חוזר אחרי מספר ימי עבודה קשה ומציג את פיסת הידיעות העסיסית שגילית אי שם. אז היית מגלה שהוא ידע הכול על כך, ובנוסף ידע עוד דבר מה שאתה לא ידעת. בדרך כלל הוא לא היה מציין היכן השיג את המידע. אולם, אחרי שהיה עושה לך זאת פעם או פעמיים, היית נוהג יותר זהירות לגבי המידע שלך." כאשר כיהן כיו"ר "אוויס", נקט רוברט טאונסנד בגישה הבאה לגבי האצלה. הוא הדגיש את הצורך להאציל "כמה שיותר נושאים כיוון שהדבר יוצר אקלים צמיחה לאנשים."

הנה דוגמא אודות האצלה נמרצת: לרלף קורדינר, שעמד בראש חברת "ג'נרל אלקטריק", בארה"ב, במשך עשר שנים, היה סגן נשיא. הוא ביקש לראותו בדחיפות בנוגע לבעיה מסוימת. סגן הנשיא הסביר את הבעיה ואת האפשרויות העומדות לרשותו. "וכעת, מר קורדינר," שאל סגן הנשיא, "מה עלי לעשות?" "לעשות?" השיב קורדינר, "לטובתך, עלה על מטוס, חזור למשרדך והחלט. אם אינך מסוגל להחליט, מן הראוי שנשיג מישהו שמסוגל." בכתבו על אחריות, התייחס פיטר דרוקר, מומחה הניהול האמריקאי הידוע, לראיון עיתונאי עם רב סרן צעיר בחיל הרגלים של ארה"ב, שנערך בג'ונגל בוויטנאם. הכתב שאל: "כיצד אתה מסוגל לשמור על פיקוד במצב זה של תוהו ובוהו?" הקצין השיב: "כאן בסביבה אני האדם היחיד האחראי. אם אנשים אלו לא ידעו מה לעשות במקרה של היתקלות עם האויב בג'ונגל, אני אהיה רחוק מדי מכדי לומר להם. עבודתי היא להבטיח שידעו מה לעשות. מה יעשו תלוי במצב שרק הם יכולים לשפוט. האחריות היא תמיד שלי, אולם ההחלטה היא של מי שנמצא בשטח."

לקריאה נוספת:
האצלת סמכויות ככלי ניהולי יעיל

 

 

 

< startspan -->

Copyright © 2007.Meir Liraz. All rights reserved .